Доповідна записка про скасування наказу про відрядження

На перший погляд, доповідна записка про скасування наказу про відрядження може видатися формальністю, але насправді вона є свого роду індикатором гнучкості та адаптивності організації до мінливих умов ведення бізнесу. Її значення полягає у тому, що вона дозволяє своєчасно коригувати плани та розподіляти ресурси, забезпечуючи більш раціональне використання коштів та зусиль.

Доповідна записка про скасування наказу про відрядження може мати різні форми та види, залежно від специфіки діяльності організації та внутрішніх процедур. Однак, як правило, вона містить такі основні елементи: посилання на наказ, що підлягає скасуванню, обґрунтування необхідності скасування, інформацію про зміни у планах організації або непередбачені обставини, що зумовили скасування відрядження, а також пропозиції щодо подальших дій.

Сторонами в цьому документі виступають безпосередній керівник відділу чи підрозділу, який ініціює скасування наказу про відрядження, та вище керівництво, яке має повноваження приймати остаточне рішення про затвердження або відхилення пропозиції про скасування.

Доповідна записка повинна бути складена чітко, лаконічно та переконливо, з дотриманням усіх вимог до оформлення. Вона має містити детальну інформацію про працівників, яких стосується скасування наказу про відрядження, а також чіткі пояснення причин, через які таке скасування є необхідним. Важливо, щоб документ був підписаний відповідальною особою та містив дату складання.

Процес підготовки доповідної записки про скасування наказу про відрядження, як правило, починається з ретельного аналізу поточної ситуації та нових обставин, що виникли після видання наказу про відрядження. Безпосередній керівник, який несе відповідальність за організацію відрядження, збирає необхідну інформацію, вивчає наявні ресурси та можливості, а також бере до уваги будь-які непередбачені обставини, які можуть вплинути на доцільність здійснення відрядження.

Приклади

Доповідна записка про скасування наказу про відрядження складається відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Закону України “Про відпустки”, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59, а також внутрішніх положень і наказів організації. Ось приклад такої доповідної записки:

Генеральному директору ТОВ “Приклад” Ковальчук О.П.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Шановний Олександре Петровичу!

Відповідно до наказу №25 від 05.06.2024 р. передбачалося відрядження начальника відділу збуту Петренка С.В. та провідного інженера-технолога Ткаченка І.М. до м. Львів з 10 по 15 червня 2024 року з метою налагодження співпраці з потенційним партнером ТОВ “Новий клієнт”.

Проте, у зв’язку з непередбаченими виробничими труднощами на нашому підприємстві та необхідністю присутності інженера-технолога Ткаченка І.М. для вирішення нагальних питань забезпечення безперебійної роботи виробничих ліній, пропоную скасувати наказ №25 від 05.06.2024 р. в частині відрядження Ткаченка І.М.

Відрядження начальника відділу збуту Петренка С.В. залишається актуальним для проведення запланованих переговорів з ТОВ “Новий клієнт” та представлення комерційної пропозиції нашого підприємства.

Скасування відрядження інженера-технолога дозволить забезпечити безперервність виробничого процесу та уникнути можливих простоїв і збитків, пов’язаних з його відсутністю на робочому місці.

З повагою, Начальник виробництва Сидоренко М.П.

08.06.2024 р.

Цей приклад демонструє структуру доповідної записки про скасування наказу про відрядження, посилання на відповідні закони, визначення причин скасування та пропозиції щодо подальших дій. Конкретний зміст та деталі можуть варіюватися залежно від ситуації та специфіки організації.

Доповідна записка

[номер] від [дата]

Шановне керівництво!

Звертаю вашу увагу на необхідність скасування наказу про відрядження працівника згідно з вимогами Закону України “Про відрядження працівників”.

Згідно з цим Законом, відрядження працівника може бути скасоване або перерване з різних причин, включаючи зміну обставин, що виникли після видання наказу про відрядження, або необхідність зміни планів підприємства.

