Акт про вилучення документів для знищення

42

Переглядів

Переглядів

Додати в обране

Річ у тім, що безстрокове накопичення документів в установі є неможливим та нераціональним з багатьох причин. По-перше, це призводить до невпинного зростання обсягів архівних фондів, що потребує додаткових приміщень та ресурсів для їх зберігання. По-друге, більшість справ містить інформацію тимчасового характеру, яка з часом втрачає актуальність та цінність. А по-третє, занадто велика кількість документів ускладнює їх пошук та використання.

Саме тому у кожній установі періодично проводиться експертиза цінності документів. За її результатами справи розподіляються на такі, що підлягають постійному зберіганню, та такі, яким встановлено конкретний термін тимчасового зберігання. І коли цей термін для деяких справ вичерпується, вони готуються до знищення. Але не просто викидаються, а саме знищуються із дотриманням встановлених процедур.

Акт про вилучення для знищення складається спеціальною експертною комісією установи. До нього заносяться точні дані про справи, строк зберігання яких добіг кінця – їх номери, назви, крайні дати документів та кількість аркушів. Члени комісії підписуються у засвідчення цієї інформації. Сторонами при цьому виступають представники керівництва, архівного, діловодного та інших причетних підрозділів установи.

Після складання акту, документи готуються до передачі на підприємство для знищення шляхом спалювання або шредерування. Цей процес також ретельно документується із складанням відповідного акту. Знищення є цілком законною процедурою за умови дотримання вимог і правил, визначених нормативними актами.

Загалом цей акт, не дивлячись на певну спантеличеність, є надзвичайно важливим документом, оскільки допомагає підтримувати належний порядок і систему в архівних фондах установи. Він захищає установу від накопичення зайвих, застарілих документів, раціоналізує роботу діловодної служби і дозволяє економити ресурси та приміщення під архів.

Приклади

АКТ про вилучення документів для знищення в Державній установі “Назва установи”

(Складений відповідно до статті 17 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Порядку знищення документів з відомостями, що становлять державну таємницю, затвердженого наказом Служби безпеки України від 19 березня 2001 року № 113)

Комісією Державної установи “Назва установи” у складі:

Голова комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада керівника установи

Члени комісії:

Прізвище, ім’я, по батькові, посада начальника архіву
Прізвище, ім’я, по батькові, посада начальника служби діловодства
Прізвище, ім’я, по батькові, посада юрисконсульта

Відібрані до знищення справи тимчасового зберігання (75 років), строки яких минули:

№№ справ Заголовки справ Крайні Кількість Примітка дати аркушів

21-04 Особові справи 1968-1975 542 Строк звільнених працівників зберігання вичерпано

31-17 Накази з адміністративно- 1980-1985 283 Строк господарських питань зберігання вичерпано

Разом справ підлягає знищенню – 18 одиниць, за 1968-1985 роки, 825 аркушів.

Справи розброшуровані, внутрішня описова документація знищена.

Передані для подальшого знищення шляхом спалювання відповідно до вимог інструкції.

Голова комісії Особистий підпис І.І. Іваненко

Члени комісії Особисті підписи

Дата складання акту: 27 травня 2024 року

М.П.

Шаблон “Акт про вилучення документів для знищення” може мати такий вигляд:

Цей акт є важливим документом, який фіксує процес вилучення документів для їх подальшого знищення відповідно до вимог чинного законодавства України.

Акт про вилучення документів для знищення

[Місце складання акту]

[Дата]

№ [номер акту]

Акт про вилучення документів для знищення

[Назва архіву]

в особі [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], діючого на підставі [документ, що підтверджує повноваження],

складено цей акт про таке:

1. Комісія у складі:

[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – голова комісії;
[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії;
[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії,

провела експертизу цінності документів, що утворилися в діловодстві [назва установи], та постановила:

вилучити для знищення наступні документи:

№ п/п	Назва справи	Кількість томів	Кількість справ
1	[Назва справи]	[Кількість томів]	[Кількість справ]
2	[Назва справи]	[Кількість томів]	[Кількість справ]
3	[Назва справи]	[Кількість томів]	[Кількість справ]
…	…	…	…

2. Вилучені для знищення документи не належать до Національного архівного фонду України та не мають наукової, історичної, культурної чи іншої цінності.

3. Знищення документів буде проведено шляхом [спосіб знищення, наприклад, “спалення”, “подрібнення”].

4. На підставі вищевикладеного комісія вирішила:

вилучити для знищення документи, зазначені в пункті 1 цього акту;
скласти цей акт;
[вкажіть інші рішення комісії, наприклад, про проведення інструктажу з питань знищення документів, про призначення особи, відповідальної за знищення документів].

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

[Підпис]

Голова комісії

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

Члени комісії:

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

Примітки:

Цей шаблон акту про вилучення документів для знищення є базовим і може бути доповнений та змінений відповідно до потреб конкретного архіву.
У тексті акту необхідно вказати [місце складання акту], [дата], [номер акту], [назва архіву], [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], [назва установи], [кількість томів], [кількість справ], [спосіб знищення].
До акту можна додати опис справ, які вилучаються для знищення, з зазначенням їх тематики, хронології та інших характеристик.

Ось шаблон Акт про вилучення документів для знищення з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Акт про вилучення документів для знищення

Дата: [дата]

Ми, нижче підписані, [прізвище, ім’я, по батькові] – представник [назва архіву], провели інвентаризацію архівних справ та виявили наступні документи, які підлягають знищенню:

[назва документа] від [дата] № [номер]
[назва документа] від [дата] № [номер]
…

Вилучення документів для знищення проведено відповідно до вимог ст. 16 Закону України “Про архівні установи та Національний архівний фонд”, ст. 17 Закону України “Про документообіг”.

Документи, які підлягають знищенню, є застарілими, не мають історичної або наукової цінності, або є дублікатами інших документів.

Ми, нижче підписані, підтверджуємо, що всі заходи для збереження документів були вжиті, але вони не можуть бути збережені через їхній стан або відсутність цінності.

У зв’язку з цим, ми, нижче підписані, вирішили вилучити документи для знищення та повідомити про це до відповідних органів.

Представник архіву: [прізвище, ім’я, по батькові]

Дата: [дата]

Примітка: Акт про вилучення документів для знищення повинен бути підписаний представником архіву та скріплений печаткою.

Приклад заповнення:

Акт про вилучення документів для знищення

Дата: 25.04.2023

Ми, нижче підписані, О.О. Петров – представник Державного архіву міста Києва, провели інвентаризацію архівних справ та виявили наступні документи, які підлягають знищенню: