Форма опису документів особової справи державного службовця

Сутність форми опису полягає в тому, що вона представляє собою структурований перелік усіх документів, які містяться в особовій справі державного службовця. Цей перелік охоплює широкий спектр документів: від базових, таких як копія паспорта та документи про освіту, до специфічних, як-от накази про призначення на посаду, переведення, заохочення чи стягнення. Кожен документ у цьому описі має свій порядковий номер, назву, дату створення та кількість аркушів, що дозволяє швидко знайти потрібну інформацію без необхідності перегляду всієї справи.

Форма опису документів особової справи державного службовця не є просто формальністю. Вона виконує кілька важливих функцій. По-перше, вона забезпечує повноту та цілісність особової справи, дозволяючи легко виявити відсутність будь-якого документа. По-друге, вона значно полегшує процес передачі особової справи при переведенні державного службовця до іншого органу влади або при зміні відповідального за кадрове діловодство. По-третє, вона є інструментом контролю за дотриманням вимог щодо зберігання та захисту персональних даних державних службовців.

Складання форми опису документів особової справи – це не одноразова дія, а постійний процес. Зазвичай, первинний опис створюється при формуванні особової справи, коли державний службовець вперше призначається на посаду. Надалі цей опис постійно оновлюється по мірі додавання нових документів до справи. Це може відбуватися при кожній зміні у службовій кар’єрі: підвищення кваліфікації, зміна посади, отримання нагород тощо.

Відповідальність за складання та ведення форми опису документів особової справи зазвичай покладається на кадрову службу органу державної влади. Конкретно цим займається спеціаліст з кадрових питань або інша уповноважена особа. Важливо розуміти, що хоча цей документ і є внутрішнім, він має юридичне значення і повинен вестися з максимальною точністю та акуратністю.

Вимоги до оформлення форми опису документів особової справи державного службовця визначаються нормативно-правовими актами у сфері державної служби та діловодства. Типова форма опису затверджується відповідним наказом Національного агентства України з питань державної служби. Вона має містити такі обов’язкові елементи: назву органу державної влади, прізвище, ім’я та по батькові державного службовця, його посаду, дату початку ведення справи. Сам опис зазвичай оформлюється у вигляді таблиці з колонками для порядкового номера документа, його назви, дати, кількості аркушів та примітки.

Особливу увагу слід звернути на те, що форма опису документів особової справи є динамічним документом. Вона повинна відображати актуальний стан справи на будь-який момент часу. Це означає, що при додаванні нового документа до особової справи, інформація про нього має бути негайно внесена до опису. Так само, якщо якийсь документ вилучається зі справи (наприклад, для надання довідки або копії), це також має бути зафіксовано в описі.

Важливо розуміти, що форма опису документів особової справи державного службовця – це не просто технічний документ. Вона є відображенням професійного шляху людини на державній службі, своєрідним літописом її кар’єри. Кожен запис у цьому описі – це віха у житті службовця, будь то призначення на нову посаду, отримання відзнаки чи проходження атестації. Тому до ведення цього документа слід ставитися з належною повагою та відповідальністю.

У контексті сучасних тенденцій діджиталізації державного управління, форма опису документів особової справи також зазнає трансформації. Все частіше вона ведеться в електронному вигляді, що дозволяє автоматизувати процес її оновлення та пошуку інформації. Проте, незалежно від формату – паперового чи електронного – основна мета цього документа залишається незмінною: забезпечити систематизацію, збереження та легкий доступ до інформації про професійну діяльність державного службовця.

Приклади

Міністерство юстиції України

ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник державної служби
[підпис] Іваненко І.І.
15 липня 2024 року

Форма опису документів особової справи державного службовця

Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Олена Василівна
Дата початку ведення справи: 01.09.2022
Посада: головний спеціаліст відділу правового забезпечення

Відповідальна особа за ведення особової справи:
Начальник відділу управління персоналом [підпис] Сидоренко С.С.

