Акт списання пального

Необхідність у складанні акту списання пального виникає систематично, оскільки підприємства регулярно споживають паливо для забезпечення функціонування власних транспортних засобів, спецтехніки чи устаткування, що працює на пальному. Відсутність належного документального оформлення таких витрат може призвести до значних фінансових втрат, порушень податкового законодавства та непродуктивного використання ресурсів.

Сторонами в акті списання пального виступають представники підприємства, які безпосередньо відповідають за експлуатацію транспортних засобів або устаткування, що споживає паливо. Зазвичай це матеріально відповідальні особи, такі як водії, механіки, машиністи або інші працівники відповідних підрозділів. Крім того, підписанти з боку адміністрації підприємства, наприклад, начальник транспортного відділу чи головний інженер, також виступають сторонами в цьому документі.

Акт списання пального повинен містити низку обов’язкових реквізитів та інформації, включаючи найменування документа, його номер та дату складання, назву підприємства, перелік транспортних засобів або устаткування, для яких списується паливо, із зазначенням їх марки, моделі, реєстраційних номерів, показань спідометрів або лічильників мотогодин. Крім того, в акті зазначаються види пального, їх кількість, норми витрат палива та загальна сума списання. Документ також має містити підписи відповідальних осіб та відбитки печаток (якщо вони використовуються).

Складання акту списання пального зазвичай здійснюється уповноваженими працівниками підприємства, наприклад, диспетчером транспортного відділу або начальником виробничої дільниці, на підставі первинних документів, таких як шляхові листи, подорожні листи, накладні на відпуск пального тощо. Ці первинні документи підтверджують фактичне використання палива та є підставою для його списання з балансу підприємства.

Акт списання пального відіграє важливу роль у забезпеченні належного обліку витрат палива, контролю за його раціональним використанням, а також у створенні документальної бази для відображення відповідних витрат у бухгалтерському та податковому обліку відповідно до встановлених правил і процедур. Наявність належним чином оформлених актів списання пального дозволяє підприємству уникати непродуктивних втрат, порушень законодавства та забезпечувати прозорість і достовірність фінансової звітності.

Приклади

В Україні питання обліку та списання пального регулюються Податковим кодексом України, Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, а також Методичними рекомендаціями з формування собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості, затвердженими наказом Міністерства промислової політики України. Типова форма акту списання пального може мати наступний вигляд:

Підприємство: Товариство з обмеженою відповідальністю “Транссервіс” Код ЄДРПОУ: 32145678

Відповідно до подорожніх листів та шляхових листів за період з 01.06.2024 по 20.06.2024 було використано паливно-мастильні матеріали для наступних транспортних засобів:

№ Марка, модель ТЗ Держ. номер Вид пального Кількість, л Сума, грн
1 ЗІЛ-130 СВ6547АК Дизельне пальне 325 19 825 2 ГАЗ-3309 СВ1245ВХ Бензин А-95 187 11 290 3 ВАЗ-2109 СХ2345АР Бензин А-92 75 4 275

Списання пального здійснено на підставі наступних первинних документів:

• Подорожні листи №№47-63 за період з 01.06 по 15.06.2024
• Шляхові листи №№108-122 за період з 16.06 по 20.06.2024
• Накладні на відпуск пального №№87, 89, 92

Норми витрат палива для зазначених транспортних засобів затверджені наказом №5 від 03.01.2024.

Керівник Петренко П.П. Головний бухгалтер Ковалeнко К.К.

Склав диспетчер Сидоренко С.С.

У наведеному прикладі акту списання пального міститься інформація про найменування підприємства, перелік автомобілів, для яких списувалося паливо, із зазначенням марки, держномера, виду пального, списаної кількості та суми. Також акт містить посилання на первинні документи, на підставі яких здійснюється списання, а також відомості про затверджені норми витрат палива. Документ підписаний керівником, головним бухгалтером та особою, яка його склала – диспетчером підприємства. Наявність такого акту створює належну документальну базу для обліку витрачання пального згідно із вимогами законодавства.

Акт списання пального

Відповідно до Закону України “Про обіг пального та паливно-мастильних матеріалів” та відповідних нормативно-правових актів, а також з метою правильного обліку та контролю за використанням пального, складено цей акт списання пального.

Приклад заповнення:

Акт списання пального

1. Дата та час списання: 15 травня 2024 року, 10:00.
2. Місце списання: Автогараж №1, вул. Центральна, 10, м. Київ.
3. Обставини списання: Пальне втратило якість через тривале зберігання та не підлягає подальшому використанню.
4. Кількість списаного пального: 50 літрів дизельного палива.
5. Технічний стан списаного пального: Пальне забруднене та має відкладення.
6. Причини списання: Закінчення терміну придатності та погіршення якості.
7. Відповідальні особи: Іванов Іван Іванович, бухгалтер; Петров Петро Петрович, складальник.
8. Підписи учасників: (підпис Іванова); (підпис Петрова).
9. Додаткові коментарі: Враховано та засвідчено належним чином.
10. Цей акт складено у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу.
11. Акт списання палива

[Номер]

[Дата]

[Назва підприємства]

АКТ СПИСАННЯ ПАЛИВА

Цей акт складено комісією у складі:

• [ПІБ], [посада] – голова комісії;
• [ПІБ], [посада] – член комісії;
• [ПІБ], [посада] – член комісії.

1. Комісією проведено огляд та списання наступного палива:

Загальна сума: [Загальна сума в числових значеннях] грн

2. Підстава списання:

• [Вказати підставу для списання палива, наприклад, використання за призначенням, втрати під час транспортування, псування]

3. Підтверджуючі документи:

• [Перелік документів, які підтверджують витрату або втрату палива, наприклад, дорожні листи, акти про псування]

4. Висновок комісії:

Паливо, зазначене в цьому акті, використано за призначенням / втрачено / зіпсовано (необхідне підкреслити).

5. З цим актом ознайомлені:

• [ПІБ], [посада] (підпис)
• [ПІБ], [посада] (підпис)
• [ПІБ], [посада] (підпис)

Голова комісії:

[ПІБ]

[Посада]

[Підпис]

Згідно з:

• Податковий кодекс України;
• Постанова Кабінету Міністрів України “Про норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті” від 10 лютого 1998 року № 43;
• Наказ Міністерства інфраструктури України “Про затвердження методики розрахунку норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті” від 10 листопада 2014 року № 1018.

Приклад заповнення:

[Назва підприємства]

АКТ СПИСАННЯ ПАЛИВА

№ 123

16.05.2024

ТОВ “Моя компанія”

1. Комісією проведено огляд та списання наступного палива:

Загальна сума: 2400 грн

2. Підстава списання: Використання за призначенням (службові поїздки)

3. Підтверджуючі документи:

• Дорожні листи за [дата]

4. Висновок комісії:

Паливо, зазначене в цьому акті, використано за призначенням.

5. З цим актом ознайомлені:

• Петренко О.В., головний бухгалтер (підпис)
• Іванов С.М., директор (підпис)
• Сидоренко Н.В., бухгалтер (підпис)

Голова комісії:

Петренко О.В.

Головний бухгалтер

[Підпис]

Акт списання пального

Місто, дата

Ми, [ім’я], з метою обліку та обліку пального, що залишається на автомобілі марки [модель], річного випуску [рік], реєстраційного номера [номер], здійснюємо акт списання пального.

Пальне, що залишається на автомобілі, становить [об’єм пального] літрів.

Акт списання пального здійснюється у зв’язку з положеннями статті 14 Закону України “Про оборону” та статті 2 Закону України “Про добровільну допомогу Збройним Силам України”.

Ми підтверджуємо, що пальне, що залишається на автомобілі, використовувалося для потреб Збройних Сил України.

Місто, дата

[Ім’я]

Примітка: при списанні пального з автомобіля на користь Збройних Сил України рекомендується отримати письмове підтвердження від представника Збройних Сил України про прийняття автомобіля на озброєння.