Акт про відсутність співробітника на роботі

Акт про відсутність співробітника на роботі може бути використаний як підстава для дисциплінарних заходів, у тому числі і для звільнення. Він також може служити доказом у судових спорах, пов’язаних з трудовими відносинами. Цей документ, зазвичай, складається у письмовій формі та містить фіксацію конкретних дат та часу відсутності працівника.

Для складання акта про відсутність співробітника на роботі важливо мати чіткі докази та записи про відсутність працівника. Це можуть бути записи з систем контролю доступу, відмітки у табелі обліку робочого часу, свідчення колег або інші докази.

Сторонами в цьому документі є роботодавець або уповноважена ним особа та, за можливості, сам співробітник, хоча його підпис зазвичай не є обов’язковим, особливо у випадках, коли співробітник не може або не хоче брати участь у складанні акта.

Вимоги до оформлення акта включають точне вказівку дати та часу складання документа, детальний опис обставин відсутності співробітника, посилання на докази цієї відсутності, інформацію про спроби зв’язатися зі співробітником (якщо такі були), а також підписи уповноважених осіб роботодавця. У деяких випадках до акта може бути додано заяву від колег або керівників відділів, які можуть підтвердити відсутність співробітника.

Зазвичай акт складає керівник відділу або HR-менеджер. Це робиться у випадках, коли відсутність співробітника порушує трудову дисципліну або викликає необхідність вжиття певних заходів з боку роботодавця.

Такий акт є важливим інструментом у регулюванні трудових відносин, дозволяючи роботодавцю дотримуватися трудового законодавства та вживати заходів щодо забезпечення трудової дисципліни.

Приклади

Акт про відсутність співробітника на роботі

Місто, дата

Ми, нижчепідписані,

[Ім’я, прізвище, посада] [найменування юридичної особи], що діє на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з однієї сторони, та

[Ім’я, прізвище, посада] [найменування юридичної особи], що діє на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з другої сторони,

уклавши між собою [найменування договору], прийшли до наступного:

1. [Прізвище, ім’я, по батькові] [посада] [найменування юридичної особи] [дата] відсутній на робочому місці.

2. [Ім’я, прізвище, посада] [найменування юридичної особи], що є безпосереднім керівником [прізвище, ім’я, по батькові], здійснює необхідні заходи для встановлення причин відсутності [прізвище, ім’я, по батькові] та забезпечення збереження його робочого місця.

3. Цей Акт складено у двох примірниках, один з яких зберігається у [найменування юридичної особи], а другий — у [прізвище, ім’я, по батькові].

[Підписи сторін]

Приклад заповнення

Місто Київ

28 грудня 2023 року

Ми, нижчепідписані,

[Іван Іванович Іванов], директор Товариства з обмеженою відповідальністю “Альфа”, що діє на підставі Статуту, з однієї сторони, та

*[Петро Петрович Петров], начальник відділу маркетингу Товариства з обмеженою відповідальністю “Альфа”, що діє на підставі Статуту, з другої сторони,

уклавши між собою Договір про працю № 1 від 20 липня 2023 року,

прийшли до наступного:

1. [Іванов Іван Іванович], менеджер з маркетингу Товариства з обмеженою відповідальністю “Альфа”, відсутній на робочому місці 28 грудня 2023 року.

2. [Петро Петрович Петров], начальник відділу маркетингу Товариства з обмеженою відповідальністю “Альфа”, здійснює необхідні заходи для встановлення причин відсутності [Іванов Іван Іванович] та забезпечення збереження його робочого місця.

3. Цей Акт складено у двох примірниках, один з яких зберігається у Товаристві з обмеженою відповідальністю “Альфа”, а другий — у [Іванов Іван Іванович].

[Підписи сторін]

Особливості заповнення Акту про відсутність співробітника на роботі:

• У пункті 1 Акту необхідно вказати прізвище, ім’я, по батькові співробітника, його посаду та назву юридичної особи, в якій він працює.
• У пункті 2 Акту необхідно вказати, що співробітник відсутній на роботі, а також дату відсутності.
• У пункті 3 Акту необхідно вказати, що безпосередній керівник співробітника здійснює необхідні заходи для встановлення причин відсутності співробітника та забезпечення збереження його робочого місця.
• Акт про відсутність співробітника на роботі повинен бути складений у двох примірниках, один з яких зберігається у юридичній особі, а другий — у співробітника.

Акт про відсутність співробітника на роботі є доказом того, що співробітник був відсутній на роботі в певний період часу.

Згідно з ч. 1 ст. 34 Кодексу законів про працю України працівник зобов’язаний виконувати роботу, визначену трудовим договором, чесно і сумлінно, дотримуватися трудової дисципліни.

У разі відсутності працівника на роботі без поважних причин власник або уповноважений ним орган має право застосувати до нього дисциплінарне стягнення відповідно до вимог Кодексу законів про працю України.

Створення шаблону “Акта про відсутність співробітника на роботі” вимагає врахування відповідних аспектів трудового законодавства України. Такий документ використовується роботодавцями для офіційної фіксації фактів невиправданої відсутності співробітника на робочому місці. Ось як може виглядати шаблон акта:

АКТ ПРО ВІДСУТНІСТЬ СПІВРОБІТНИКА НА РОБОТІ

Дата складання: [дата]
Місце складання: [адреса організації]

1. Відомості про організацію

Найменування організації: [повне найменування організації]
Юридична адреса: [адреса]
Код ЄДРПОУ: [номер]

2. Відомості про співробітника

Прізвище, ім’я, по батькові: [ПІБ співробітника]
Посада: [посада співробітника]
Підрозділ: [назва підрозділу або відділу]

3. Опис відсутності

Встановлено, що [ПІБ співробітника] відсутній на робочому місці без поважних причин з [дата початку відсутності] по [дата закінчення відсутності], що є порушенням трудової дисципліни відповідно до статті 147 Кодексу законів про працю України.

4. Дії щодо встановлення відсутності

[Опис заходів, вжитих для встановлення факту відсутності, включаючи спроби зв’язатися зі співробітником, свідчення свідків тощо]

5. Підписи

Директор організації (або уповноважена особа):
[ПІБ, посада]

[Якщо можливо, підпис співробітника, який був відсутній]
[ПІБ співробітника]

Приклад заповнення:

Дата складання: 28 грудня 2023 року
Місце складання: м. Київ, вул. Робоча, 10

Цей шаблон є узагальненим і може бути адаптований в залежності від конкретної ситуації та вимог законодавства. Важливо, щоб всі суттєві деталі були відображені в акті, та що він відповідає чинному законодавству України.

Ось ще один шаблон Акта про відсутність працівника на роботі відповідно до законодавства України:

АКТ про відсутність працівника на роботі

м.

“___”20__р.

Комісія у складі: Голови комісії – (посада, ПІБ) Членів комісії:

1. (посада, ПІБ)
2. (посада, ПІБ) склала цей акт про те, що працівник (посада, ПІБ) ““20 р. був відсутній на робочому місці без поважних причин.

Згідно з графіком роботи працівник повинен був приступити до виконання посадових обов’язків о __ годині __ хвилин.

Фактично працівник приступив до роботи о __ годині __ хвилин.

Тривалість відсутності на роботі без поважних причин склала ___ годин(-у) ___ хвилин.

Цей факт є порушенням трудової дисципліни згідно зі ст. 147 КЗпП України.

Підписи членів комісії: Голова комісії (підпис) Члени комісії: (підпис) (підпис)

З актом ознайомлений *// р. (ПІБ працівника)

Отже, в акті зазначають прізвища членів комісії, ПІБ та посаду відсутнього працівника, дату та час його відсутності, тривалість, посилання на законодавство. Акт підписують члени комісії та працівник.