Доповідна записка керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі

Існують різні види доповідних записок керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі, залежно від обставин та причин відсутності. Наприклад, це може бути записка про відсутність працівника через хворобу, відпустку, виконання державних або суспільних обов’язків, відрядження тощо. Кожна з цих ситуацій вимагає індивідуального підходу та формулювання відповідних обставин відсутності.

Головною метою доповідної записки керівника структурного підрозділу є інформування вищого керівництва про факт відсутності певного працівника на робочому місці та вказівка причин цієї відсутності. Це дозволяє керівництву забезпечити адекватну реакцію на виниклу ситуацію, розподілити робочі обов’язки між іншими працівниками та забезпечити безперебійність робочого процесу.

Доповідна записка керівника структурного підрозділу повинна відповідати певним вимогам. Вона має бути оформлена на офіційному бланку підприємства чи організації, містити повне найменування організації, дату складання, повне ПІБ керівника підрозділу, який складає доповідну записку, а також чітко сформульовану інформацію про відсутність працівника та причини цієї відсутності.

У цьому документі сторонами виступають керівник структурного підрозділу та вище розташоване керівництво підприємства чи організації, яке отримує цей документ для подальшої обробки та прийняття відповідних рішень.

Доповідна записка складається самим керівником структурного підрозділу, який має достатню повноваження та компетенцію для цього. Вона підписується цим керівником та подається до вищого керівництва для подальшої обробки та врахування.

Отже, доповідна записка керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі є важливим документом для забезпечення організації робочого процесу та взаємодії між підрозділами в рамках підприємства чи організації.

Приклади

Доповідна записка

Дата: [дата складання записки]

Шановне керівництво,

Я, [ПІБ керівника структурного підрозділу], керівник [назва структурного підрозділу] підприємства/організації [назва підприємства/організації], згідно зі статтею [вказати номер і назву статті] Трудового кодексу України та виконуючи свої обов’язки керівника, зобов’язаний повідомити вас про відсутність на роботі працівника [ПІБ працівника].

Прошу повідомити, що працівник [ПІБ працівника] був відсутній на роботі з [дата по дату] згідно з [вказати причину відсутності, наприклад, хвороба/відпустка/відрядження тощо].

Згідно з чинним законодавством України, працівник має право на письмове повідомлення про відсутність на роботі та вказівку причин цієї відсутності. Підтверджую, що відсутність працівника була погоджена та має відповідне підстави.

У разі потреби надаю готовність надати додаткову інформацію чи пояснення.

З повагою,

[Підпис керівника структурного підрозділу] [ПІБ керівника структурного підрозділу] [Посада керівника структурного підрозділу]

Приклад заповнення:

Доповідна записка

Дата: 25 березня 2024 р.

Шановне керівництво,

Я, Васильчук Олег Михайлович, керівник відділу з розробки програмного забезпечення підприємства “Прогрес”, згідно зі статтею 128 Трудового кодексу України та виконуючи свої обов’язки керівника, зобов’язаний повідомити вас про відсутність на роботі працівника Петрова Ігоря Олександровича.

Прошу повідомити, що працівник Петров Ігор Олександрович був відсутній на роботі з 20 березня по 24 березня 2024 року згідно з відпусткою за власний рахунок.

Згідно з чинним законодавством України, працівник має право на письмове повідомлення про відсутність на роботі та вказівку причин цієї відсутності. Підтверджую, що відсутність працівника була погоджена та має відповідні підстави.

У разі потреби надаю готовність надати додаткову інформацію чи пояснення.

З повагою,

Васильчук Олег Михайлович Керівник відділу з розробки програмного забезпечення

Шаблон Доповідної записки керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі

[Місто], [Дата]

[Назва підприємства]

[П.І.Б. керівника]

[Посада керівника]

Від [П.І.Б. керівника структурного підрозділу]

[Посада]

Доповідна записка

Довожу до Вашого відома, що [П.І.Б. працівника], [посада], [дата] не з’явився(лась) на роботу без поважних причин.

[Обставини, які свідчать про відсутність: наприклад, не з’являвся(лась) на робочому місці, не відповідав(ла) на телефонні дзвінки, не брав(ла) участь у запланованих зустрічах тощо].

Згідно зі статтею 149 Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний з’являтися на роботу вчасно. У разі неявки на роботу з поважних причин працівник зобов’язаний негайно повідомити про це роботодавця.

[Інформація про вжиті заходи: наприклад, спроби зв’язатися з працівником, з’ясувати причину його відсутності].

Прошу Вас дати доручення щодо вирішення питання про неявку [П.І.Б. працівника] на роботу.

[Підпис]

[Дата]

Приклади заповнення:

[Місто]: Київ

[Дата]: 2024-03-28

[Назва підприємства]: ТОВ “Експеримент”

[П.І.Б. керівника]: Петренко Іван Іванович

[Посада керівника]: Генеральний директор

[Від]: Сидоренко О.П.

[Посада]: Начальник відділу кадрів

[П.І.Б. працівника]: Шевченко Олена Петрівна

[Посада]: бухгалтер

[Дата]: 2024-03-28

[Обставини]: Не з’являлася на робочому місці, не відповідала на телефонні дзвінки.

[Інформація про вжиті заходи]: Зв’язатися з працівником не вдалося.

[Підпис]:

[Дата]:

Доповідна записка керівника структурного підрозділу про відсутність працівника на роботі складається відповідно до статей 149, 151 Кодексу законів про працю України з метою інформування керівництва та ініціювання збору доказів для можливого застосування дисциплінарного стягнення.

Текст доповідної записки:

Директору ТОВ “Назва компанії” (прізвище та ініціали) від (посада керівника підрозділу, прізвище, ім’я, по батькові)

Доповідна записка

Довожу до Вашого відома, що ___ 20__ року (прізвище, ім’я, по батькові працівника), який обіймає посаду (назва посади) у (назва структурного підрозділу), не з’явився на роботу та був відсутній протягом (кількість годин/днів) без поважних причин.

Прошу Вас розглянути питання щодо надання (прізвище, ім’я, по батькові працівника) можливості надати письмове пояснення причин своєї відсутності та у разі ненадання пояснень розглянути питання щодо притягнення його до дисциплінарної відповідальності.

(Посада керівника підрозділу) (Підпис) (Прізвище, ініціали)

Приклади заповнення:

Директору ТОВ “Світанок” Крутько О.В. від начальника бухгалтерії Лісовської О.М.

Доповідна записка

Довожу до Вашого відома, що 14 квітня 2023 року Петренко Марія Іванівна, яка обіймає посаду головного бухгалтера у бухгалтерії, не з’явилася на роботу та була відсутня протягом всього робочого дня без поважних причин.

Прошу Вас розглянути питання щодо надання Петренко М.І. можливості надати письмове пояснення причин своєї відсутності та у разі ненадання пояснень розглянути питання щодо притягнення її до дисциплінарної відповідальності.

Начальник бухгалтерії (Підпис) Лісовська О.М.