Авансовий звіт

Цей документ необхідний для забезпечення прозорості та контролю за фінансовими операціями в організації. Авансовий звіт є засобом звітності перед бухгалтерією про те, як були витрачені кошти, видані під звіт. Звіт повинен містити інформацію про суму виданих коштів, дату та ціль витрат, а також докази витрат (чеки, квитанції тощо).

Вимоги до авансового звіту в Україні визначаються законодавством та внутрішніми нормативними документами організації. Зазвичай, звіт повинен містити наступну інформацію: повне найменування організації, ім’я та посаду особи, яка отримала аванс, дату видачі коштів, загальну суму витрат із деталізацією кожної статті витрат, підписи відповідальних осіб.

Складати авансовий звіт повинен той співробітник, який отримав кошти. Після використання коштів співробітник зобов’язаний надати звіт бухгалтерії в установлений термін. Якщо витрати перевищують отриману суму, співробітник має право на компенсацію. У випадку, коли витрати менші, надмірна сума повертається в касу організації.

Оформлення авансового звіту вимагає дотримання встановленого формату та включення всіх необхідних документів, що підтверджують витрати. Це можуть бути касові та товарні чеки, акти виконаних робіт, проїзні квитки тощо. Важливо, що всі документи мають бути оригіналами або завіреними копіями.

В Україні не існує єдиної форми авансового звіту, проте багато організацій користуються типовими формами, які включають усі необхідні поля та розділи. Іноді форму звіту може розробляти сама організація, виходячи зі своїх внутрішніх потреб та процедур.

Таким чином, авансовий звіт є ключовим елементом у системі бухгалтерського обліку, який забезпечує прозорість витрачання коштів та дозволяє уникати фінансових порушень у організації.

Приклади

Авансовий звіт

Найменування організації: [Повна назва організації]

Адреса організації: [Юридична адреса організації]

Дата: [дд.мм.рррр]

Звітний період: від [дата початку] до [дата кінця]

Законодавча база: [Тут можуть бути вказані відповідні статті Податкового кодексу України, інших законів та нормативних документів, що регулюють обіг авансових коштів і звітність про них.]

Цей шаблон є загальним і призначений для інформаційних цілей. Він може бути адаптований під специфічні вимоги вашої організації. При заповненні важливо зазначити всі необхідні дані та долучити відповідні підтверджуючі документи.

АВАНСОВИЙ ЗВІТ

[Найменування організації]

[Дата]

Я, [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], [ідентифікаційний код], [номер телефону], [електронна адреса], подаю авансовий звіт про використання коштів, виданих мені [дата] на [ціль видачі коштів].

Звітую про витрачання коштів у розмірі [сума коштів] у наступному порядку:

• [вказати, на що були витрачені кошти].

Додатково до звіту додаються наступні документи:

• [перелік документів].

[Підпис]

[Дата]

[Приклади заповнення]

Вказується найменування організації, до якої подається авансовий звіт.

Вказується дата складання авансового звіту.

Вказується прізвище, ім’я, по батькові, посада, ідентифікаційний код, номер телефону та електронна адреса особи, яка подає авансовий звіт.

Вказується дата видачі коштів та їхня сума.

Вказується, на що були витрачені кошти.

До авансового звіту додаються документи, які підтверджують витрати.

Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” визначає, що авансовий звіт є документом, який підтверджує витрачання коштів, виданих під звіт.

Авансовий звіт складається у двох примірниках, один з яких залишається у бухгалтерії організації, а другий – у працівника, який отримав кошти під звіт.

Авансовий звіт повинен бути поданий працівником до бухгалтерії організації не пізніше наступного робочого дня після закінчення терміну, на який видавалися кошти.

У разі несвоєчасного подання авансового звіту працівник зобов’язаний сплатити пеню у розмірі 0,1 відсотка від суми невикористаних коштів за кожний день прострочення.

Якщо працівник не використовує всі кошти, які йому були видані під звіт, він повинен повернути їх у касу організації.

У разі використання працівником коштів, виданих під звіт, не за цільовим призначенням, він зобов’язаний відшкодувати їх у повному обсязі.

Ось ще приклад Авансового звіту відповідно до законодавства України:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ “Промінь” Іваненко І.І. 15 січня 2023 р.

АВАНСОВИЙ ЗВІТ No 1 За період з 10 січня по 15 січня 2023 року Петренко Петра Петровича, менеджера з продажу Підстава: Наказ No 10-ОД від 10.01.2023 р. Надано авансу: 5000 грн

No Статті витрат Сума, грн Документ 1 Відрядження до м. Львів 1500 Рахунки, чеки 2 Канцелярські товари 2000 Товарні чеки 3 Поштові послуги по пересилці документів 500 Квитанції Підзвітна сума: 4000 грн Залишок невикористаних коштів повернуто: 1000 грн Всього: 5000 грн

До звіту додається документів на аркушах.

Підпис менеджера з продажу

П.П. Петренко

Головний бухгалтер М.П. Сидоренко 15 січня 2023 р.