Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Форма доповнення до особового листка з обліку кадрів не є строго регламентованою на законодавчому рівні, але зазвичай вона розробляється організацією з урахуванням специфіки її діяльності та потреб кадрового обліку. Однак, незважаючи на відсутність єдиного стандарту, існують загальноприйняті рекомендації щодо структури та змісту цього документа. Так, доповнення зазвичай містить розділи, аналогічні тим, що є в основному особовому листку: освіта, підвищення кваліфікації, професійна перепідготовка, нагороди та заохочення, відомості про близьких родичів тощо. Але чи означає це, що доповнення просто дублює інформацію з основного листка? Зовсім ні! Його головна мета – відобразити саме ті зміни, які відбулися після заповнення основного документа.

Виникає логічне запитання: хто ж відповідає за складання доповнення до особового листка? Зазвичай цей обов’язок покладається на працівника відділу кадрів або HR-департаменту. Однак важливо розуміти, що цей процес вимагає тісної співпраці між кадровиком та самим працівником. Адже саме співробітник є першоджерелом інформації про зміни у своєму житті та кар’єрі. Тому часто практикується такий підхід: працівник самостійно заповнює форму доповнення, а кадровик перевіряє правильність внесених даних та засвідчує документ своїм підписом.

Але за яких умов складається доповнення до особового листка? Цей документ може створюватися з різною періодичністю, залежно від політики організації. Деякі компанії практикують щорічне оновлення інформації, інші – роблять це при настанні значущих подій у житті працівника. Наприклад, доповнення може складатися після отримання співробітником нового диплому про освіту, при зміні прізвища у зв’язку з одруженням, при народженні дитини або при отриманні державної нагороди. Цікаво, що в деяких організаціях доповнення складається навіть при зміні адреси проживання працівника – настільки важливим є підтримання актуальності контактних даних персоналу.

Щодо вимог до оформлення доповнення до особового листка, то вони багато в чому схожі з вимогами до основного документа. Доповнення повинно бути заповнене розбірливим почерком або надруковане. Усі дати вказуються у форматі “число, місяць, рік”. Виправлення в документі не допускаються – у разі помилки потрібно заповнити нову форму. Особливу увагу слід приділити достовірності внесеної інформації – всі дані мають бути підтверджені відповідними документами (копії яких, до речі, також додаються до особової справи).

Цікаво, що в епоху діджиталізації все частіше зустрічаються електронні форми доповнення до особового листка. Вони мають свої переваги: зручність заповнення, можливість автоматичної перевірки коректності внесених даних, швидкий пошук та аналіз інформації. Однак при використанні електронних форм особливо гостро постає питання захисту персональних даних. Тому організації, які впроваджують такі системи, повинні забезпечити надійний захист інформації відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних”.

Отже, доповнення до особового листка з обліку кадрів – це не просто формальність, а важливий інструмент підтримки актуальності інформації про працівників. Цей документ допомагає HR-фахівцям ефективно управляти персоналом, вчасно відслідковувати професійний ріст співробітників та забезпечувати їх соціальний захист. Водночас, для самих працівників це можливість зафіксувати свої досягнення та зміни в особистому житті, що може бути важливим для кар’єрного росту та соціальних гарантій.

Приклади

Відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних” та Кодексу законів про працю України, доповнення до особового листка з обліку кадрів має містити актуальну інформацію про працівника. Нижче наведено приклад шаблону такого доповнення.

На початку документа вказується повна назва організації та назва документа “Доповнення до особового листка з обліку кадрів”. Далі зазначається дата складання доповнення у форматі “дд.мм.рррр”.

Перший розділ документа містить особисті дані працівника: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, ідентифікаційний номер. Наприклад: “Петренко Олена Іванівна, 15.07.1985, 2536987412”.

У наступному розділі вказуються зміни в освіті працівника. Тут зазначається назва навчального закладу, рік закінчення, спеціальність та кваліфікація за дипломом. Приклад: “Національний університет “Києво-Могилянська академія”, 2024 рік, спеціальність “Право”, кваліфікація “магістр права”.

