Доповідна записка про систематичне невиконанням працівником обов’язків

Складання такої доповідної записки часто викликає змішані почуття у керівників середньої ланки чи колег працівника. З одного боку, це необхідний крок для забезпечення ефективності роботи команди та дотримання трудової дисципліни. З іншого боку, це може бути емоційно складним рішенням, особливо якщо йдеться про давнього співробітника чи людину, з якою склалися дружні стосунки. Ця емоційна напруга робить процес складання доповідної записки особливо відповідальним і важливим етапом у менеджменті персоналу.

Існує кілька видів доповідних записок про невиконання працівником обов’язків, які відрізняються залежно від характеру порушень та їх систематичності. Найпоширенішою є доповідна записка про регулярне невиконання посадових обов’язків, яка описує конкретні випадки порушень трудової дисципліни. Інший вид – це доповідна записка про невиконання окремого важливого завдання чи проекту, яке мало критичне значення для підприємства. Також існують доповідні записки про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, які можуть включати запізнення, прогули, появу на роботі в нетверезому стані тощо.

Доповідна записка про систематичне невиконання працівником обов’язків потрібна насамперед для того, щоб офіційно зафіксувати факти порушень трудової дисципліни. Вона служить юридичною підставою для застосування до працівника дисциплінарних стягнень, передбачених Кодексом законів про працю України, включаючи догану та звільнення. Крім того, цей документ є важливим елементом кадрового діловодства, який може бути використаний у разі виникнення трудових спорів чи судових розглядів.

Вимоги до доповідної записки досить суворі. Вона повинна містити чіткий опис конкретних випадків невиконання працівником своїх обов’язків, із зазначенням дат, часу та обставин кожного порушення. Важливо вказати, які саме обов’язки були порушені, посилаючись на посадову інструкцію працівника чи інші нормативні документи підприємства. Доповідна записка має також містити інформацію про попередні заходи, вжиті для виправлення ситуації (усні зауваження, попередження тощо), та їх результати.

Складання доповідної записки про систематичне невиконання працівником обов’язків відбувається за умов, коли керівник підрозділу чи безпосередній керівник працівника вичерпав інші методи впливу на порушника трудової дисципліни. Це може бути пов’язано з регулярними запізненнями, невиконанням доручень, низькою якістю роботи, порушенням термінів виконання завдань тощо. Важливо, щоб ці порушення мали систематичний характер, тобто повторювалися неодноразово протягом певного періоду часу.

Сторонами в процесі складання та розгляду доповідної записки виступають автор записки (зазвичай безпосередній керівник працівника), працівник, щодо якого складено записку, та вище керівництво підприємства, якому адресовано документ. Важливу роль також можуть відігравати представники відділу кадрів та юридичної служби підприємства, які забезпечують дотримання процедурних аспектів та законності при розгляді доповідної записки.

Вимоги до оформлення доповідної записки включають необхідність її складання у письмовій формі. Документ повинен містити повну назву підприємства, дату складання, назву документа (“Доповідна записка”), звернення до керівника, якому адресовано записку, чіткий опис фактів порушень, пропозиції щодо вжиття заходів, підпис автора записки із зазначенням його посади та прізвища. Рекомендується також додати до доповідної записки копії документів, які підтверджують факти порушень (наприклад, акти про невиконання завдань, табелі обліку робочого часу тощо).

Складання доповідної записки – це відповідальність безпосереднього керівника працівника, який систематично порушує трудову дисципліну. Процес складання включає збір та аналіз фактів порушень, консультації з відділом кадрів та юридичною службою щодо правильності оформлення документа, написання тексту записки та її подання вищому керівництву. Важливо, щоб автор доповідної записки був об’єктивним у викладенні фактів та уникав емоційних оцінок чи особистих суджень.

Важливо розуміти, що доповідна записка про систематичне невиконання працівником обов’язків – це серйозний крок, який може мати значні наслідки як для працівника, так і для підприємства в цілому. Тому до її складання слід підходити зважено та відповідально, дотримуючись усіх вимог трудового законодавства та внутрішніх правил підприємства. Правильно складена доповідна записка може стати ефективним інструментом для покращення трудової дисципліни та підвищення ефективності роботи підприємства.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

[Посада керівника, якому адресовано записку]
[ПІБ керівника у давальному відмінку]
[Посада автора записки у родовому відмінку]
[ПІБ автора записки у родовому відмінку]

Доповідна записка

Повідомляю Вам, що працівник [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади], систематично не виконує свої посадові обов’язки, визначені трудовим договором та посадовою інструкцією.

