Топ-5 решений для автоматизации юридических операций

Несколько лет назад автоматизация юридических процессов была трендом будущего. Сейчас это стало необходимостью, сообщает blog.casebook.ru

Автоматизация позволяет экономить время и деньги как крупным, так и небольшим фирмам, дает возможность юристам заниматься только сложными аналитическими задачами.К примеру, 67 процентов руководителей юридических отделов уверены, что использование технологий — основной источник эффективности правовой работы.

Автоматизация трансформирует бизнес и способствует экономическому росту, повышая эффективность работы. К примеру, мультинациональный инвестиционный банк JP Morgan создал ПО, которое за считанные секунды выполняет работу, на которую у юристов уходило 360 000 часов. Также, по данным IBM, использование ИИ сократило на 50 % общее время, которое их сотрудники тратили на изучение результатов поиска авторских прав.

Какие решения важны для оптимизации юридических процессов больше всего?

1. Чатботы

Чатботы — один из самых простых способов автоматизировать работу. К 2022 году роботы потенциально могут снизить глобальные затраты на ведение бизнеса более чем на 8 миллиардов долларов. Для сравнения, в 2017 году их применение снизило затраты на 20 миллионов долларов. Чатботы могут упростить доступ к информации и управление ею, анализируя документы, результаты юридической экспертиз и проверок, а также помогая с различными административными и связанными с человеческими ресурсами задачами. Неудивительно, что 80% компаний хотят внедрить чатботов до 2020 года.

Чатботы особенно полезны для B2C-компаний. Робот может консультировать клиентов, отвечая на простые вопросы. Чатбот также может осуществить первичную оценку запроса и отправить его нужному человеку, экономя время сотрудников и клиентов.

В качестве помощника в юридических фирмах робот часто выполняет следующие задачи:

• Подготовка документов на основе ответов в диалоге между юристом и ботом.
• Проверка договоров по предопределенным параметрам.
• Автоматизированный поиск по оцифрованным правовым данным в интернете.
• Консультация сотрудников по простым правовым вопросам, чтобы не отвлекать юристов по мелочам.
• Сбор и передача данных в различные корпоративные сервисы по существующим каналам интеграции.

2. Поиск и предоставление электронных документов

Процесс поиска и предоставления электронных документов позволяет найти и обработать нужную информацию за считанные секунды — это экономит время юристов и деньги. Помимо этого, сохраняются свойства содержимого и метаданные самих файлов, отметки о дате и времени, а также информация об авторе и получателе. По данным Jatheon Technologies, в облаке хранится до 30% относящейся к делу информации, которая будет просматриваться в ходе поиска и предоставления электронных документов в следующие несколько лет. В 2015 году в облаке хранилось лишь 5% такой информации. Ожидается, что к 2023 году рынок услуг по поиску и предоставлению электронных документов достигнет 17,32 миллиардов долларов.

Одним из примеров успешной реализации процесса поиска и предоставления электронных документов является File.one. Это решение, которое позволяет работать с данными из облака, локальных и сетевых хранилищ, а также из почтовых клиентов в одной комплексной системе. Использование предиктивного кодирования позволяет сильно сократить время, нужное для обработки больших объемов неструктурированных данных. Благодаря этому можно задавать сложные, точные поисковые запросы, пробовать разные комбинации, добавлять логические операторы, использовать контекстный поиск, теги, атрибуты файлов и метаданные. Также система поддерживает оптическое распознавание текста (OCR). Если документы хранятся в бумажном виде, можно загрузить в сервис их фото или сканы — система распознает символы, и файлы будут доступны для поиска не только по названию, но и по тексту.

3. Электронные системы учета времени и работ

Вопрос финансовых взаимоотношений между юридическими фирмами и их клиентами будет актуальным всегда. Сегодня юристы могут облегчить сам процесс учета услуг и времени, используя электронные системы, и обсуждать индивидуальные скидки с клиентами. В опросе, проведенном в 2017 году Gartner и Wolters Kluwer’s ELM Solutions, 31% опрошенных не были полностью удовлетворены тем, как ведется учет времени и оформляются сметы. Благодаря электронным системам, бизнес может получать оплату по счетам быстрее, без необходимости возиться с бумажными документами и чеками и разбираться с ошибками. Это также повышает эффективность работы и снижает расходы.

4. Автоматизация работы с документами

Согласно «/2015/january/2015-state-of-law-firm-market-report.html">Отчету о состоянии рынка юридических услуг», изданному Georgetown Law и Peer Monitor, одной из основных задач для юридического бизнеса остается повышение продуктивности. Автоматизация работы с документами позволяет четко отслеживать, на каком этапе обработки находится тот или иной документ, и принимать управленческие решения на основе отчетов.

Юристы часто тратят много времени на составление типовых документов. Такая работа сводится к простому копированию информации с риском ошибок ручного ввода. С помощью конструктора документов юристы могут создавать гибкие шаблоны документов. Они позволяют любому сотруднику собрать грамотный документ самостоятельно и не проверять его в дальнейшем. К примеру, использование сервиса Doc.one помогает на 40% сократить время, которое юристы тратят на рутинные задачи, путем создания шаблонов для регулярно используемых документов.

5. Электронный документооборот

Поставщики и покупатели проводят при помощи юристов тысячи транзакций ежедневно: подписывают договора, осуществляют поставки, отправляют друг друг документы. Эти процессы, которые можно было бы сделать за минуты, тянутся неделями.

Что делает систему электронного документооборота важным инструментом автоматизации?

• Снижение затрат на обработку счетов на 60% за счет того, что отпадает нужда в бумаге, распечатке, упаковке и отправке.
• Автоматическое соблюдение всех необходимых налоговых и юридических требований для каждого счета: это устраняет задержки в оплате из-за неправильно выставленных счетов.
• Сокращение количества вопросов от клиентов и поставщиков, связанных с недопониманием тех или иных моментов в счетах.
• Отсутствие штрафов за просроченную оплату счетов от подрядчиков. Счета доставляются быстрее, чем при отправке почтой.
• Возможность отправки счетов в любую страну мира, в любое время.

Есть много способов применить технологии для автоматизации юридических процессов в вашем бизнесе. Правильные инструменты помогают юридическим фирмам облегчить взаимодействие сотрудников друг с другом и с клиентами, а также повысить прозрачность бизнеса. Так можно сократить внутренние расходы, повышая в то же время прибыль. Автоматизируйте юридические процессы в своей фирме — иначе вас обойдут конкуренты, которые сделают это раньше вас.