Акт про відсутність на роботі без поважних причин

Складання акту про відсутність на роботі без поважних причин – це не просто механічний процес заповнення бланку. Це складна процедура, яка вимагає уваги до деталей, розуміння юридичних нюансів та вміння об’єктивно оцінювати ситуацію. Кожен такий акт – це потенційний доказ у можливому трудовому спорі, тому його оформлення має бути бездоганним з юридичної точки зору.

Основна мета складання акту – це документальне підтвердження факту відсутності працівника на робочому місці. Однак за цією простою метою криється ціла низка важливих аспектів. Акт може стати підставою для накладення дисциплінарного стягнення, включаючи догану або навіть звільнення у випадку систематичних порушень. Він також може бути використаний при розрахунку заробітної плати, адже час відсутності без поважних причин не оплачується.

Складання акту відбувається за певних умов. Перш за все, має бути встановлено факт відсутності працівника на робочому місці. Це може бути зафіксовано безпосереднім керівником, працівниками відділу кадрів або службою охорони підприємства. Важливо, щоб відсутність була зафіксована не просто на початку робочого дня, а протягом всього періоду, коли працівник мав бути на роботі згідно з графіком.

Сторонами у процесі складання акту виступають представники роботодавця – зазвичай це безпосередній керівник відсутнього працівника, представник відділу кадрів та ще одна незалежна особа, яка може підтвердити факт відсутності. Важливо, щоб усі ці особи були неупередженими та мали можливість об’єктивно оцінити ситуацію.

Вимоги до оформлення акту про відсутність на роботі без поважних причин не є строго регламентованими законодавством, але існують усталені практики його складання. Документ має містити повну інформацію про працівника, включаючи його ПІБ, посаду, структурний підрозділ. Обов’язково вказується дата та час, коли було виявлено відсутність працівника, а також тривалість цієї відсутності. Важливо також зазначити, чи були спроби зв’язатися з працівником та який був результат цих спроб.

Процес складання акту вимагає певної послідовності дій. Спочатку встановлюється факт відсутності працівника. Потім проводиться перевірка, чи не було заздалегідь поданих заяв на відпустку або лікарняний. Якщо таких документів немає, складається акт. При цьому важливо уникати емоційних оцінок та суб’єктивних суджень. Акт має бути максимально нейтральним та фактологічним.

Особливу увагу слід приділити формулюванням у акті. Замість “працівник прогуляв роботу” краще використовувати фразу “працівник був відсутній на робочому місці без поважних причин”. Така обережність у формулюваннях допоможе уникнути звинувачень у упередженості або порушенні прав працівника.

Після складання акту важливо ознайомити з ним працівника, коли він з’явиться на роботі. Це дає можливість працівнику надати пояснення щодо своєї відсутності. Якщо працівник відмовляється підписувати акт, це також фіксується окремим записом з підписами свідків.

Акт про відсутність на роботі без поважних причин – це не просто формальний документ. Це важливий елемент у системі трудових відносин, який допомагає підтримувати дисципліну та порядок на робочому місці. Водночас, він є гарантією справедливості, адже дає можливість працівнику пояснити причини своєї відсутності перед тим, як будуть застосовані будь-які санкції.

У сучасному світі, де форми зайнятості стають все більш гнучкими, а межі між робочим та особистим часом розмиваються, роль таких документів як акт про відсутність на роботі без поважних причин може здаватися дещо архаїчною. Однак саме такі чіткі та формалізовані процедури допомагають зберігати баланс у трудових відносинах, захищаючи інтереси як роботодавців, так і працівників.

Приклади

Акт
про відсутність на роботі без поважних причин

м. [назва міста] [дата складання акту]

Ми, що нижче підписалися:
1. [ПІБ, посада]
2. [ПІБ, посада]
3. [ПІБ, посада]

склали цей акт про наступне:

[дата, наприклад “20 вересня 2023 року”], о [час, наприклад “09:00”] годині було встановлено, що працівник [ПІБ працівника повністю], який обіймає посаду [назва посади] у [назва відділу/підрозділу], відсутній на робочому місці.

Відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених наказом № [номер] від [дата], робочий день працівника [ПІБ] починається о [час початку робочого дня] та закінчується о [час закінчення робочого дня].

Станом на [час складання акту, наприклад “17:00”] працівник [ПІБ] так і не з’явився на робочому місці. Жодних попередніх заяв про відпустку, відрядження чи іншу відсутність від працівника не надходило. У відділі кадрів відсутні будь-які документи, що могли б пояснити відсутність працівника (лікарняний лист, заява про відпустку тощо).

Спроби зв’язатися з працівником за номером телефону [номер телефону], вказаним у особовій справі, не мали успіху. На дзвінки та повідомлення працівник не відповідав.

Цей акт складено на підставі статті 139 Кодексу законів про працю України, яка зобов’язує працівників працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження власника або уповноваженого ним органу, додержувати трудової і технологічної дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна власника, з яким укладено трудовий договір.

Відповідно до статті 147 Кодексу законів про працю України, за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано один з таких заходів стягнення: 1) догана; 2) звільнення.

Зміст акту підтверджуємо особистими підписами:

1. [підпис] [ПІБ]
2. [підпис] [ПІБ]
3. [підпис] [ПІБ]

З актом ознайомлений(а):
[підпис працівника] [ПІБ працівника] [дата ознайомлення]

або

Від підпису про ознайомлення з актом працівник [ПІБ] відмовився, про що свідчать наші підписи:

1. [підпис] [ПІБ]
2. [підпис] [ПІБ]
3. [підпис] [ПІБ]

Пояснення працівника щодо причин відсутності на робочому місці:
[залишити місце для власноручного пояснення працівника або вказати “від надання пояснень працівник відмовився”]

Примітка: Цей акт складено у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, другий – у безпосереднього керівника працівника. Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, дисциплінарне стягнення застосовується власником або уповноваженим ним органом безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку.

Акт

Ми, що нижче підписалися, [посада, ПІБ особи 1], [посада, ПІБ особи 2], склали цей акт про те, що [дата] працівник [ПІБ працівника, посада] був відсутній на робочому місці з [час початку відсутності] до [час завершення відсутності] без поважних причин.

Відповідно до статті 139 та статті 149 Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний дотримуватися трудової дисципліни, а також надавати пояснення у разі порушення трудової дисципліни. Відсутність працівника на робочому місці була зафіксована у присутності свідків: [ПІБ свідка 1, посада], [ПІБ свідка 2, посада].

Цей акт складено у двох примірниках: один примірник передається на ознайомлення працівнику, інший залишається у відділі кадрів.

Підписи:

[Підпис] [ПІБ особи 1]

[Підпис] [ПІБ особи 2]

Свідки:

[Підпис] [ПІБ свідка 1]

[Підпис] [ПІБ свідка 2]

Працівник ознайомлений:

[Підпис або примітка “від підпису відмовився”]

Приклад заповнення:

Акт

Ми, що нижче підписалися, начальник відділу кадрів, Петров Іван Іванович, інспектор з кадрів, Сидоренко Олена Василівна, склали цей акт про те, що 03.09.2024 працівник Ковальчук Марина Андріївна, бухгалтер, була відсутня на робочому місці з 09:00 до 17:00 без поважних причин.

Відповідно до статті 139 та статті 149 Кодексу законів про працю України, працівник зобов’язаний дотримуватися трудової дисципліни, а також надавати пояснення у разі порушення трудової дисципліни. Відсутність працівника на робочому місці була зафіксована у присутності свідків: Іванов Андрій Петрович, головний бухгалтер, Сміт Юлія Олександрівна, юрисконсульт.

Цей акт складено у двох примірниках: один примірник передається на ознайомлення працівнику, інший залишається у відділі кадрів.