15 липня 2024 року

Цей шаблон форми опису документів особової справи державного службовця розроблено відповідно до вимог Закону України “Про державну службу” від 10.12.2015 № 889-VIII та Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців” від 22.03.2016 № 204.

У верхній частині документа зазначено назву органу державної влади та підпис керівника державної служби, який затверджує цей опис. Це надає документу офіційного статусу та юридичної сили.

Далі вказуються особисті дані державного службовця: прізвище, ім’я, по батькові, дата початку ведення справи та посада. Ця інформація є ключовою для ідентифікації особової справи.

Основна частина документа представлена у вигляді таблиці з п’ятьма колонками: порядковий номер, назва документа, дата документа, кількість аркушів та примітка. Ця структура дозволяє швидко знайти необхідний документ та отримати основну інформацію про нього.

У наведеному прикладі перераховані основні документи, які зазвичай містяться в особовій справі державного службовця. Це включає документи, що подаються при вступі на державну службу (заява про призначення, копії паспорта та документів про освіту, автобіографія), документи, що створюються в процесі призначення на посаду (наказ про призначення, присяга державного службовця), а також документи, пов’язані з проходженням служби (особова картка, декларація, довідки про проходження перевірок).

Важливо зазначити, що цей перелік не є вичерпним і може доповнюватися іншими документами залежно від специфіки посади та органу державної влади. Наприклад, можуть додаватися документи про підвищення кваліфікації, зміну рангу, заохочення чи дисциплінарні стягнення.

У кінці документа вказується посада, прізвище та ініціали особи, відповідальної за ведення особової справи, як правило, це працівник кадрової служби. Ця особа своїм підписом засвідчує достовірність і повноту інформації, наведеної в описі.

При використанні цього шаблону слід пам’ятати, що форма опису документів особової справи є динамічним документом. Вона повинна регулярно оновлюватися при додаванні нових документів до справи. Кожен новий документ повинен бути внесений до опису з присвоєнням йому наступного порядкового номера.

Також важливо враховувати, що з розвитком електронного документообігу в державних органах, форма опису документів особової справи може вестися в електронному вигляді. У такому випадку вона повинна відповідати вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Форма опису документів особової справи державного службовця

м. Київ
18 липня 2024 року

Відповідно до Закону України «Про державну службу» та Постанови Кабінету Міністрів України від 25 березня 2016 року № 229 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади», складається форма опису документів особової справи державного службовця.

1. Прізвище, ім’я, по батькові: Іваненко Іван Іванович
Посада: головний спеціаліст відділу кадрів

2. Перелік документів:
1. Заява про прийняття на державну службу від 15 квітня 2020 року
2. Наказ про призначення на посаду від 20 квітня 2020 року № 45-к
3. Особовий листок з обліку кадрів, заповнений 18 квітня 2020 року
4. Копія паспорта громадянина України
5. Копія диплома про вищу освіту
6. Довідка про проходження військової служби або військовий квиток
7. Трудова книжка (копії сторінок із записами)
8. Посадова інструкція, затверджена 20 квітня 2020 року
9. Звіт про виконання посадових обов’язків за період з 2020 по 2024 рік
10. Накази про відрядження, підвищення кваліфікації та інші накази по особовому складу
11. Оцінка результатів службової діяльності за 2021, 2022, 2023 роки

3. Дата складання опису: 18 липня 2024 року

4. Відповідальна особа: начальник відділу кадрів Петренко Олена Миколаївна

Приклад заповнення:
1. Прізвище, ім’я, по батькові: Петренко Олена Миколаївна
Посада: начальник відділу кадрів

