Форма журналу обліку особових справ

Виникає питання: чому ж цей документ настільки важливий? Справа в тому, що особова справа містить ключову інформацію про працівника – від його особистих даних до професійних досягнень та дисциплінарних стягнень. Журнал обліку особових справ допомагає систематизувати цю інформацію та забезпечити її збереження. Він також відіграє crucial роль у захисті персональних даних працівників, оскільки дозволяє контролювати доступ до особових справ та фіксувати всі випадки їх видачі чи переміщення.

Але як же виглядає цей журнал? Зазвичай це книга формату А4, де кожен розворот присвячений окремій особовій справі. На лівій сторінці розвороту зазначаються основні дані про працівника: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, посада, дата прийняття на роботу. На правій сторінці ведеться облік руху особової справи: дата видачі, кому видано, мета видачі, дата повернення, підпис особи, яка отримала справу.

Однак, чи існують інші форми цього журналу? Так, в епоху діджиталізації все частіше використовуються електронні варіанти журналу обліку особових справ. Це може бути спеціалізоване програмне забезпечення або навіть просто таблиця в Excel. Електронний формат має свої переваги: він дозволяє швидко здійснювати пошук, сортування та фільтрацію даних, а також забезпечує додатковий рівень захисту інформації через систему паролів та обмеження доступу.

Але хто ж відповідальний за ведення цього журналу? Зазвичай ця задача покладається на працівників відділу кадрів або HR-департаменту. Саме вони здійснюють всі записи в журналі, слідкують за його актуальністю та забезпечують його збереження. При цьому важливо розуміти, що ведення журналу – це не просто формальність, а важлива частина роботи з персоналом, яка вимагає уваги до деталей та розуміння законодавства у сфері захисту персональних даних.

А які ж вимоги висуваються до оформлення цього документа? Перш за все, журнал має бути прошитий та пронумерований. На останній сторінці зазначається кількість аркушів, що завіряється підписом відповідальної особи та печаткою організації. Всі записи в журналі мають вестися розбірливим почерком, без виправлень та закреслень. У разі помилки, неправильний запис акуратно закреслюється, а поруч вноситься правильний, що засвідчується підписом відповідальної особи.

Але в яких ситуаціях складається цей журнал? Зазвичай він заводиться при створенні організації або реорганізації кадрової служби. Новий журнал може бути започаткований також у випадку, коли попередній повністю заповнений. При цьому важливо забезпечити безперервність обліку, тобто перенести всі актуальні дані зі старого журналу до нового.

Отже, форма журналу обліку особових справ – це не просто бюрократична формальність, а важливий інструмент управління персоналом. Він допомагає забезпечити порядок у кадровому діловодстві, захистити персональні дані працівників та ефективно управляти інформацією про персонал. Попри те, що форма цього документа може варіюватися залежно від потреб конкретної організації, його значення для ефективного управління людськими ресурсами важко переоцінити.

Приклади

Відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних” та Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, форма журналу обліку особових справ має містити наступні елементи:

На титульній сторінці журналу зазначається повна назва організації, назва документа “Журнал обліку особових справ”, дата початку ведення журналу та дата його закінчення. Нижче вказується місце зберігання журналу та прізвище відповідальної особи.

Внутрішні сторінки журналу розділені на колонки. Перша колонка – “Номер особової справи”. У цій колонці проставляються порядкові номери справ. Наприклад, “01”, “02”, “03” і так далі.

Друга колонка – “Прізвище, ім’я, по батькові працівника”. Тут вказуються повні дані особи, чия справа обліковується. Приклад запису: “Петренко Олександр Іванович”.

Третя колонка – “Дата прийняття на роботу”. Записується дата у форматі “дд.мм.рррр”. Наприклад, “01.09.2023”.

Четверта колонка – “Посада”. Вказується повна назва посади згідно зі штатним розписом. Приклад: “Головний спеціаліст відділу кадрів”.

П’ята колонка – “Дата та причина звільнення”. Ця колонка заповнюється лише у разі звільнення працівника. Приклад запису: “15.03.2024, за власним бажанням”.

Шоста колонка – “Дата видачі особової справи”. Заповнюється у разі тимчасової видачі справи. Наприклад, “20.11.2023”.

Сьома колонка – “Кому видано”. Вказується прізвище та ініціали особи, якій видано справу. Приклад: “Іваненко П.С.”

Восьма колонка – “Підпис про отримання”. Особа, яка отримує справу, ставить свій підпис.

Дев’ята колонка – “Дата повернення”. Заповнюється, коли справа повертається на місце зберігання. Приклад: “22.11.2023”.

Десята колонка – “Підпис про повернення”. Відповідальна особа, яка прийняла справу назад, ставить свій підпис.

Остання сторінка журналу містить запис про кількість пронумерованих та прошнурованих аркушів, який завіряється підписом керівника кадрової служби та печаткою організації.

Важливо пам’ятати, що всі записи в журналі повинні вестися розбірливо, без виправлень. У разі помилки неправильний запис акуратно закреслюється однією лінією, а правильний запис вноситься поруч. Виправлення засвідчується підписом особи, яка веде журнал, із зазначенням дати.

