Доповідна записка щодо необхідності застосування надурочних робіт

Види та форми доповідних записок можуть варіюватися залежно від специфіки організації, її розміру та внутрішньої культури документообігу. Вони можуть бути як суто формальними, з чіткою структурою та стандартизованими формулюваннями, так і більш вільними за формою, що дозволяє автору докладніше викласти ситуацію та свої аргументи. Незалежно від форми, ключовим є зміст документа, який повинен переконливо обґрунтовувати необхідність надурочних робіт та відповідати вимогам трудового законодавства України.

Потреба в цьому документі виникає з декількох причин. По-перше, доповідна записка служить офіційним обґрунтуванням необхідності застосування надурочних робіт, що є важливим з точки зору дотримання трудового законодавства. Відповідно до статті 62 Кодексу законів про працю України, надурочні роботи можуть застосовуватися лише у виняткових випадках, і доповідна записка повинна чітко демонструвати, що ситуація дійсно є винятковою. По-друге, цей документ є інструментом управлінського аналізу, який дозволяє керівництву оцінити доцільність та ефективність застосування надурочних робіт з точки зору витрат та очікуваних результатів. По-третє, доповідна записка служить основою для подальших дій, таких як підготовка наказу про проведення надурочних робіт та звернення до профспілки за дозволом.

Вимоги до доповідної записки щодо необхідності застосування надурочних робіт випливають як з загальних правил діловодства, так і з специфіки трудового законодавства. Документ повинен містити чітке обґрунтування необхідності проведення надурочних робіт, вказувати конкретний обсяг робіт, кількість необхідних працівників, очікувану тривалість надурочних робіт та їх передбачувані результати. Важливо також зазначити, що пропоновані надурочні роботи відповідають вимогам статті 62 КЗпП України, яка визначає виняткові випадки застосування надурочних робіт.

Складання доповідної записки відбувається за умов, коли виникає нагальна виробнича потреба, яка не може бути задоволена в межах нормального робочого часу. Це може бути викликано різними факторами: від необхідності ліквідації наслідків стихійного лиха чи виробничої аварії до потреби у виконанні невідкладних вантажно-розвантажувальних робіт з метою запобігання простою транспортних засобів. Важливо підкреслити, що доповідна записка складається не для того, щоб компенсувати неефективне планування чи управління, а для вирішення дійсно виняткових ситуацій.

Сторонами в процесі створення та розгляду доповідної записки виступають автор документа (як правило, керівник підрозділу або відповідальна особа, яка безпосередньо стикається з необхідністю надурочних робіт) та адресат (зазвичай, вище керівництво організації, яке має повноваження приймати рішення про застосування надурочних робіт). При цьому важливо розуміти, що хоча формально сторін дві, фактично доповідна записка зачіпає інтереси більш широкого кола осіб: працівників, які потенційно будуть залучені до надурочних робіт, профспілкової організації, яка повинна дати згоду на їх проведення, та навіть клієнтів чи партнерів організації, якщо надурочні роботи пов’язані з виконанням зобов’язань перед ними.

Вимоги до оформлення доповідної записки включають чітку структуру документа, грамотність та ясність викладу, відсутність двозначностей та невизначеностей. Документ має бути оформлений на офіційному бланку організації (якщо такий використовується), містити всі необхідні реквізити: дату складання, номер документа, адресата, назву документа (“Доповідна записка”), підпис автора з розшифровкою. Текст доповідної записки зазвичай складається з трьох частин: вступу (де коротко описується ситуація, що склалася), основної частини (де детально обґрунтовується необхідність надурочних робіт та пропонується конкретний план дій) та заключної частини (де формулюються конкретні пропозиції або прохання до керівництва).

Процес складання доповідної записки зазвичай ініціюється керівником підрозділу або відповідальною особою, яка безпосередньо стикається з ситуацією, що вимагає застосування надурочних робіт. Вони аналізують ситуацію, оцінюють можливі альтернативи та формулюють аргументи на користь надурочних робіт. При цьому важливо не лише описати проблему, але й запропонувати конкретний план дій: скільки працівників потрібно залучити, на який термін, які роботи вони будуть виконувати та який результат очікується. Після складання доповідної записки вона може бути узгоджена з юридичним відділом та відділом кадрів для забезпечення відповідності пропозицій нормам трудового законодавства.

Доповідна записка щодо необхідності застосування надурочних робіт є не просто формальним документом, а важливим елементом системи управління персоналом та виробничими процесами. Вона відображає здатність організації оперативно реагувати на виняткові ситуації, одночасно дотримуючись норм трудового законодавства та поважаючи права працівників. Цей документ є свідченням професійного підходу до вирішення виробничих проблем та прагнення до балансу між ефективністю бізнесу та соціальною відповідальністю.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]
[Номер та дата документа]

[Посада керівника, якому адресовано записку]
[Прізвище, ім’я, по батькові керівника у давальному відмінку]

[Посада автора записки]
[Прізвище, ім’я, по батькові автора у родовому відмінку]

Доповідна записка
щодо необхідності застосування надурочних робіт

Шановний/а [ім’я та по батькові керівника]!

Доводжу до Вашого відома, що в [назва підрозділу] виникла виняткова ситуація, яка вимагає застосування надурочних робіт відповідно до статті 62 Кодексу законів про працю України.

Обґрунтування необхідності надурочних робіт:
[Детально описати ситуацію, яка зумовлює необхідність надурочних робіт. Наприклад: “15.08.2024 о 16:30 на виробничій лінії №2 сталася аварія системи охолодження, що призвело до зупинки виробництва. Для відновлення роботи лінії та уникнення зриву термінів поставки продукції клієнтам необхідно провести ремонтні роботи у найкоротший термін.”]

Характер та обсяг робіт:
[Описати конкретні роботи, які необхідно виконати. Наприклад: “Необхідно провести демонтаж пошкодженого обладнання, заміну компресора системи охолодження, монтаж нового обладнання та пусконалагоджувальні роботи.”]

Кількість працівників та їх кваліфікація:
[Вказати кількість та категорії працівників. Наприклад: “Для виконання робіт необхідно залучити 3 слюсарів-ремонтників 6 розряду та 1 інженера-механіка.”]

Тривалість надурочних робіт:
[Вказати передбачувану тривалість робіт. Наприклад: “Орієнтовна тривалість робіт складе 6 годин. Пропонується провести роботи 15.08.2024 з 18:00 до 24:00.”]

Очікувані результати:
[Описати, чого планується досягти. Наприклад: “В результаті проведення надурочних робіт очікується повне відновлення роботи виробничої лінії №2, що дозволить уникнути простою виробництва та виконати зобов’язання перед клієнтами щодо поставки продукції у встановлені терміни.”]

Враховуючи вищевикладене та керуючись статтями 62 та 64 Кодексу законів про працю України, прошу:

1. Надати дозвіл на проведення надурочних робіт згідно з викладеними вище умовами.
2. Доручити відділу кадрів підготувати наказ про проведення надурочних робіт.
3. Звернутися до профспілкового комітету для отримання дозволу на проведення надурочних робіт відповідно до статті 64 КЗпП України.

Дякую за розгляд цього питання.

[Посада автора] [Підпис] [Ініціали, прізвище]

Цей шаблон доповідної записки щодо необхідності застосування надурочних робіт розроблено відповідно до вимог трудового законодавства України та загальних правил діловодства. Він містить усі необхідні елементи для обґрунтування потреби в надурочних роботах та ініціювання відповідних процедур.

У верхній частині документа вказуються реквізити: назва організації, номер та дата документа. Далі йде адресування керівнику, який має повноваження приймати рішення щодо надурочних робіт, та інформація про автора записки.

Основна частина починається зі звернення до керівника та короткого вступу, який відразу вказує на виняткову ситуацію та посилається на відповідну статтю Кодексу законів про працю України. Це важливо для підкреслення законності запиту.

Далі йдуть п’ять ключових розділів, які детально розкривають ситуацію:

1. Обґрунтування необхідності надурочних робіт. У цьому розділі важливо чітко та переконливо пояснити, чому виникла потреба в надурочних роботах. Приклад демонструє, як можна описати аварійну ситуацію, що відповідає вимогам статті 62 КЗпП України.

2. Характер та обсяг робіт. Тут необхідно конкретно описати, які саме роботи планується виконати. Це допоможе керівництву оцінити обґрунтованість запиту.

