Акт недостачі товару

Існують різні форми акта недостачі, залежно від ситуації, в якій було виявлено недостачу. Наприклад, може бути акт недостачі при інвентаризації, при прийманні товару від постачальника, або при його відвантаженні покупцю. Форми цих документів можуть варіюватися, але всі вони містять основну інформацію про виявлену недостачу.

Цей документ необхідний для того, щоб зафіксувати фактичний стан справ і мати підстави для вирішення виниклих питань з недостачею товару. Він допомагає захистити права і інтереси як продавця, так і покупця, а також дозволяє вести облік товарів більш точно.

До оформлення акта недостачі товару в Україні пред’являються вимоги, зокрема він має містити:

• Повне найменування організації або ПІБ підприємця;
• Дату і місце складання документа;
• Підставу для складання акта (наприклад, результати інвентаризації);
• Опис недостачі товару з усіма відомостями про нього (назва, кількість, вартість);
• Причини недостачі, якщо вони відомі;
• Підписи відповідальних осіб.

Акт недостачі складається в момент виявлення недостачі товару, причому складається він зазвичай комісією, до складу якої входять представники обох сторін: постачальника і покупця або власника та зберігача товару. У випадках, коли недостача виявлена в процесі внутрішньої перевірки, комісія може складатися зі співробітників самої організації.

Вимоги до оформлення включають не тільки наявність всіх необхідних реквізитів і підписів, але й дотримання встановленої форми документу, якщо така існує за законодавством чи внутрішніми положеннями організації. Крім того, важливою є чіткість і точність внесення інформації, оскільки будь-які неточності можуть призвести до спорів між сторонами.

Приклади

Акт недостачі товару

[Найменування підприємства, яке виявило недостачу товару]

[Місцезнаходження підприємства, яке виявило недостачу товару]

[Дата]

[Найменування підприємства, в якому виявлена недостача товару]

[Місцезнаходження підприємства, в якому виявлена недостача товару]

Акт

Відносно недостачі товару

Ми, що нижче підписалися, представники [найменування підприємства, яке виявило недостачу товару] та [найменування підприємства, в якому виявлена недостача товару], склали цей акт про те, що під час інвентаризації товарних запасів [найменуванням підприємства, в якому виявлена недостача товару], були виявлені недостачі.

Нестачі товару полягають в наступному:

• [опис недостач]

У зв’язку з цим, [найменування підприємства, яке виявило недостачу товару] вимагає від [найменування підприємства, в якому виявлена недостача товару] провести розслідування причин недостачі та відшкодувати завдані збитки.

Представник підприємства, яке виявило недостачу товару: [Прізвище, ім’я, по батькові] [Посада] [Підпис]

Представник підприємства, в якому виявлена недостача товару: [Прізвище, ім’я, по батькові] [Посада] [Підпис]

Приклади заповнення

Приклад 1

Підприємство проводить планову інвентаризацію товарних запасів. Під час інвентаризації було виявлено, що кількість товару на складі не відповідає кількості товару, яка зазначена в бухгалтерських документах.

У цьому випадку акт недостачі товару може бути викладена наступним чином:

Акт

Відносно недостачі товару

Ми, що нижче підписалися, представники ТОВ «Альфа» та ТОВ «Бета», склали цей акт про те, що під час планової інвентаризації товарних запасів ТОВ «Бета» були виявлені недостачі.

Нестачі товару полягають в наступному:

• Нестача товару [найменування товару] в кількості [кількість] одиниць.

У зв’язку з цим, ТОВ «Альфа» вимагає від ТОВ «Бета» провести розслідування причин недостачі та відшкодувати завдані збитки.

Представник ТОВ «Альфа»:

[Прізвище, ім’я, по батькові] [Посада] [Підпис]

Представник ТОВ «Бета»:

[Прізвище, ім’я, по батькові] [Посада] [Підпис]

Примітки:

• Акт недостачі товару повинен бути складений у двох примірниках, один з яких залишається у підприємства, яке виявило недостачу товару, а другий – у підприємства, в якому виявлена недостача товару.
• У акті недостачі товару необхідно вказати:
  • найменування підприємства, яке виявило недостачу товару;
  • місцезнаходження підприємства, яке виявило недостачу товару;
  • дату акта;
  • найменування підприємства, в якому виявлена недостача товару;
  • місцезнаходження підприємства, в якому виявлена недостача товару;
  • опис недостач товару;
  • вимоги підприємства, яке виявило недостачу товару до підприємства, в якому виявлена недостача товару.