Пропоную скасувати наказ про відрядження працівника [ПІБ] з посади [посада], який був направлений на період з [дата початку] до [дата закінчення], з метою [вказати мету відрядження]. Причиною скасування є [вказати причину скасування, наприклад, зміна планів підприємства, непередбачені обставини тощо].

Зазначений працівник більше не буде відряджений на вказаний період і може продовжити виконувати свої обов’язки на місці роботи.

Прошу надати відповідне доручення щодо скасування наказу про відрядження та повідомити працівника про цю зміну.

З повагою,

[підпис] [ПІБ посада працівника] [посада працівника] [назва підприємства]

Доповідна записка

Кому: [ПІБ керівника]

Від: [ПІБ працівника]

Дата: [Дата]

Тема: Про скасування наказу про відрядження

Зміст:

Відповідно до [назва статті, закону], [дата], я, [ПІБ], [посада], [підрозділ], прошу скасувати наказ № [номер наказу] “Про відрядження [ПІБ]” від [дата].

Причини скасування наказу:

• [описати причину 1];
• [описати причину 2];
• …;
• [описати причину N].

Наслідки скасування наказу:

• [описати наслідок 1];
• [описати наслідок 2];
• …;
• [описати наслідок N].

Пропозиції щодо подальших дій:

• [описати пропозицію 1];
• [описати пропозицію 2];
• …;
• [описати пропозицію N].

[ПІБ]

[Посада]

[Підпис]

Приклад заповнення:

Кому: Сидоренко О.П., директор

Від: Іванова О.С., менеджер з маркетингу

Дата: 09.05.2024

Тема: Про скасування наказу про відрядження

Зміст:

Відповідно до статті 77 Кодексу законів про працю України, [21.12.2002], я, Іванова Олена Сергіївна, менеджер з маркетингу відділу маркетингу, прошу скасувати наказ № 100 “Про відрядження Іванової О.С. до м. Берлін, Німеччина” від 06.05.2024.

Причини скасування наказу:

• Рейс [номер рейсу] авіакомпанії [назва авіакомпанії], яким я мала летіти до Берліна 08.05.2024, було скасовано.

Наслідки скасування наказу:

• Неможливість участі у міжнародній виставці [назва виставки].

Пропозиції щодо подальших дій:

• Направити у відрядження іншого працівника;
• Перенести дату відрядження.

[Підпис]

Ось шаблон Доповідної записки про скасування наказу про відрядження, що відповідає вимогам законодавства України:

Доповідна записка

Про скасування наказу про відрядження

Дата: 12.02.2023

Наказ про відрядження: № 10 від 10.02.2023

Працівник: Іваненко Іван

Код посади: 101

Відділ: Бухгалтерія

Місце відрядження: м. Київ

Дата початку відрядження: 15.02.2023

Дата закінчення відрядження: 20.02.2023

Причина скасування: Зміна плану відрядження

Коментарі: Скасування наказу про відрядження відбулося через зміну плану відрядження, що відповідає вимогам Закону України “Про працю” від 10.12.1971 року, Закону України “Про соціальне страхування на випадок тимчасової втрати працездатності” від 23.09.1999 року, Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 року.

Підпис працівника:

Дата підписання:

Ця доповідна записка відповідає вимогам законодавства України та може бути використана для оформлення скасування наказу про відрядження.

Приклад заповнення:

Доповідна записка

Про скасування наказу про відрядження

Дата: 12.02.2023

Наказ про відрядження: № 10 від 10.02.2023

Працівник: Іваненко Іван

Код посади: 101

Відділ: Бухгалтерія

Місце відрядження: м. Київ

Дата початку відрядження: 15.02.2023

Дата закінчення відрядження: 20.02.2023

Причина скасування: Зміна плану відрядження

Коментарі: Скасування наказу про відрядження відбулося через зміну плану відрядження, що відповідає вимогам Закону України “Про працю” від 10.12.1971 року, Закону України “Про соціальне страхування на випадок тимчасової втрати працездатності” від 23.09.1999 року, Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 року.

Підпис працівника:

Дата підписання: