Строки зберігання первинних документів

Скільки слід зберігати первинні документи, на основі яких формувалася первісна вартість самостійно зведеної будівлі, зарахованої до ОЗ? Які документи, пов’язані з будівництвом, потрібно зберігати в архіві підприємства?

Податківці в ІПК ДПС від 19.03.2021 р. №1067/ІПК/99-00-21-02-02-06 з метою визначення строку зберігання первинних документів, які стосуються діяльності суб’єктів господарювання, радять звертатися до наказу Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578.

Водночас для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені п. 44.3 та 44.4 ПКУ.

Зокрема, п. 44.3 ПКУ передбачено обов’язок зберігати первинні документи (документи, пов’язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи) не менше ніж 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.

Отже, платники податків повинні зберігати документи у строки, визначені Наказом №578. Але ці строки не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ.

У Наказі №578 визначено, що первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку й податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання та списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо), мають зберігатися не менше ніж 3 роки.

Три роки мають зберігатись і облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо).

При цьому окремих строків, що стосуються первинних документів, які використовуються для обчислення первісної вартості створеного ОЗ, у тому числі і будівництва, не передбачено.

Водночас строк зберігання 10 років встановлюється для документів (акти, огляди, доповідні записки, звіти) про хід будівництва, а також документів (акти, рішення, доповідні записки, довідки) про прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів.

А згідно з пп. 2.10 Наказу №578 відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, відлік строку зберігання документів, складених у 2014 році, розпочинається з 1 січня 2015 року.

Таким чином, первинні документи, на підставі яких визначається первісна вартість створеного об’єкта ОЗ (видаткові накладні, акти виконаних робіт), мають зберігатися протягом 3 років.

Також звертаємо увагу: податківці наголошували, що позаяк перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ, під час карантину зупиняється, то строки зберігання документів на період дії карантину також подовжуються.

Проте навіть якщо строк зберігання документів уже минув, просто так знищувати їх не можна! За наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передання на зберігання до архіву зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. І вилучення документів для знищення без попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Тобто знищити можна лише ті документи, на які є акт експертизи, що дозволяє таке знищення.

Автор новини: Станіслав Горбовцов

Джерело «Дебет-Кредит»