Згідно з Законом України “Про доступ до публічної інформації”, інформація, що міститься в журналі обліку особових справ, є інформацією з обмеженим доступом. Тому журнал повинен зберігатися у захищеному місці, доступ до якого мають лише уповноважені особи.

Ведення журналу обліку особових справ є важливим елементом кадрового діловодства, що забезпечує належний облік та захист персональних даних працівників, а також дозволяє ефективно управляти кадровою документацією в організації.

Форма журналу обліку особових справ має включати наступні поля:

Відповідно до законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України та Закону України “Про захист персональних даних”, інформація у цьому журналі має зберігатися конфіденційно та використовуватися лише з метою обліку кадрів.

Приклад заповнення:

1. 1
2. Іванов Іван Іванович
3. 15.04.1980
4. Інженер
5. 01.06.2020
6. Наказ №123 від 01.06.2020
7. 30.06.2023
8. Наказ №234 від 30.06.2023
9. Звільнення за власним бажанням

Ще один приклад:

1. 2
2. Петров Петро Петрович
3. 22.08.1990
4. Бухгалтер
5. 15.07.2021
6. Наказ №456 від 15.07.2021

Цей журнал допоможе організувати облік особових справ працівників у вашій організації та забезпечити відповідність вимогам чинного законодавства України.

Шаблон форми журналу обліку особових справ (українською мовою)

Зверніть увагу: Наведений нижче шаблон є прикладом і може бути адаптований відповідно до специфіки вашого підприємства та вимог чинного законодавства України. Для точного оформлення рекомендується проконсультуватися з юристом або кадровиком.

Основні реквізити журналу:

• Найменування підприємства: (повна офіційна назва підприємства)
• Структурний підрозділ: (якщо журнал ведеться для конкретного підрозділу)
• Період ведення: (дати початку і закінчення ведення журналу)

Таблична частина журналу:

Приклад заповнення:

Примітка:

• Номер особової справи: Присвоюється кожній особі при прийнятті на роботу і залишається незмінним протягом усього періоду роботи на підприємстві.
• Дата звільнення: Заповнюється у разі припинення трудових відносин з працівником.
• Примітки: Використовується для внесення додаткової інформації, наприклад, про переведення на іншу посаду, надання відпустки тощо.

Нормативно-правова база:

Ведення журналу обліку особових справ регламентується Кодексом законів про працю України та іншими нормативно-правовими актами, що регулюють трудові відносини.

Рекомендації:

• Зберігання журналу: Журнал обліку особових справ є важливим документом, тому його слід зберігати протягом установленого законодавством строку (зазвичай не менше 5 років після звільнення працівника).
• Оформлення: Журнал слід вести акуратно, без виправлень і закреслень. У разі виявлення помилки, її слід виправляти шляхом складання акта.
• Доступ: Доступ до журналу обліку особових справ повинні мати лише уповноважені особи (кадровики, керівництво).

Важливо: Цей шаблон є лише зразком. Для більш детальної інформації про оформлення журналу обліку особових справ рекомендується звернутися до фахівців з кадрового обліку або юристів.

Зверніть увагу: Законодавство України постійно змінюється, тому для отримання актуальної інформації рекомендується ознайомитися з останніми змінами в законодавстві.

Ось шаблон форми журналу обліку особових справ з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Дата відкриття журналу: Назва установи: ПІБ працівника, відповідального за ведення журналу:

№ п/п | Дата | ПІБ працівника | Номер особової справи | Причина відкриття особової справи | Діяльність, пов’язана з особовою справою | Результати діяльності | Підпис працівника

1 | 01.01.2022 | Петров Іван Іванович | 001 | Прийняття на роботу | Оформлення трудового договору | Трудовий договір підписано | Петров І.І. 2 | 05.01.2022 | Іваненко Олександр Олександрович | 002 | Медичне обстеження | Проведення медичного обстеження | Медичне обстеження проведено, результати задовільні | Іваненко О.О. 3 | 10.01.2022 | Коваленко Марія Іванівна | 003 | Підготовка до відпустки | Оформлення документів для відпустки | Документи оформлені, відпустка затверджена | Коваленко М.І.

Законодавчі акти, що регламентують ведення журналу обліку особових справ:

• Кодекс законів про працю України (ст. 21, 22, 23)
• Закон України “Про особисті дані” (ст. 5, 6, 7)
• Закон України “Про доступ до публічної інформації” (ст. 4, 5)

Приклади заповнення журналу обліку особових справ:

• Прийняття на роботу: у графі “Причина відкриття особової справи” вказується “Прийняття на роботу”, у графі “Діяльність, пов’язана з особовою справою” – “Оформлення трудового договору”, у графі “Результати діяльності” – “Трудовий договір підписано”.
• Медичне обстеження: у графі “Причина відкриття особової справи” вказується “Медичне обстеження”, у графі “Діяльність, пов’язана з особовою справою” – “Проведення медичного обстеження”, у графі “Результати діяльності” – “Медичне обстеження проведено, результати задовільні”.
• Підготовка до відпустки: у графі “Причина відкриття особової справи” вказується “Підготовка до відпустки”, у графі “Діяльність, пов’язана з особовою справою” – “Оформлення документів для відпустки”, у графі “Результати діяльності” – “Документи оформлені, відпустка затверджена”.