Нормативно-правові акти, що регулюють порядок виявлення та відшкодування недостачі товару:

• Цивільний кодекс України
• Закон України «Про захист прав споживачів»
• Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність»
• Інші нормативно-правові акти, які можуть застосовуватися залежно від характеру виявленої недостачі товару.

Ось шаблон Акта недостачі товару з посиланням на відповідні закони України та прикладом заповнення:

АКТ
недостачі товару

м. “___”20__р.

Комісія у складі:

ПІБ – посада
ПІБ – посада

склала цей акт про те, що при прийманні товару, а саме ___(найменування товару)___ за Товарно-транспортною накладною No___ від “___”20__ р., поставленого Постачальником (назва постачальника)___ за Договором No___ від “___”20__р., виявлено недостачу в кількості (цифрами і словами).

Відповідно до ст. 670 Цивільного кодексу України, Постачальник зобов’язаний негайно поповнити недостачу товару або повернути грошові кошти за недопоставлений товар.

Якщо недостача не буде поповнена в термін до “___” 20__ р., Покупець має право відмовитись від оплати вартості недопоставленого товару.

Підписи:
Від Покупця

Від Постачальника

Приклад заповнення:

АКТ
недостачі товару

м. Київ

15 лютого 2023р.

Комісія у складі:

Петренко П.П. – менеджер з постачання
Сидоренко І.І. – комірник

склала цей акт про те, що при прийманні товару, а саме цукру за Товарно-транспортною накладною No112 від 13.02.2023р., поставленого ПАТ “Цукорторг” за Договором No345 від 05.02.2023р., виявлено недостачу в кількості 150 кг (сто п’ятдесят кілограм).

Відповідно до ст. 670 Цивільного кодексу України, Постачальник зобов’язаний негайно поповнити недостачу товару або повернути грошові кошти за недопоставлений товар.

Якщо недостача не буде поповнена в термін до 20.02.2023р., Покупець має право відмовитись від оплати вартості недопоставленого товару.

Підписи:
Від Покупця Петренко П.П.
Від Постачальника Сидоренко І.І.

Оформлення Акту недостачі товару в Україні зазвичай регулюється нормами господарського законодавства, в тому числі Господарським кодексом України, а також іншими нормативними актами, які можуть встановлювати вимоги до ведення документації. Ось прикладний шаблон Акту недостачі товару, який може бути адаптований під конкретні потреби організації:

АКТ
недостачі товару № [номер акту]
[дата складання]

1. Організація (Підприємець): [Повна назва організації або ПІБ підприємця]
2. Місцезнаходження: [Адреса організації або місцезнаходження підприємця]
3. Підстава для складання акту: [Підстава, наприклад, “під час інвентаризації на складі”]
4. Обставини виявлення недостачі: [Опис обставин, за яких було виявлено недостачу]

5. Склад комісії:
– [ПІБ, посада, підпис]
– [ПІБ, посада, підпис]
– [ПІБ, посада, підпис]

6. Відомості про недостачу товару:
– Найменування товару: [назва товару]
– Одиниця виміру: [шт., кг, л, тощо]
– Кількість за документами: [кількість]
– Фактична кількість на складі: [кількість]
– Недостача: [кількість]
– Орієнтовна вартість недостачі: [сума]

7. Причини недостачі: [опис можливих причин недостачі]
8. Заходи, що були вжиті для запобігання недостачі: [опис заходів]
9. Рекомендації для запобігання подібних випадків в майбутньому: [опис рекомендацій]

Підписи сторін:

Зі сторони постачальника:
[ПІБ, посада, підпис]

Зі сторони покупця (одержувача):
[ПІБ, посада, підпис]

Цей акт складається в двох примірниках, по одному для кожної сторони.

Зауважте, що в залежності від ситуації та політики компанії, цей шаблон може зазнавати змін і бути доповнений додатковими розділами або деталями. Важливо, щоб вся інформація, включена в акт, була точною і відповідала дійсності.

Для конкретних законодавчих вимог та встановлення відповідності шаблону до чинного законодавства України рекомендується звертатися до юриста або відповідального за ведення документації фахівця у вашій організації.