Журнал контролю температурно-вологісного режиму в архіві

Дійсно, на перший погляд цей журнал може видатися чимось рутинним і буденним. Просто рядки цифр та підписи працівників архіву. Однак, усвідомлюючи неабияке значення контролю мікроклімату архівосховищ для збереження документальної спадщини, розумієш всю вагомість даного реєстру. Адже одна необачна помилка чи недбале ставлення до його ведення здатні призвести до незворотних наслідків – втрати раритетних документів.

Тож працівники архівних установ сумлінно й чітко фіксують показники термометрів та гігрометрів у визначені години кожного дня. Зазначають точні цифри як температури повітря, так і його відносної вологості. У графі для приміток висвітлюють додаткову інформацію про стан приміщень, режим провітрювання, спрацьовування сигналізації чи інші особливості. Підписують записи повним розбірливим підписом, не полінувавшись зробити приписку “виконуюча обов’язки” у разі заміщення посади тощо.

У холодні зимові місяці контроль здійснюється із особливою прискіпливістю, оскільки різкі перепади температур можуть спричинити ушкодження документів. Аналогічно й у спекотні літні дні – через загрозу надмірного зневоднення та висихання архівних матеріалів. Чітке та скрупульозне ведення журналу дисциплінує персонал і змушує його бути надзвичайно уважним та відповідальним у питаннях дотримання заданих режимів.

Сторонами ж у цьому документі виступають безпосередньо працівники архівного підрозділу тієї чи іншої установи. Адже менше з тим відповідальність цілковито лежить на їхніх плечах. Від їхньої сумлінної праці та неабиякої витримки залежить доля безцінних документів. Звідси й усі вимоги щодо ретельності та порядності ведення цього своєрідного архівного літопису.

Отже, таким щоденником, на перший погляд буденної інформації, архівісти доводять своє справжнє покликання – берегти документальну пам’ять людства від згубного впливу часу та забуття.

Приклади

ЖУРНАЛ
контролю температурно-вологісного режиму в архівосховищі
(Ведеться відповідно до Правил експлуатації архівосховищ,
затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5)

Дата Час Температура Відносна Підпис особи,
повітря в °С вологість, % яка здійснювала
контроль

01.04.2024 09:00 20 55 І.І. Іваненко
13:00 21 53 І.І. Іваненко
17:00 22 52 І.І. Іваненко

02.04.2024 09:00 21 53 П.П. Петренко
13:00 22 52 П.П. Петренко
17:00 22 52 П.П. Петренко

03.04.2024 09:00 22 53 С.С. Сидоренко
13:00 22 51 С.С. Сидоренко
17:00 23 50 І.І.Іваненко

04.04.2024 09:00 22 52 І.І. Іваненко
13:00 22 52 І.І. Іваненко
17:00 Об’єкт закритий І.І. Іваненко
(провітрювання)

05.04.2024 09:00 21 55 П.П. Петренко
13:00 22 54 П.П. Петренко
17:00 22 53 П.П. Петренко

06.04.2024 09:00 22 53 С.С. Сидоренко
13:00 22 52 С.С. Сидоренко
17:00 23 52 С.С. Сидоренко
(увімкнено кондиціонер)

07.04.2024 09:00 22 53 І.І. Іваненко
13:00 23 51 І.І. Іваненко
17:00 23 51 І.І. Іваненко

Примітки:
Показники термометрів та гігрометрів фіксуються о 9, 13 та 17 годинах щоденно працівниками архіву. Підписи ставляться повністю розбірливо.
У графі “Підпис особи” проставляється “вик.об.” у разі заміщення посади.
У графі “Температура/Вологість” ставиться риска за відсутності показників.

Шаблон “Журнал контролю температурно-вологісного режиму в архіві” може мати такий вигляд:

Цей журнал є необхідним інструментом для контролю за умовами зберігання документів в архіві, що є важливим з погляду виконання законодавства України з питань архівної справи та забезпечення збереження цінних документів.

Журнал контролю температурно-вологісного режиму в архіві

I. Загальні відомості

1. Назва архіву:
2. Місцезнаходження архіву:
3. Фонд:
4. Номер журналу:
5. Дата заведення:

II. Реєстрація показників температурно-вологісного режиму