Акт про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану

Сутність цього документа полягає в тому, що він фіксує факт отримання роботодавцем заяви працівника про звільнення в умовах, коли звичайні процедури припинення трудових відносин можуть бути ускладнені або навіть неможливі. Акт стає своєрідним захисним механізмом як для роботодавця, так і для працівника, забезпечуючи документальне підтвердження наміру працівника припинити трудові відносини та факту отримання цього наміру роботодавцем.

Важливість цього документа важко переоцінити в умовах, коли комунікація між працівником та роботодавцем може бути ускладнена через воєнні дії, евакуацію, пошкодження інфраструктури чи інші фактори, пов’язані з воєнним станом. Акт про отримання заяви про звільнення стає ключовим доказом у потенційних трудових спорах, які можуть виникнути після завершення воєнного стану.

Складання такого акту відбувається за специфічних умов. По-перше, має бути введений воєнний стан на території України або в окремих її регіонах. По-друге, працівник має виявити бажання звільнитися, подавши відповідну заяву. По-третє, існують обставини, які ускладнюють стандартну процедуру звільнення, наприклад, неможливість особистої присутності працівника на робочому місці через евакуацію або інші причини, пов’язані з воєнним станом.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець та працівник. Роботодавець, в особі уповноваженого представника (зазвичай це може бути керівник підприємства, начальник відділу кадрів або інша уповноважена особа), складає акт, фіксуючи факт отримання заяви про звільнення. Працівник, хоча і не бере безпосередньої участі у складанні акту, є ключовою фігурою, оскільки саме його заява є предметом цього документа.

Вимоги до оформлення акту про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану не є чітко регламентованими законодавством, оскільки це відносно нова практика, викликана особливими обставинами. Проте, виходячи з загальних принципів діловодства та специфіки ситуації, можна виділити ключові елементи, які мають бути присутні в такому акті.

Перш за все, акт повинен містити повну назву підприємства, дату і місце складання. Важливо вказати, що документ складається в умовах дії воєнного стану, зазначивши відповідний указ Президента України про введення воєнного стану. Далі слід вказати осіб, які складають акт – їх повні імена, посади та підписи. В основній частині акту необхідно детально описати обставини отримання заяви про звільнення – дату, спосіб отримання (наприклад, електронною поштою, через месенджер, поштовим відправленням тощо), зміст заяви. Важливо також зафіксувати причини, чому стандартна процедура звільнення неможлива або ускладнена.

Особливу увагу слід приділити опису змісту заяви працівника. Необхідно точно вказати дату, з якої працівник бажає бути звільненим, причину звільнення (за власним бажанням, за угодою сторін тощо), а також будь-які додаткові прохання чи вимоги, які працівник міг викласти у своїй заяві.

Акт має також містити інформацію про спроби зв’язатися з працівником, якщо такі були здійснені, та результати цих спроб. Це може бути важливим у випадку, якщо виникне необхідність довести, що роботодавець вжив усіх можливих заходів для забезпечення прав працівника в процесі звільнення.

Складання акту зазвичай доручається працівникам кадрової служби підприємства або юристам, які мають досвід у сфері трудового права. Проте, в умовах воєнного стану, коли звичайні процедури можуть бути порушені, цей обов’язок може бути покладений на будь-якого уповноваженого представника роботодавця, який має можливість зафіксувати факт отримання заяви про звільнення.

Важливо розуміти, що акт про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану не замінює собою наказ про звільнення. Він лише фіксує факт отримання заяви та обставини, за яких це відбулося. Роботодавець все одно зобов’язаний дотримуватися встановлених законодавством процедур звільнення, наскільки це можливо в умовах воєнного стану.

У підсумку, цей документ є важливим інструментом захисту прав як працівника, так і роботодавця в непростих умовах воєнного стану. Він допомагає зберегти баланс між необхідністю дотримання трудового законодавства та реаліями, які диктує воєнний час. Правильно складений акт може стати ключовим доказом у випадку виникнення трудових спорів у майбутньому, допомагаючи встановити істину та захистити права обох сторін трудових відносин.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

АКТ
про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану

[Місце складання] [Дата складання]

Цей акт складено відповідно до Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” від 15.03.2022 № 2136-IX та Указу Президента України “Про введення воєнного стану в Україні” від [дата та номер актуального указу].