Підписи:

[Підпис] Петров Іван Іванович

[Підпис] Сидоренко Олена Василівна

Свідки:

[Підпис] Іванов Андрій Петрович

[Підпис] Сміт Юлія Олександрівна

Працівник ознайомлений:

[Підпис або примітка “від підпису відмовився”]

Шаблон акту про відсутність на роботі без поважних причин

[Найменування підприємства]

Акт

про відсутність на робочому місці без поважних причин працівника [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] , який займає посаду [посада] .

[Дата] , у [місто] , представники роботодавця:

• [Прізвище, ім’я, по батькові представника 1] , [посада] ;
• [Прізвище, ім’я, по батькові представника 2] , [посада] ;

склали цей акт про наступне.

[Дата] , працівник [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] був відсутній на робочому місці без поважних причин.

[Дата] , працівнику було надана можливість надати письмові пояснення щодо причин відсутності на робочому місці, однак він [вказати дію працівника: відмовився, не надав пояснень протягом встановленого терміну тощо].

Відсутність працівника на робочому місці без поважних причин та відмова надати пояснення фіксується як порушення трудової дисципліни.

Додатки:

• [Перелік додатків: копія розпорядження про надання пояснень, копії актів про відсутність на робочому місці за кожен день тощо].

[Дата] [Підписи представників роботодавця]

Приклад заповнення:

ТОВ “Будівельник”

Акт

про відсутність на робочому місці без поважних причин працівника Коваленко Олександра Миколайовича, який займає посаду муляра.

15 квітня 2023 року, у місті Київ, представники роботодавця:

• Петренко Іван Петрович, директор;
• Сидоренко Марія Іванівна, головний бухгалтер;

склали цей акт про наступне.

З 15 по 18 березня 2023 року працівник Коваленко Олександр Миколайович був відсутній на робочому місці без поважних причин.

19 березня 2023 року працівнику було надана можливість надати письмові пояснення щодо причин відсутності на робочому місці протягом 3 робочих днів, однак він відмовився це зробити.

Відсутність працівника на робочому місці без поважних причин та відмова надати пояснення фіксується як порушення трудової дисципліни.

Додатки:

• Копія розпорядження про надання письмових пояснень.
• Акти про відсутність на робочому місці за 15, 16, 17 та 18 березня 2023 року.

20 квітня 2023 року Підписи представників роботодавця

Зверніть увагу:

• Цей акт є одним з доказів порушення трудової дисципліни працівником і може бути використаний як підстава для застосування дисциплінарного стягнення.
• Перед складанням акта необхідно ознайомитись з Кодексом законів про працю України, зокрема зі статтями, що регламентують порядок застосування дисциплінарних стягнень.
• Рекомендується залучати до складання акта кількох свідків, які можуть підтвердити відсутність працівника на робочому місці.

Акт про відсутність на роботі без поважних причин

[Дата]

[Місце розташування]

[Назва підприємства/організації]

[Ім’я працівника], зайнятий на посаді [позиція], відсутній на робочому місці з [дата початку відсутності] по [дата кінця відсутності] без поважних причин.

Під час відсутності працівника на робочому місці, ми не отримали жодних повідомлень про причини його відсутності. Згідно з Законом України “Про працю” від 10 вересня 2005 року, стаття 34, працівник має бути присутнім на робочому місці, якщо не є причиною відсутності поважними причинами.

Ми просимо вас розглядати наше прохання про відсутність на роботі без поважних причин та прийняти рішення про дисциплінарну відповідальність працівника.

Приклади заповнення:

* [ім’я працівника] – ім’я працівника, що відсутній на робочому місці;
* [позиція] – посада, на якій працює працівник;
* [назва підприємства/організації] – назва підприємства/організації, де працює працівник;
* [місце розташування] – місце розташування підприємства/організації;
* [дата початку відсутності] – дата початку відсутності працівника на робочому місці;
* [дата кінця відсутності] – дата кінця відсутності працівника на робочому місці;
* [Дата] – дата подання акта про відсутність на роботі без поважних причин.

Повинні бути надані докази відсутності працівника на робочому місці без поважних причин.