Акт про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану

Сутність цього документа полягає в тому, що він фіксує факт ознайомлення працівника з наказом про його звільнення в умовах, коли особиста присутність працівника на підприємстві може бути неможливою або небезпечною. Акт стає своєрідним захисним механізмом як для роботодавця, так і для працівника, забезпечуючи документальне підтвердження того, що працівник був належним чином поінформований про своє звільнення та його умови.

Важливість цього документа важко переоцінити в ситуації, коли комунікація між працівником та роботодавцем може бути ускладнена через воєнні дії, евакуацію, пошкодження інфраструктури чи інші фактори, пов’язані з воєнним станом. Акт про ознайомлення з наказом про звільнення стає ключовим доказом у потенційних трудових спорах, які можуть виникнути після завершення воєнного стану, гарантуючи, що права працівника були дотримані, а процедура звільнення проведена з максимальним урахуванням складних обставин.

Складання такого акту відбувається за специфічних умов. По-перше, має бути введений воєнний стан на території України або в окремих її регіонах. По-друге, має бути виданий наказ про звільнення працівника. По-третє, існують обставини, які унеможливлюють стандартну процедуру ознайомлення працівника з наказом про звільнення, наприклад, неможливість особистої присутності працівника на робочому місці через евакуацію або інші причини, пов’язані з воєнним станом.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець та працівник. Роботодавець, в особі уповноваженого представника (зазвичай це може бути керівник підприємства, начальник відділу кадрів або інша уповноважена особа), складає акт, фіксуючи факт та спосіб ознайомлення працівника з наказом про звільнення. Працівник, хоча і не бере безпосередньої участі у складанні акту, є ключовою фігурою, оскільки саме його ознайомлення з наказом є предметом цього документа.

Вимоги до оформлення акту про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану не є чітко регламентованими законодавством, оскільки це відносно нова практика, викликана особливими обставинами. Проте, виходячи з загальних принципів діловодства та специфіки ситуації, можна виділити ключові елементи, які мають бути присутні в такому акті.

Перш за все, акт повинен містити повну назву підприємства, дату і місце складання. Важливо вказати, що документ складається в умовах дії воєнного стану, зазначивши відповідний указ Президента України про введення воєнного стану. Далі слід вказати осіб, які складають акт – їх повні імена, посади та підписи. В основній частині акту необхідно детально описати обставини ознайомлення працівника з наказом про звільнення – дату, спосіб ознайомлення (наприклад, шляхом надсилання скану наказу електронною поштою, зачитування тексту наказу по телефону, надсилання копії наказу поштовим відправленням тощо), реакцію працівника на ознайомлення з наказом, якщо така була отримана.

Особливу увагу слід приділити опису змісту наказу про звільнення, з яким ознайомлюється працівник. Необхідно точно вказати номер та дату наказу, дату звільнення, причину звільнення, а також будь-які додаткові умови чи зобов’язання, які містяться в наказі.

Акт має також містити інформацію про спроби зв’язатися з працівником, якщо такі були здійснені до моменту успішного ознайомлення з наказом, та результати цих спроб. Це може бути важливим у випадку, якщо виникне необхідність довести, що роботодавець вжив усіх можливих заходів для забезпечення прав працівника в процесі звільнення.

Складання акту зазвичай доручається працівникам кадрової служби підприємства або юристам, які мають досвід у сфері трудового права. Проте, в умовах воєнного стану, коли звичайні процедури можуть бути порушені, цей обов’язок може бути покладений на будь-якого уповноваженого представника роботодавця, який має можливість зафіксувати факт ознайомлення працівника з наказом про звільнення.

Важливо розуміти, що акт про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану не замінює собою сам наказ про звільнення. Він лише фіксує факт ознайомлення працівника з цим наказом та обставини, за яких це відбулося. Роботодавець все одно зобов’язаний дотримуватися встановлених законодавством процедур звільнення, наскільки це можливо в умовах воєнного стану.

У підсумку, цей документ є важливим інструментом захисту прав як працівника, так і роботодавця в непростих умовах воєнного стану. Він допомагає зберегти баланс між необхідністю дотримання трудового законодавства та реаліями, які диктує воєнний час. Правильно складений акт може стати ключовим доказом у випадку виникнення трудових спорів у майбутньому, допомагаючи встановити істину та захистити права обох сторін трудових відносин.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

АКТ
про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану

[Місце складання] [Дата складання]

Цей акт складено відповідно до Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” від 15.03.2022 № 2136-IX та Указу Президента України “Про введення воєнного стану в Україні” від [дата та номер актуального указу].