Далі йде розділ про підвищення кваліфікації. Тут вказується назва освітньої установи, тема навчання, дата проходження та номер сертифікату. Наприклад: “Інститут післядипломної освіти, “Актуальні питання трудового законодавства”, 10.03.2024-15.03.2024, сертифікат №12345″.

У розділі про зміну трудової діяльності вказуються нові посади, які обіймав працівник з моменту заповнення основного особового листка. Зазначається дата призначення, назва посади та підрозділу. Приклад: “01.09.2023 – призначено на посаду головного юрисконсульта юридичного відділу”.

Наступний розділ присвячений нагородам та заохоченням. Тут вказується вид нагороди або заохочення, дата отримання та ким видано. Наприклад: “Почесна грамота Міністерства юстиції України, 24.08.2023, наказ №789 від 20.08.2023”.

У розділі про сімейний стан фіксуються зміни, які відбулися з моменту заповнення основного особового листка. Вказується нове прізвище (якщо змінювалося), дата реєстрації шлюбу або розірвання шлюбу. Приклад: “Змінено прізвище з Коваленко на Петренко у зв’язку з укладенням шлюбу 12.06.2023”.

Далі йде розділ про дітей, де вказуються дані про народження дітей: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження. Наприклад: “Петренко Марія Олександрівна, 03.04.2024”.

У розділі про зміну місця проживання вказується нова адреса. Приклад: “м. Київ, вул. Хрещатик, буд. 10, кв. 5”.

Останній розділ – це додаткові відомості, де працівник може вказати іншу важливу інформацію, яка не увійшла до попередніх розділів.

Внизу документа ставиться підпис працівника та дата заповнення. Також має бути підпис працівника відділу кадрів, який перевірив правильність внесених даних.

Важливо зазначити, що всі дані, внесені до доповнення, мають бути підтверджені відповідними документами, копії яких додаються до особової справи згідно з вимогами Закону України “Про інформацію”.

Цей шаблон може бути адаптований відповідно до специфіки конкретної організації, але при цьому важливо дотримуватися основних вимог законодавства щодо захисту персональних даних та ведення кадрової документації.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів може включати наступні поля:

Відповідно до законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України та Закону України “Про захист персональних даних”, інформація у цьому доповненні має зберігатися конфіденційно та використовуватися лише з метою обліку кадрів.

Приклад заповнення:

1. 1
2. Іванов Іван Іванович
3. 15.04.1980
4. Київ
5. Україна
6. Одружений
7. (067) 123-45-67, ivanov@example.com
8. Київський національний університет імені Тараса Шевченка, інженер-будівельник, 2002
9. Курси підвищення кваліфікації з менеджменту, 2020
10. Інженер, ТОВ “Будівельник”, 2002-2020
11. Кандидат технічних наук, доцент
12. Англійська (просунутий), німецька (середній)
13. Захоплююсь туризмом, володію навичками роботи з AutoCAD, нагороджений грамотою за досягнення у професійній діяльності

Ще один приклад:

1. 2
2. Петров Петро Петрович
3. 22.08.1990
4. Львів
5. Україна
6. Неодружений
7. (050) 987-65-43, petrov@example.com
8. Львівський політехнічний університет, бухгалтерський облік, 2012
9. Курси з міжнародного бухгалтерського обліку, 2021
10. Бухгалтер, ПП “Фінанси”, 2012-2023
12. Французька (початковий)
13. Захоплююсь фотографією, вмію працювати з 1С, маю сертифікат з міжнародного аудиту

Це доповнення допоможе детальніше враховувати професійні і особисті дані працівників вашої організації та забезпечити відповідність вимогам чинного законодавства України.

Шаблон “Доповнення до особового листка з обліку кадрів” (українською мовою)

Зверніть увагу: Наведений нижче шаблон є прикладом і може бути адаптований відповідно до специфіки вашого підприємства та вимог чинного законодавства України. Для точного оформлення рекомендується проконсультуватися з юристом або кадровиком.

Основні реквізити:

• Найменування підприємства: (повна офіційна назва підприємства)
• Структурний підрозділ: (якщо доповнення стосується конкретного підрозділу)
• ПІБ працівника: (повністю)
• Номер особової справи:

Таблична частина:

Приклад заповнення:

Пояснення до заповнення:

• Дата: Дата, коли відбулася зміна.
• Зміст зміни: Короткий і точний опис зміни (зміна посади, окладу, графіка роботи тощо).
• Підстава: Документ, який підтверджує зміну (наказ, договір, протокол тощо).
• Підпис керівника: Підпис керівника підприємства або уповноваженої особи.

Що вноситься до доповнення:

• Всі зміни щодо працівника: зміна прізвища, посади, окладу, графіка роботи, нагородження, дисциплінарні стягнення тощо.
• Підтвердження відомостей: кожна зміна має бути підтверджена відповідним документом.

Чого не вноситься до доповнення:

• Відомості про відпустки: вони оформлюються окремими документами.
• Інформація, що вже відображена в особовій справі: дублювати дані не потрібно.

Нормативно-правова база:

Ведення особових справ регламентується Кодексом законів про працю України та іншими нормативно-правовими актами, що регулюють трудові відносини.

Рекомендації:

• Зберігання: Доповнення зберігається разом з особовою справою працівника.
• Оформлення: Документ оформляється чітко, без виправлень.
• Актуальність: Інформація в доповненні повинна бути завжди актуальною.

Додаткові відомості:

• Періодичність заповнення: Доповнення заповнюється при кожній зміні, що стосується працівника.
• Відповідальність: Відповідальність за ведення особових справ і доповнень несе кадровий підрозділ підприємства.

Важливо: Цей шаблон є лише зразком. Для більш детальної інформації про оформлення доповнення до особового листка з обліку кадрів рекомендується звернутися до фахівців з кадрового обліку або юристів.

Зверніть увагу: Законодавство України постійно змінюється, тому для отримання актуальної інформації рекомендується ознайомитися з останніми змінами в законодавстві.

Ось шаблон доповнення до особового листка з обліку кадрів з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Прізвище, ім’я, по батькові: Дата народження: Місце народження: Особовий номер:

Доповнення до особового листка:

№ п/п | Дата | Вид діяльності | Місце проведення | Результати діяльності | Підпис працівника

1 | 01.02.2022 | Підвищення кваліфікації | Київський інститут менеджменту | Отримано сертифікат про підвищення кваліфікації | Петров І.І. 2 | 15.03.2022 | Медичне обстеження | Медичний центр “Медична допомога” | Медичне обстеження проведено, результати задовільні | Іваненко О.О. 3 | 20.04.2022 | Нагородження | Міністерство освіти і науки України | Нагороджено почесною грамотою за сумлінну працю | Коваленко М.І.

Законодавчі акти, що регламентують ведення доповнення до особового листка:

• Кодекс законів про працю України (ст. 21, 22, 23)
• Закон України “Про особисті дані” (ст. 5, 6, 7)
• Закон України “Про освіту” (ст. 12, 13, 14)

Приклади заповнення доповнення до особового листка:

• Підвищення кваліфікації: у графі “Вид діяльності” вказується “Підвищення кваліфікації”, у графі “Місце проведення” – “Київський інститут менеджменту”, у графі “Результати діяльності” – “Отримано сертифікат про підвищення кваліфікації”.
• Медичне обстеження: у графі “Вид діяльності” вказується “Медичне обстеження”, у графі “Місце проведення” – “Медичний центр ‘Медична допомога'”, у графі “Результати діяльності” – “Медичне обстеження проведено, результати задовільні”.
• Нагородження: у графі “Вид діяльності” вказується “Нагородження”, у графі “Місце проведення” – “Міністерство освіти і науки України”, у графі “Результати діяльності” – “Нагороджено почесною грамотою за сумлінну працю”.