Ми, що нижче підписалися:
1. [ПІБ, посада]
2. [ПІБ, посада]
3. [ПІБ, посада]

склали цей акт про те, що [дата отримання заяви] було отримано заяву про звільнення від працівника [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади] в [назва підприємства/установи/організації].

Заява надійшла [вказати спосіб отримання: електронною поштою / через месенджер / поштовим відправленням тощо] з електронної адреси / номера телефону / поштової адреси [вказати відповідні дані].

Зміст заяви: [детально описати зміст заяви, включаючи бажану дату звільнення, причину звільнення та будь-які додаткові прохання чи вимоги працівника].

Через дію воєнного стану та [вказати конкретні обставини: наприклад, евакуацію працівника, неможливість особистої присутності на робочому місці тощо] стандартна процедура звільнення є ускладненою/неможливою.

Спроби зв’язатися з працівником: [описати здійснені спроби зв’язатися з працівником та їх результати, якщо такі були].

Цей акт складено з метою фіксації факту отримання заяви про звільнення в умовах воєнного стану та є підставою для подальшого розгляду питання про припинення трудових відносин з [ПІБ працівника] відповідно до чинного законодавства України.

Акт складено у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу.

Підписи:
1. / [ПІБ]
2. / [ПІБ]
3. / [ПІБ]

До акту додається: копія заяви працівника про звільнення.

Цей шаблон Акту про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану розроблений з урахуванням особливостей трудових відносин в умовах воєнного стану в Україні. При заповненні цього шаблону важливо звернути увагу на наступні моменти:

1. Дата і місце складання акту мають бути вказані чітко і точно, оскільки це важливо для документообігу та можливих майбутніх звернень до цього документа.

2. У преамбулі акту важливо вказати правові підстави для його складання. У нашому випадку це Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та актуальний Указ Президента України про введення воєнного стану.

3. Особи, які складають акт, повинні мати відповідні повноваження. Зазвичай це представники кадрової служби, керівництва підприємства або юридичного відділу.

4. При описі способу отримання заяви важливо бути максимально конкретним. Наприклад: “Заява надійшла електронною поштою з адреси employee@example.com на корпоративну адресу hr@company.com”.

5. Зміст заяви має бути викладений максимально детально. Наприклад: “У заяві працівник просить звільнити його за власним бажанням з 15 червня 2024 року у зв’язку з виїздом за кордон. Також працівник просить виплатити йому всі належні при звільненні суми на банківський рахунок, вказаний у заяві”.

6. Важливо чітко вказати, чому стандартна процедура звільнення є ускладненою або неможливою. Наприклад: “У зв’язку з евакуацією працівника з міста Харкова до Польщі через активні бойові дії в регіоні”.

7. Якщо були спроби зв’язатися з працівником, їх слід детально описати. Наприклад: “10 червня 2024 року о 14:00 була здійснена спроба зв’язатися з працівником за номером телефону +380xxxxxxxxx, але телефон був поза зоною досяжності. 11 червня 2024 року на електронну адресу працівника було надіслано лист з проханням уточнити деталі звільнення, відповідь не отримано станом на момент складання акту”.

8. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні.

9. До акту обов’язково додається копія заяви працівника про звільнення.

Пам’ятайте, що цей акт є важливим юридичним документом, який може бути використаний у випадку виникнення трудових спорів у майбутньому. Тому його складання вимагає уважності та дотримання всіх формальностей. Також важливо зазначити, що сам по собі цей акт не є підставою для звільнення працівника, а лише фіксує факт отримання заяви про звільнення в особливих умовах воєнного стану.

Акт про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану складається для фіксації факту подачі працівником заяви про звільнення. Під час воєнного стану особливості звільнення регулюються законодавством, зокрема статтею 4 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”. Важливо зафіксувати дату подання заяви та підстави для звільнення, якщо вони вказані працівником.

Приклад акту:

Місто: [місто складання акту]
Дата: [дата складання акту]

Ми, що нижче підписалися:
[ПІБ посадової особи або членів комісії], у складі [перелічити осіб, присутніх під час складання акту], склали цей акт про отримання заяви про звільнення від [ПІБ працівника], який обіймає посаду [назва посади].

[ПІБ працівника] подав(ла) заяву про звільнення за власним бажанням на підставі [вказати підстави, якщо вони зазначені в заяві, наприклад: сімейні обставини, переміщення в інший регіон через воєнні дії або інші причини].

Дата отримання заяви: [точна дата отримання заяви]
Заява зареєстрована в журналі вхідної документації під номером [вказати номер реєстрації].

Цей акт складений у присутності [ПІБ свідків, якщо такі є] для підтвердження факту отримання заяви про звільнення.

Підписи:
[ПІБ та підписи осіб, які складали акт]
[ПІБ працівника, який подав заяву, його підпис]
[ПІБ свідків, за наявності]

Цей акт підтверджує факт отримання заяви працівника про звільнення, що може бути використано як підтвердження дати подання заяви для обробки процесу звільнення відповідно до чинного законодавства України під час воєнного стану.

Шаблон Акта про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану

[Найменування підприємства, установи, організації]

Акт про отримання заяви про звільнення

№ ___ від ___ листопада 2023 року

м. [Місто], вул. [Вулиця], буд. [Будинок]

Сьогодні, [дата], нами, нижче підписаними, було складено цей акт про те, що від працівника [Прізвище, ім’я, по батькові], який займає посаду [посада], було отримано заяву про звільнення за власним бажанням.

Заява датована [дата] та містить прохання звільнити його/її з [дата] на підставі [вказати причину звільнення, наприклад: п. 1 ст. 38 КЗпП України, Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»].

Заява була складена у [кількість] примірниках:

• Один примірник залишається у працівника.
• Один примірник додається до особової справи працівника.

Члени комісії:

• [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], голова комісії
• [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], член комісії

Підписи:

Працівник: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Голова комісії: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Член комісії: (Прізвище, ім’я, по батькові)

Пояснення:

• Найменування підприємства: Повна офіційна назва підприємства, де працює працівник.
• Дата: Дата складання акту.
• Працівник: Прізвище, ім’я, по батькові та посада працівника, який звільняється.
• Заява: Інформація про дату складання заяви, причину звільнення та бажану дату звільнення.
• Примірники: Кількість примірників заяви та їх розподіл.
• Члени комісії: Склад комісії, яка засвідчує отримання заяви.
• Підписи: Підписи працівника, голови комісії та членів комісії.

Важливо:

• Законодавча база: Під час воєнного стану діє Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», який вносить певні особливості у процедуру звільнення працівників.
• Причина звільнення: У заяві необхідно чітко вказати причину звільнення.
• Термін звільнення: Працівник має право вказати бажаний термін звільнення.
• Оформлення: Акт про отримання заяви є обов’язковим документом, який фіксує факт подачі заяви про звільнення.

Приклад заповнення:

Акт про отримання заяви про звільнення

№ 5 від 17 листопада 2023 року

м. Київ, вул. Хрещатик, буд. 1

Сьогодні, 17 листопада 2023 року, нами, нижче підписаними, було складено цей акт про те, що від працівника Петрова Олега Васильовича, який займає посаду менеджера з продажу, було отримано заяву про звільнення за власним бажанням.

Заява датована 16 листопада 2023 року та містить прохання звільнити його з 20 листопада 2023 року на підставі п. 1 ст. 38 КЗпП України.

Заява була складена у двох примірниках: один примірник залишається у працівника, один примірник додається до особової справи працівника.

Члени комісії:

• Іванов Іван Іванович, начальник відділу кадрів, голова комісії
• Сидоренко Марія Іванівна, спеціаліст відділу кадрів, член комісії

Підписи:

Працівник: Петров Олег Васильович

Голова комісії: Іванов Іван Іванович

Член комісії: Сидоренко Марія Іванівна

Акт про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану

[Назва організації], [адреса], [дата]

[ім’я та посада керівника]

Акт про отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану, підписаного [ім’я працівника], зареєстрованим під номером [номер працівника], від [дата підписання заяви].

Заява працівника про звільнення під час воєнного стану була отримана внаслідок порушення умов трудового договору, передбачених Законом України “Про працю” від 25.05.1992 року (стаття 34), та Законом України “Про воєнний стан” від 25.08.2014 року (стаття 14).

У заяві працівник заявив про своє рішення звільнитися з посади [назва посади] з [дата звільнення] по [дата закінчення дії договору].

Керівник організації підтверджує отримання заяви працівника про звільнення під час воєнного стану та зобов’язується виконати умови звільнення.

Повноваження керівника організації на прийняття заяви працівника про звільнення під час воєнного стану підтверджені підписом.

[ім’я та підпис керівника]

[ім’я та підпис працівника]

Такий акт є обов’язковим для виконання працівником з моменту його підписання.