Ми, що нижче підписалися:
1. [ПІБ, посада]
2. [ПІБ, посада]
3. [ПІБ, посада]

склали цей акт про те, що [дата ознайомлення з наказом] працівника [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади] в [назва підприємства/установи/організації], було ознайомлено з наказом про звільнення.

Ознайомлення відбулося шляхом [вказати спосіб ознайомлення: надсилання скану наказу електронною поштою / зачитування тексту наказу по телефону / надсилання копії наказу поштовим відправленням тощо] за допомогою [вказати засіб комунікації: електронної пошти / телефонного зв’язку / поштового зв’язку тощо].

Зміст наказу про звільнення:
Наказ № [номер наказу] від [дата наказу]
Працівник [ПІБ] звільняється з посади [назва посади] з [дата звільнення]
Підстава звільнення: [вказати підставу, наприклад: за власним бажанням / за угодою сторін / у зв’язку із скороченням штату тощо]
[Вказати інші суттєві умови наказу, якщо такі є]

Реакція працівника на ознайомлення з наказом: [описати реакцію працівника, якщо така була отримана]

Через дію воєнного стану та [вказати конкретні обставини: наприклад, евакуацію працівника, неможливість особистої присутності на робочому місці тощо] стандартна процедура ознайомлення з наказом про звільнення є ускладненою/неможливою.

Спроби зв’язатися з працівником: [описати попередні спроби зв’язатися з працівником та їх результати, якщо такі були].

Цей акт складено з метою фіксації факту ознайомлення працівника з наказом про звільнення в умовах воєнного стану та є підтвердженням дотримання процедури звільнення [ПІБ працівника] відповідно до чинного законодавства України.

Акт складено у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу.

Підписи:
1. / [ПІБ]
2. / [ПІБ]
3. / [ПІБ]

До акту додається: копія наказу про звільнення [номер наказу] від [дата наказу].

Цей шаблон Акту про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану розроблений з урахуванням особливостей трудових відносин в умовах воєнного стану в Україні. При заповненні цього шаблону важливо звернути увагу на наступні моменти:

1. Дата і місце складання акту мають бути вказані чітко і точно, оскільки це важливо для документообігу та можливих майбутніх звернень до цього документа.

2. У преамбулі акту важливо вказати правові підстави для його складання. У нашому випадку це Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та актуальний Указ Президента України про введення воєнного стану.

3. Особи, які складають акт, повинні мати відповідні повноваження. Зазвичай це представники кадрової служби, керівництва підприємства або юридичного відділу.

4. При описі способу ознайомлення з наказом важливо бути максимально конкретним. Наприклад: “Ознайомлення відбулося шляхом надсилання скану наказу електронною поштою на адресу employee@example.com з корпоративної адреси hr@company.com”.

5. Зміст наказу про звільнення має бути викладений максимально детально. Важливо вказати номер та дату наказу, дату звільнення, підставу звільнення та інші суттєві умови.

6. Якщо була отримана реакція працівника на ознайомлення з наказом, її слід зафіксувати. Наприклад: “Працівник підтвердив отримання наказу відповідним листом-відповіддю та висловив згоду з умовами звільнення”.

7. Важливо чітко вказати, чому стандартна процедура ознайомлення з наказом є ускладненою або неможливою. Наприклад: “У зв’язку з евакуацією працівника з міста Маріуполя до Польщі через активні бойові дії в регіоні”.

8. Якщо були попередні спроби зв’язатися з працівником, їх слід детально описати. Наприклад: “15 червня 2024 року о 10:00 була здійснена спроба зв’язатися з працівником за номером телефону +380xxxxxxxxx, але телефон був поза зоною досяжності. 16 червня 2024 року на електронну адресу працівника було надіслано лист з проханням підтвердити можливість ознайомлення з наказом про звільнення”.

9. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні.

10. До акту обов’язково додається копія наказу про звільнення.

Пам’ятайте, що цей акт є важливим юридичним документом, який може бути використаний у випадку виникнення трудових спорів у майбутньому. Тому його складання вимагає уважності та дотримання всіх формальностей. Також важливо зазначити, що цей акт не замінює собою наказ про звільнення, а лише фіксує факт ознайомлення працівника з цим наказом в особливих умовах воєнного стану.

Акт про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану складається для фіксації факту ознайомлення працівника з наказом про його звільнення. Згідно з законодавством України, зокрема статтею 47 Кодексу законів про працю України, роботодавець зобов’язаний належним чином ознайомити працівника з наказом про звільнення, що є обов’язковою процедурою навіть під час воєнного стану.

Приклад акту:

Місто: [місто складання акту]
Дата: [дата складання акту]

Ми, що нижче підписалися:
[ПІБ посадової особи або членів комісії], у складі [перелічити осіб, присутніх під час складання акту], склали цей акт про те, що [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади], був(ла) ознайомлений(на) з наказом про його(її) звільнення від [дата наказу], номер наказу [вказати номер].

