Доповідна записка працівника, який може підтвердити факт відсутності на роботі іншого працівника

Існують різні види доповідних записок працівника, залежно від обставин та причин відсутності працівника. Наприклад, доповідна записка може бути складена у випадку хвороби працівника, особистих справ, невідкладних справ, участі у заходах за межами робочого місця тощо. Кожен випадок вимагає індивідуального підходу та формулювання відповідних обставин відсутності.

Доповідна записка працівника повинна відповідати певним вимогам. Вона має бути оформлена на офіційному бланку підприємства або містити інформацію про підприємство, включаючи найменування, адресу, контактні дані. Також вона повинна містити повне ПІБ працівника, який подає доповідну записку, а також прізвище та ПІБ працівника, який був відсутній на роботі. У доповідній записці також необхідно чітко викласти причину відсутності, дати та період відсутності, а також надати всі необхідні документи чи підтвердження (наприклад, медичну довідку у разі хвороби).

У цьому документі сторонами виступають працівник, який подає доповідну записку, та керівництво підприємства чи організації, яке приймає цей документ до відома та подальшої обробки.

Доповідну записку працівника складає сам працівник, який відсутній на роботі. Вона підписується цим працівником та подається до відділу кадрів чи безпосередньо до керівництва для подальшої обробки та врахування.

Отже, доповідна записка працівника є важливим документом, який допомагає у вирішенні питань, пов’язаних з відсутністю працівника на робочому місці, та сприяє збереженню ділових відносин у колективі підприємства чи організації.

Приклади

Доповідна записка

Дата: [дата складання документа]

Шановне керівництво,

Я, нижчепідписаний/а [ПІБ працівника], працівник [найменування підприємства чи організації], з повним обсягом відповідальності перед вами, подаю доповідну записку про відсутність на роботі працівника [ПІБ працівника], який мав бути присутній на роботі з [дата по дату].

Згідно зі статтею [вказати номер статті] Трудового кодексу України, працівник має право на документоване підтвердження відсутності на роботі за певними обставинами, такими як хвороба, особисті справи, виконання державних обов’язків, тощо.

Підтверджую, що [ПІБ працівника] був відсутній на роботі у вказаний період з [дата] по [дата] з причини [вказати причину відсутності, наприклад, хвороба/особисті справи/невідкладні обставини]. Відповідно до внутрішніх процедур підприємства, працівник зобов’язаний повідомити керівництво про свою відсутність та пред’явити документи, що підтверджують причину відсутності.

У разі потреби надаю готовність додатково надати необхідні письмові чи усні пояснення.

З повагою,

[Підпис працівника] [ПІБ працівника] [Посада працівника]

Приклад заповнення:

Доповідна записка

Дата: 15 березня 2024 р.

Шановне керівництво,

Я, нижчепідписаний/а Олена Петрівна, працівник ТОВ “Прогрес”, з повним обсягом відповідальності перед вами, подаю доповідну записку про відсутність на роботі працівника Івана Івановича, який мав бути присутній на роботі з 10 березня по 14 березня 2024 року.

Згідно зі статтею 129 Трудового кодексу України, працівник має право на документоване підтвердження відсутності на роботі за певними обставинами, такими як хвороба, особисті справи, виконання державних обов’язків, тощо.

Підтверджую, що Іван Іванович був відсутній на роботі у вказаний період з 10 березня по 14 березня 2024 року з причини хвороби. Відповідно до внутрішніх процедур підприємства, працівник зобов’язаний повідомити керівництво про свою відсутність та пред’явити документи, що підтверджують причину відсутності.

У разі потреби надаю готовність додатково надати необхідні письмові чи усні пояснення.

З повагою,

[Підпис Олени Петрівни] Олена Петрівна Спеціаліст з кадрового обліку

Шаблон Доповідної записки працівника, який може підтвердити факт відсутності на роботі іншого працівника

[Місто], [Дата]

[Назва підприємства]

[П.І.Б. керівника]

[Посада керівника]

Від [П.І.Б. працівника]

[Посада]

Доповідна записка

Я, [П.І.Б. працівника], [посада], [дата] був(ла) присутній(ня) на робочому місці.

Можу підтвердити, що [П.І.Б. працівника], [посада], протягом [дата] був(ла) відсутній(ня) на робочому місці.

[Обставини, які свідчать про відсутність: наприклад, не з’являвся(лась) на робочому місці, не відповідав(ла) на телефонні дзвінки, не брав(ла) участь у запланованих зустрічах тощо].

[Підпис]

[Дата]

Приклади заповнення:

[Місто]: Київ

[Дата]: 2024-03-28

[Назва підприємства]: ТОВ “Експеримент”

[П.І.Б. керівника]: Петренко Іван Іванович

[Посада керівника]: Генеральний директор

[Від]: Сидоренко О.П.

[Посада]: Начальник відділу кадрів

[П.І.Б. працівника]: Шевченко Олена Петрівна

[Посада]: бухгалтер

[Дата]: 2024-03-28

[Обставини]: Не з’являлася на робочому місці, не відповідала на телефонні дзвінки.

[Підпис]:

[Дата]:

Доповідна записка працівника, який може підтвердити факт відсутності на роботі іншого працівника, складається з метою збору доказів про відсутність працівника відповідно до статей 149, 151 Кодексу законів про працю України.

Текст доповідної записки:

Директору ТОВ “Назва компанії” (прізвище та ініціали) від (посада, прізвище, ім’я, по батькові працівника)

Доповідна записка

___ 20__ року я, (прізвище, ім’я, по батькові працівника), особисто спостерігав, що (прізвище, ім’я, по батькові та посада співробітника) був відсутній на робочому місці з (зазначити час відсутності) без поважних причин.

(Опис обставин, за яких було зафіксовано факт відсутності працівника на робочому місці, наприклад: “О 9 год. 15 хв. я зайшов до кабінету бухгалтерії, де знаходиться робоче місце Петренко М.І., однак її на робочому місці не було. Протягом усього робочого дня Петренко М.І. на робочому місці не з’явилася”).

(Підпис) (Прізвище, ініціали працівника)

Приклади заповнення:

Директору ТОВ “Оріон” Мельнику Б.Б. від менеджера відділу продажів Ковальчук К.П.

Доповідна записка

20 березня 2023 року я, Ковальчук Катерина Петрівна, особисто спостерігала, що менеджер відділу продажів Козак Петро Іванович був відсутній на робочому місці протягом всього робочого дня без поважних причин.

О 9 год. 00 хв. я прийшла на роботу і побачила, що Козак П.І. відсутній на своєму робочому місці в кабінеті відділу продажів. Протягом усього робочого дня до 18 год. 00 хв. Козак П.І. так і не з’явився.

(Підпис) Ковальчук К.П.