Зокрема, мали місце такі порушення:

1. [Дата]: [Опис конкретного випадку невиконання обов’язків]
2. [Дата]: [Опис конкретного випадку невиконання обов’язків]
3. [Дата]: [Опис конкретного випадку невиконання обов’язків]

Вищезазначені факти є порушенням [вказати пункти посадової інструкції, правил внутрішнього трудового розпорядку або інших локальних нормативних актів].

З працівником були проведені бесіди [вказати дати], надані усні зауваження [вказати дати], але це не призвело до покращення ситуації.

Враховуючи систематичність порушень та їх негативний вплив на роботу [відділу/підприємства], прошу розглянути питання про притягнення [ПІБ працівника] до дисциплінарної відповідальності відповідно до статті 147 Кодексу законів про працю України.

[Дата складання]
[Підпис]
[ПІБ автора записки]

Додатки:
1. Копія посадової інструкції [ПІБ працівника]
2. Акт про невиконання завдання від [дата]
3. Пояснювальна записка [ПІБ працівника] від [дата]

Приклад заповнення:

ТОВ “Промислові інновації”

Генеральному директору
Петренку Івану Васильовичу
начальника відділу продажів
Коваленка Олексія Петровича

Доповідна записка

Повідомляю Вам, що працівник Сидоренко Марія Іванівна, яка обіймає посаду менеджера з продажів, систематично не виконує свої посадові обов’язки, визначені трудовим договором та посадовою інструкцією.

Зокрема, мали місце такі порушення:

1. 05.09.2024: Не виконано план продажів на 50%, що призвело до невиконання квартального плану відділу.
2. 15.09.2024: Не підготовлено вчасно звіт про роботу з ключовими клієнтами, що затримало підготовку загального звіту відділу.
3. 25.09.2024: Не з’явилась на важливу зустріч з потенційним клієнтом без попередження, що призвело до втрати можливості укладення контракту.

Вищезазначені факти є порушенням пунктів 2.1, 2.3 та 2.5 посадової інструкції менеджера з продажів, а також пункту 3.2 Правил внутрішнього трудового розпорядку ТОВ “Промислові інновації”.

З працівником були проведені бесіди 06.09.2024 та 16.09.2024, надані усні зауваження 07.09.2024 та 17.09.2024, але це не призвело до покращення ситуації.

Враховуючи систематичність порушень та їх негативний вплив на роботу відділу продажів, прошу розглянути питання про притягнення Сидоренко М.І. до дисциплінарної відповідальності відповідно до статті 147 Кодексу законів про працю України.

30.09.2024
[Підпис]
Коваленко О.П.

Додатки:
1. Копія посадової інструкції Сидоренко М.І.
2. Акт про невиконання плану продажів від 05.09.2024
3. Пояснювальна записка Сидоренко М.І. від 26.09.2024

Цей шаблон доповідної записки про систематичне невиконання працівником обов’язків розроблено відповідно до вимог трудового законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України.

При використанні цього шаблону важливо враховувати наступні аспекти:

1. Доповідна записка повинна містити конкретні факти порушень з вказівкою дат та обставин. Це важливо для обґрунтування систематичності порушень.

2. Необхідно вказувати, які саме пункти посадової інструкції, правил внутрішнього трудового розпорядку чи інших локальних нормативних актів були порушені.

3. Важливо зазначити, які заходи вже були вжиті для виправлення ситуації (бесіди, зауваження тощо) та їх результати.

4. Посилання на статтю 147 КЗпП України є доречним, оскільки вона регламентує види дисциплінарних стягнень.

5. До доповідної записки рекомендується додавати документи, які підтверджують факти порушень та вжиті заходи.

6. Дата складання доповідної записки має бути актуальною та відповідати часу виявлення систематичності порушень.

7. Автор доповідної записки повинен мати повноваження на її складання (бути безпосереднім керівником працівника).

Пам’ятайте, що цей шаблон є загальним і може потребувати адаптації відповідно до специфіки конкретного підприємства та ситуації. Рекомендується узгодити остаточний варіант доповідної записки з юридичним відділом та відділом кадрів вашого підприємства.

Також варто зауважити, що відповідно до статті 149 КЗпП України, до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. Тому важливо забезпечити можливість працівнику надати такі пояснення після подання доповідної записки.

[ПІБ керівника підприємства або відділу]

Я, [ПІБ особи, яка складає доповідну записку], що займаю посаду [посада], повідомляю про систематичне невиконання службових обов’язків працівником [ПІБ працівника], який працює на посаді [посада працівника].

Зокрема, [ПІБ працівника] протягом [вказати період часу] не виконує такі обов’язки: [перелік невиконаних або неналежно виконаних обов’язків]. Вказані дії суперечать вимогам посадової інструкції та порушують положення статті 139 Кодексу законів про працю України, яка зобов’язує працівників сумлінно виконувати свої трудові обов’язки, дотримуватися дисципліни праці та правил внутрішнього трудового розпорядку.