3. Кількість працівників та їх кваліфікація. Важливо вказати не лише кількість, а й кваліфікацію працівників, яких планується залучити до надурочних робіт.

4. Тривалість надурочних робіт. У цьому пункті слід вказати конкретний час початку та закінчення робіт, що допоможе оцінити їх вплив на загальний робочий графік.

5. Очікувані результати. Цей розділ є ключовим для обґрунтування доцільності надурочних робіт, оскільки показує, яку конкретну користь вони принесуть організації.

Заключна частина містить конкретні прохання до керівництва, які випливають з викладеної ситуації. Важливо, що тут згадується необхідність отримання дозволу профспілки, що відповідає вимогам статті 64 КЗпП України.

При заповненні шаблону слід звернути увагу на конкретність та точність формулювань, особливо в описі ситуації та очікуваних результатів. Наприклад, замість загальної фрази “виникла виробнича необхідність” краще детально описати конкретну ситуацію, як це зроблено в прикладі з аварією на виробничій лінії.

Цей шаблон є універсальним і може бути адаптований під конкретні потреби організації та специфіку ситуації. Наприклад, можна додати розділ про попередні заходи, які були вжиті для вирішення ситуації без застосування надурочних робіт, якщо це релевантно для конкретного випадку.

У зв’язку з [обґрунтування необхідності, наприклад, терміновим виконанням важливого завдання, непередбаченими обставинами, підвищеним обсягом роботи тощо], виникла потреба у проведенні надурочних робіт для працівників [назва підрозділу або організації].

Відповідно до статті 62 Кодексу законів про працю України, яка передбачає можливість застосування надурочних робіт лише у виняткових випадках, вважаю за доцільне залучити [кількість працівників або назви посад, яких це стосується] до виконання надурочних робіт протягом [кількість годин] годин на день з [дата початку] по [дата закінчення].

Надурочні роботи необхідні для [конкретна мета, наприклад, завершення проекту, виконання термінового замовлення тощо] і будуть організовані з дотриманням вимог законодавства, зокрема щодо обов’язкової компенсації за понаднормовий час та забезпечення належних умов праці.

Прошу розглянути дане питання та надати відповідний дозвіл на проведення надурочних робіт.

[Підпис]
[ПІБ]
[Дата складання доповідної записки]

Шаблон доповідної записки щодо необхідності застосування надурочних робіт

[Назва підприємства]

ДОВІДКОВА ЗАПИСКА

Про необхідність застосування надурочних робіт

Директору [Назва підприємства]

[Прізвище, Ім’я, По батькові]

Від [Прізвище, Ім’я, По батькові], [Посада]

[Дата]

У зв’язку з [Причина необхідності надурочних робіт, наприклад: збільшенням обсягу виробництва, терміновим виконанням замовлення, виходом з ладу обладнання тощо], виникла гостра потреба у залученні працівників до виконання надурочних робіт.

Прошу дозволити залучити до виконання надурочних робіт наступних працівників:

• [Прізвище, Ім’я, По батькові], [Посада];
• [Прізвище, Ім’я, По батькові], [Посада];
• [І так далі].

Зазначені працівники будуть залучені до виконання надурочних робіт у період з [Дата початку] по [Дата закінчення]. Орієнтовна тривалість надурочних робіт для кожного працівника складає [Кількість годин] годин на добу.

Згідно зі статтею [Стаття] Кодексу законів про працю України, надурочні роботи допускаються лише за згодою працівника і за умови, якщо це необхідно у зв’язку з виробничою необхідністю, для запобігання або ліквідації наслідків стихійного лиха, аварії або катастрофи, а також у інших випадках, передбачених законодавством.

Прошу Вас розглянути дану доповідну записку та надати дозвіл на проведення надурочних робіт.

[Підпис] [Прізвище, Ім’я, По батькові]

Зверніть увагу:

• Причина: Чітко вказується причина, через яку необхідно проводити надурочні роботи.
• Працівники: Зазначаються конкретні працівники, яких планується залучити.
• Період: Вказується період, протягом якого планується проводити надурочні роботи.
• Тривалість: Вказується орієнтовна тривалість надурочних робіт для кожного працівника.
• Кодекс законів про працю України: Вказується стаття Кодексу, яка регулює питання надурочних робіт.

