Доповідна записка керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі декілька днів

Існують різні види та форми доповідних записок про відсутність працівника на роботі. Наприклад, це може бути відомість про відпустку за власний рахунок, відрядження у відпустку, хворобу, догляд за хворим членом сім’ї, виконання державних обов’язків, невідкладні особисті справи тощо. Кожна ситуація вимагає індивідуального підходу та формулювання відповідних обставин відсутності.

Головною метою доповідної записки про відсутність працівника є інформування вищого керівництва про факт відсутності певного працівника та вказівка причин цієї відсутності. Це дозволяє керівництву приймати рішення щодо організації робочого процесу, розподілу обов’язків та забезпечення безперебійності роботи підрозділу чи всього підприємства.

До доповідної записки встановлені певні вимоги. Вона має бути оформлена на офіційному бланку підприємства чи організації, містити повне найменування організації, дату складання, повне ПІБ керівника структурного підрозділу, який складає доповідну записку, а також чітко сформульовану інформацію про відсутність працівника та причини цієї відсутності.

Сторонами в документі виступають керівник структурного підрозділу та вище розташоване керівництво підприємства чи організації, яке отримує цей документ для подальшої обробки та прийняття відповідних рішень.

Доповідна записка складається самим керівником структурного підрозділу, який має достатню повноваження та компетенцію для цього. Вона підписується цим керівником та подається до вищого керівництва для подальшої обробки та врахування. Враховуючи важливість цього документа, його складання вимагає відповідального та уважного підходу з боку керівника структурного підрозділу.

Приклади

Доповідна записка

Дата: [дата складання записки]

Шановне керівництво,

Я, [ПІБ керівника структурного підрозділу], керівник [назва структурного підрозділу] підприємства/організації [назва підприємства/організації], згідно зі статтею [вказати номер і назву статті] Трудового кодексу України та виконуючи свої обов’язки керівника, повідомляю вам про відсутність на роботі працівника [ПІБ працівника] з [дата по дату].

Працівник зазначив причину відсутності як [вказати причину, наприклад, хвороба/відпустка/відрядження тощо] та надав відповідні документи, підтверджуючи цю причину.

Згідно зі статтею [вказати номер і назву статті] Трудового кодексу України, працівнику надається право на відпустку за власний рахунок у випадках, коли він вичерпав всі встановлені строкові види відпусток та не має нагальних справ. Також відповідно до [вказати іншого законодавчого акта або внутрішнього положення] працівник має право на безоплатний відпустку для догляду за хворим членом сім’ї.

Прошу прийняти до уваги цю інформацію та при необхідності узгодити подальші дії щодо організації робочого процесу та розподілу обов’язків.

З повагою,

[Підпис керівника структурного підрозділу] [ПІБ керівника структурного підрозділу] [Посада керівника структурного підрозділу]

Приклад заповнення:

Доповідна записка

Дата: 15 квітня 2024 р.

Шановне керівництво,

Я, Іванова Олена Петрівна, керівник відділу з продажу товарів підприємства “Успіх”, згідно зі статтею 151 Трудового кодексу України та виконуючи свої обов’язки керівника, повідомляю вам про відсутність на роботі працівника Сидоренка Максима Васильовича з 10 квітня по 14 квітня 2024 року.

Працівник зазначив причину відсутності як хворобу та надав відповідне лікарняне посвідчення, підтверджуючи цю причину.

Згідно зі статтею 157 Трудового кодексу України, працівник має право на лікарняний лист та оплату хвороби, якщо він звернувся до лікаря протягом 24 годин після початку хвороби та має відповідний медичний документ.

Прошу прийняти до уваги цю інформацію та при необхідності узгодити подальші дії щодо організації робочого процесу та розподілу обов’язків.

З повагою,

Іванова Олена Петрівна Керівник відділу з продажу товарів

Шаблон Доповідної записки керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі декілька днів

[Місто], [Дата]

[Назва підприємства]

[П.І.Б. керівника]

[Посада керівника]

Від [П.І.Б. керівника структурного підрозділу]

[Посада]

Доповідна записка

Довожу до Вашого відома, що [П.І.Б. працівника], [посада], з [дата] по [дата] не з’являвся(лась) на роботі без поважних причин.

[Обставини, які свідчать про відсутність: наприклад, не з’являвся(лась) на робочому місці, не відповідав(ла) на телефонні дзвінки, не брав(ла) участь у запланованих зустрічах тощо].

Згідно зі статтею 149 Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний з’являтися на роботу вчасно. У разі неявки на роботу з поважних причин працівник зобов’язаний негайно повідомити про це роботодавця.

[Інформація про вжиті заходи: наприклад, спроби зв’язатися з працівником, з’ясувати причину його відсутності].

[Інформація про можливі наслідки: наприклад, зрив термінів виконання роботи, шкода для підприємства].

Прошу Вас дати доручення щодо вирішення питання про неявку [П.І.Б. працівника] на роботу.

[Підпис]

[Дата]

Приклади заповнення:

[Місто]: Київ

[Дата]: 2024-03-28

[Назва підприємства]: ТОВ “Експеримент”

[П.І.Б. керівника]: Петренко Іван Іванович

[Посада керівника]: Генеральний директор

[Від]: Сидоренко О.П.

[Посада]: Начальник відділу кадрів

[П.І.Б. працівника]: Шевченко Олена Петрівна

[Посада]: бухгалтер

[Дата]: 2024-03-25 – 2024-03-28

[Обставини]: Не з’являлася на робочому місці, не відповідала на телефонні дзвінки.

[Інформація про вжиті заходи]: Зв’язатися з працівником не вдалося.

[Інформація про можливі наслідки]: Зрив термінів підготовки звітності.

[Підпис]:

[Дата]:

Доповідна записка керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі декілька днів складається відповідно до статей 149, 151 Кодексу законів про працю України з метою інформування керівництва та ініціювання збору доказів для можливого застосування дисциплінарного стягнення у випадку тривалої відсутності працівника без поважних причин.

Текст доповідної записки:

Директору ТОВ “Назва компанії” (прізвище та ініціали) від (посада керівника підрозділу, прізвище, ім’я, по батькові)

Доповідна записка

Довожу до Вашого відома, що (прізвище, ім’я, по батькові працівника), який обіймає посаду (назва посади) у (назва структурного підрозділу), не з’являється на роботу з (дата) року та був відсутній протягом (кількість днів) без поважних причин станом на (поточна дата).

Прошу Вас розглянути питання щодо надання (прізвище, ім’я, по батькові працівника) можливості надати письмове пояснення причин своєї тривалої відсутності та у разі ненадання пояснень розглянути питання щодо притягнення його до дисциплінарної відповідальності відповідно до чинного законодавства України.

(Посада керівника підрозділу) (Підпис) (Прізвище, ініціали)

Приклади заповнення:

Директору ТОВ “Оріон”
Мельнику Б.Б. від начальника відділу продажів Ковальчука І.С.

Доповідна записка

Довожу до Вашого відома, що Козак Петро Іванович, який обіймає посаду менеджера відділу продажів, не з’являється на роботу з 20 березня 2023 року та був відсутній протягом 5 робочих днів без поважних причин станом на 27 березня 2023 року.

Прошу Вас розглянути питання щодо надання Козаку П.І. можливості надати письмове пояснення причин своєї тривалої відсутності та у разі ненадання пояснень розглянути питання щодо притягнення його до дисциплінарної відповідальності відповідно до чинного законодавства України.

Начальник відділу продажів (Підпис) Ковальчук І.С.