Неодноразові усні зауваження та попередження про необхідність належного виконання обов’язків були проігноровані. Це створює негативний вплив на роботу відділу/підприємства, порушує нормальний виробничий процес та впливає на якість виконання завдань.

Прошу вжити відповідних заходів щодо дисциплінарного впливу на [ПІБ працівника] відповідно до статті 147 Кодексу законів про працю України.

Дата: [дата складання доповідної записки]
Підпис: [підпис]
[ПІБ особи, яка складає доповідну записку]

Приклад заповнення:

До уваги директора ТОВ “Альфа”

Я, Петров Олександр Іванович, що займаю посаду начальника відділу збуту, повідомляю про систематичне невиконання службових обов’язків менеджером відділу збуту Іваненком Олегом Сергійовичем.

Зокрема, Іваненко О.С. протягом вересня 2024 року не виконує такі обов’язки: не веде облік клієнтів, порушує строки виконання замовлень та не дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку. Вказані дії суперечать вимогам його посадової інструкції та порушують положення статті 139 Кодексу законів про працю України.

Неодноразові усні зауваження та попередження були проігноровані, що негативно впливає на роботу відділу та підприємства в цілому.

Прошу вжити відповідних заходів щодо дисциплінарного впливу на Іваненка О.С. відповідно до статті 147 Кодексу законів про працю України.

Дата: 25.09.2024
Підпис: Петров О.І.
Петров Олександр Іванович

Шаблон доповідної записки про систематичне невиконання працівником обов’язків

[Назва підприємства]

Доповідна записка

[Місто] “___” 2023 року

Директору [Назва підприємства]

[Прізвище, ім’я, по батькові директора]

від [Посада працівника, який складає доповідну] [Прізвище, ім’я, по батькові працівника],

що працює на посаді [Посада працівника, щодо якого складається доповідна]

Про систематичне невиконання трудових обов’язків працівником [Прізвище, ім’я, по батькові працівника]

Повідомляю, що працівник [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], який працює на посаді [Посада працівника], систематично допускає порушення трудової дисципліни, виражені в наступному:

[Перелік конкретних порушень, наприклад: невиконання доручень керівництва, прогули, порушення графіка роботи, низька якість виконання роботи тощо].

Неодноразові усні та письмові зауваження до працівника результатів не дали.

Враховуючи вищевикладене, та керуючись вимогами статті [Номер статті] Кодексу законів про працю України, пропоную розглянути питання про притягнення [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] до дисциплінарної відповідальності у вигляді [Вид дисциплінарного стягнення, наприклад: догана, звільнення].

Додаток: [Перелік документів, що підтверджують порушення, наприклад: акти про порушення, пояснювальні записки працівника тощо].

[Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Зверніть увагу:

• Конкретика: Чітко опишіть кожне порушення, вказавши дати, свідків тощо.
• Документальне підтвердження: Додавайте копії документів, які підтверджують порушення.
• Посилання на законодавство: Зазначте конкретну статтю КЗпП, яка передбачає відповідальність за такі порушення.
• Пропозиція: Сформулюйте конкретну пропозицію щодо виду дисциплінарного стягнення.

Приклад заповнення:

Прошу розглянути питання про притягнення до дисциплінарної відповідальності у вигляді догани працівника Петренка Івана Петровича, який систематично запізнюється на роботу, не виконує доручень керівництва та допускає помилки у виконанні своїх обов’язків. Додаю копії табеля обліку робочого часу та актів про порушення трудової дисципліни.

Важливо:

• Перед складанням доповідної записки ознайомте працівника з виявленими порушеннями та запропонуйте йому надати пояснення.
• Дотримуйтесь строків притягнення до дисциплінарної відповідальності, встановлених КЗпП.
• Пам’ятайте, що застосування дисциплінарних стягнень має бути обґрунтованим і відповідати тяжкості вчиненого проступку.

Доповідна записка про систематичне невиконання працівником обов’язків

Вимушеністю обставин, пов’язаних з систематичним невиконанням працівником обов’язків, я, [ім’я керівника], заявляю про необхідність вирішення питання щодо працівника [ім’я працівника].

Працівник не виконує свої обов’язки з виплати зарплати та інших соціальних виплат, а також не забезпечує умов для виконання робіт. Це призвело до порушення норм та правил, встановлених Законом України “Про працю” від 25.05.1992 року.

Я підтверджую, що ця записка є добровільною і не є результатом будь-якої примусової дії.

Я прослю вирішити питання щодо працівника в порядку, встановленому Законом України “Про працю” від 25.05.1992 року.

[Ім’я керівника]

[Дата написання записки]

[Повна назва організації]

Нотаріально затверджена [нотаріус] [нотаріальна дата].