Приклад заповнення:

[ТОВ “Компанія”]

ДОВІДКОВА ЗАПИСКА

Про необхідність застосування надурочних робіт

Директору ТОВ “Компанія”

Коваленко Олександру Миколайовичу

Від Петренка Івана Петровича, начальника цеху

15.04.2024

У зв’язку зі збільшенням обсягу виробництва та терміновим виконанням замовлення від компанії “АБВ”, виникла гостра потреба у залученні працівників до виконання надурочних робіт.

Прошу дозволити залучити до виконання надурочних робіт наступних працівників:

• Петренко Івана Петровича, інженера;
• Сидоренко Олену Василівну, техніка;
• Коваленко Андрія Миколайовича, слюсаря.

Зазначені працівники будуть залучені до виконання надурочних робіт у період з 16.04.2024 по 20.04.2024. Орієнтовна тривалість надурочних робіт для кожного працівника складає 2 години на добу.

Згідно зі статтею 60 Кодексу законів про працю України, надурочні роботи допускаються лише за згодою працівника і за умови, якщо це необхідно у зв’язку з виробничою необхідністю.

Прошу Вас розглянути дану доповідну записку та надати дозвіл на проведення надурочних робіт.

[Підпис] Петренко Іван Петрович

Доповідна записка щодо необхідності застосування надурочних робіт

Я, Іванів Іван Іванович, звертаюся до керівництва підприємства з проханням про застосування надурочних робіт у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання моїх обов’язків.

Відповідно до статті 53 Закону України “Про працю” працівник має право на проведення надурочних робіт лише з його згоди та за умови отримання згоди профспілкової організації підприємства.

Я прошу керівництво підприємства розглянути необхідність застосування надурочних робіт у моїй роботі та надати мені згоду на проведення надурочних робіт у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання моїх обов’язків.

Я зобов’язуюсь виконувати свої обов’язки у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання моїх обов’язків, та дотримуватися законодавства України щодо праці.

Я підтверджую, що я не маю жодних обмежень щодо проведення надурочних робіт, передбачених законодавством України.

Я прошу керівництво підприємства розглянути мою доповідну записку та надати мені згоду на проведення надурочних робіт.

Дата підписання заяви (дата).

Підпис Іванів Іван Іванович.

Відповідь керівництва підприємства:

Керівництво підприємства розглянуло доповідну записку Іванова Іван Івановича щодо необхідності застосування надурочних робіт та надає йому згоду на проведення надурочних робіт у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання його обов’язків.

Дата підписання рішення (дата).

Підпис керівника підприємства .

Примітка: у разі якщо працівник є членом профспілкової організації, він зобов’язаний звернутися до профспілкової організації підприємства з проханням про надання згоди на проведення надурочних робіт.

Приклад заповнення:

Доповідна записка щодо необхідності застосування надурочних робіт

Я, Іванів Іван Іванович, звертаюся до керівництва підприємства з проханням про застосування надурочних робіт у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання моїх обов’язків.

Відповідно до статті 53 Закону України “Про працю” працівник має право на проведення надурочних робіт лише з його згоди та за умови отримання згоди профспілкової організації підприємства.

Я прошу керівництво підприємства розглянути необхідність застосування надурочних робіт у моїй роботі та надати мені згоду на проведення надурочних робіт у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання моїх обов’язків.

Я зобов’язуюсь виконувати свої обов’язки у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання моїх обов’язків, та дотримуватися законодавства України щодо праці.

Я підтверджую, що я не маю жодних обмежень щодо проведення надурочних робіт, передбачених законодавством України.

Я прошу керівництво підприємства розглянути мою доповідну записку та надати мені згоду на проведення надурочних робіт.

Дата підписання заяви 25 квітня 2023 року.

Підпис Іванів Іван Іванович.

Відповідь керівництва підприємства:

Керівництво підприємства розглянуло доповідну записку Іванова Іван Івановича щодо необхідності застосування надурочних робіт та надає йому згоду на проведення надурочних робіт у порядку та обсязі, які будуть необхідні для виконання його обов’язків.

Дата підписання рішення 25 квітня 2023 року.

Підпис керівника підприємства Іваненко Іван Іванович.