2. Перелік документів:
1. Заява про прийняття на державну службу від 10 січня 2018 року
2. Наказ про призначення на посаду від 15 січня 2018 року № 5-к
3. Особовий листок з обліку кадрів, заповнений 12 січня 2018 року
4. Копія паспорта громадянина України
5. Копія диплома про вищу освіту
6. Довідка про проходження військової служби або військовий квиток
7. Трудова книжка (копії сторінок із записами)
8. Посадова інструкція, затверджена 15 січня 2018 року
9. Звіт про виконання посадових обов’язків за період з 2018 по 2024 рік
10. Накази про відрядження, підвищення кваліфікації та інші накази по особовому складу
11. Оцінка результатів службової діяльності за 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 роки

Шаблон форми опису документів особової справи державного службовця

Форма опису документів особової справи державного службовця

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця:

Посада:

Структурний підрозділ:

Номер особової справи:

Загальна кількість аркушів:

Оформлено:

Підпис:

Дата:

Примітка: Дана форма опису документів є зразком і може бути доповнена або змінена залежно від специфіки діяльності державного органу та вимог чинного законодавства.

Законодавча база:

• Закон України «Про державну службу»
• Інші нормативно-правові акти, що регулюють питання ведення особових справ державних службовців

Приклад заповнення:

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця: Петренко Іван Петрович

Загальна кількість аркушів: 15

Оформлено: Петренко Іван Петрович

Підпис:

Дата: 01.01.2023

Пояснення до заповнення:

• № з/п: Порядковий номер документа.
• Назва документа: Повна назва документа.
• Дата складання/отримання: Дата складання або отримання документа.
• Номер документа: Номер документа, якщо він є.
• Кількість аркушів: Кількість аркушів документа.
• Короткий зміст: Стислий опис змісту документа.
• Примітки: Додаткова інформація про документ (наприклад, дата видачі, орган, який видав документ).

Мета форми:

Форма опису документів особової справи дозволяє:

• систематизувати інформацію про державного службовця;
• забезпечити збереження документів;
• полегшити пошук необхідної інформації;
• контролювати повноту особової справи.

Ось шаблон Форми опису документів особової справи державного службовця:

Форма опису документів особової справи державного службовця

№ [номер особової справи]

[Дата]

[Місце]

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця: [ПІБ державного службовця]

Посада: [посада державного службовця]

Орган державної влади: [назва органу державної влади]

Опис документів особової справи:

Відповідно до статті 23 Закону України «Про державну службу» від 1993 року, особова справа державного службовця повинна містити копії документів, що підтверджують кваліфікацію, досвід та інші дані про державного службовця.

Керівник органу державної влади

[ПІБ керівника]

Примітка: у тексті форми опису документів особової справи повинні бути вказані конкретні документи, що підтверджують кваліфікацію, досвід та інші дані про державного службовця.

Приклад заповнення:

Форма опису документів особової справи державного службовця

№ 001

15.02.2023

Київ

Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця: Петренко Олег Васильович

Посада: Начальник відділу кадрів

Орган державної влади: Міністерство юстиції України

Опис документів особової справи:

1. Копія паспорта громадянина України: КВ 123456, виданий 10.01.2010, терміном на 10 років.
2. Копія диплома про освіту: Д 123456, виданий 20.06.2005, Київський національний університет імені Тараса Шевченка.
3. Копія трудової книжки: ТК 123456, відкритий 01.09.2005, Міністерство юстиції України.
4. Копія наказу про призначення на посаду: Н 123456, від 01.01.2015, Міністерство юстиції України.
5. Копія атестата про кваліфікацію: А 123456, виданий 10.02.2018, Національна академія державного управління при Президентові України.
6. Копія медичного висновку: М 123456, виданий 15.01.2020, Київська міська клінічна лікарня № 1.
7. Копія військового квитка: ВК 123456, виданий 20.02.2012, Київський військовий комісаріат.
8. Копія інших документів, що підтверджують кваліфікацію та досвід державного службовця: Копія сертифіката про проходження курсу з державного управління, виданого 10.06.2019, Національною академією державного управління при Президентові України.

Керівник Міністерства юстиції України

Ковальчук Сергій Іванович