З наказом про звільнення [ПІБ працівника] ознайомлений(на) особисто, що підтверджується його(її) підписом.

Дата ознайомлення: [дата, коли працівник ознайомився з наказом].

У разі відмови працівника підписати наказ про звільнення, це також зазначається в акті:
[ПІБ працівника] відмовив(лася) від підпису, що підтверджується присутніми свідками:
[ПІБ та підписи свідків].

Цей акт складено у двох примірниках, один з яких залишається в особовій справі працівника, а інший — у кадровому підрозділі підприємства.

Підписи:
[ПІБ осіб, які складали акт, їх підписи]
[ПІБ працівника, його підпис]
[ПІБ свідків, за наявності, їх підписи]

Цей акт підтверджує факт ознайомлення працівника з наказом про звільнення або факт його відмови від підпису, що є важливим для дотримання процедур звільнення згідно з вимогами трудового законодавства України під час воєнного стану.

Шаблон Акта про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану

[Найменування підприємства, установи, організації]

Акт про ознайомлення працівника з наказом про звільнення

№ ___ від ___ листопада 2023 року

м. [Місто], вул. [Вулиця], буд. [Будинок]

Сьогодні, [дата], нами, нижче підписаними, було складено цей акт про те, що працівнику [Прізвище, ім’я, по батькові], який займає посаду [посада], було доведено до відома наказ про звільнення № [номер наказу] від [дата наказу] на підставі [вказати підставу звільнення, наприклад: п. 1 ст. 38 КЗпП України, Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»].

Працівник [Прізвище, ім’я, по батькові] ознайомлений зі змістом наказу та підтвердив це своїм підписом.

Члени комісії:

• [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], голова комісії
• [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], член комісії

Підписи:

Працівник: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Голова комісії: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Член комісії: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Пояснення:

• Найменування підприємства: Повна офіційна назва підприємства, де працює працівник.
• Дата: Дата складання акту.
• Працівник: Прізвище, ім’я, по батькові та посада працівника, який звільняється.
• Наказ: Номер і дата наказу про звільнення, а також підстава для звільнення.
• Ознайомлення: Фіксація факту ознайомлення працівника з наказом про звільнення.
• Члени комісії: Склад комісії, яка засвідчує ознайомлення працівника з наказом.
• Підписи: Підписи працівника, голови комісії та членів комісії.

Важливо:

• Законодавча база: Під час воєнного стану діє Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який вносить певні особливості у процедуру звільнення працівників.
• Ознайомлення: Ознайомлення працівника з наказом про звільнення є обов’язковою процедурою.
• Комісія: Створення комісії для фіксації факту ознайомлення є бажаним, але не обов’язковим.
• Підписи: Підписи всіх учасників процесу підтверджують факт ознайомлення.

Приклад заповнення:

Акт про ознайомлення працівника з наказом про звільнення

№ 6 від 18 листопада 2023 року

м. Київ, вул. Хрещатик, буд. 1

Сьогодні, 18 листопада 2023 року, нами, нижче підписаними, було складено цей акт про те, що працівнику Петрову Олегу Васильовичу, який займає посаду менеджера з продажу, було доведено до відома наказ про звільнення № 5 від 17 листопада 2023 року на підставі п. 1 ст. 38 КЗпП України.

Працівник Петров Олег Васильович ознайомлений зі змістом наказу та підтвердив це своїм підписом.

Члени комісії:

• Іванов Іван Іванович, начальник відділу кадрів, голова комісії
• Сидоренко Марія Іванівна, спеціаліст відділу кадрів, член комісії

Підписи:

Працівник: Петров Олег Васильович

Голова комісії: Іванов Іван Іванович

Член комісії: Сидоренко Марія Іванівна

Акт про ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану

[Назва організації], [адреса], [дата]

[ім’я та посада керівника]

Акт про ознайомлення [ім’я працівника], зареєстрованого під номером [номер працівника], з наказом про звільнення під час воєнного стану, підписаним [ім’я та посада керівника], від [дата підписання наказу].

Поводом для звільнення є порушення умов трудового договору, передбачених Законом України “Про працю” від 25.05.1992 року (стаття 34), та Законом України “Про воєнний стан” від 25.08.2014 року (стаття 14).

Керівник організації ознайомив працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану та пояснив причини звільнення.

Повноваження керівника організації на ознайомлення працівника з наказом про звільнення під час воєнного стану підтверджені підписом.

[ім’я та підпис керівника]

[ім’я та підпис працівника]

Такий акт є обов’язковим для виконання працівником з моменту його підписання.