Соцсеть для набсовета. Как облегчить жизнь занятым людям или портал для топ-менеджеров

Виртуализация работы наблюдательного совета: как и зачем, рассказывает biz.nv.ua

Весной 2019 года в НДУ начал работать портал Наблюдательного совета. По своей сути, он работает как Фейсбук, в котором зарегистрированы все члены наблюдательного совета публичной компании и корпоративный секретарь. Зачем и как его создавали? Какие преимущества для работы наблюдательного совета от такой виртуализаци? И как именно онлайн-режим помогает сделать корпоративное управление эффективнее?

Недавно у меня было выступление на форуме корпоративных секретарей, где я презентовала диджитал-проект портала наблюдательного совета. После доклада ко мне подходили коллеги и интересовались этой темой, хотели узнать детали. Некоторые только сейчас узнали о существовании такого программного обеспечения, другие хотели услышать, как его внедрить, и поинтересоваться о нашем опыте использования портала.

Зачем нужен портал наблюдательного совета

Интерес к теме неудивителен, поскольку сегодня диджитализация бизнес-процессов — актуальна для многих компаний. Для Национального депозитария Украины — это одно из ключевых направлений развития: в начале августа будет запущена обновлённая IT-платформа депозитарного учёта DEPEND_Q, параллельно расширяется функционал web-сервиса Кабинет клиента НДУ.

Мы запустили портал набсовета в работу весной 2019 года и уже получили некоторый опыт.

Начнём с самого главного вопроса — что даёт такой портал топ-менеджерам, входящим в состав наблюдательного совета

1. Оперативность проведения заседаний. Все члены наблюдательного совета, как правило, люди занятые, работающие в разных компаниях. Поэтому одна из главных задач портала — помощь в организации заседаний. Обязательная опция — календарь с расписанием всех заседаний набсовета, комитетов и рабочих встреч. Через портал происходит оперативное оповещение всех членов набсовета. Это помогает организовать заседание день в день или даже в течение нескольких часов, если вопрос очень срочный и есть возможность собрать кворум.

Также есть возможность и дистанционного участия в заседаниях — для этого на портале можно проводить аудио- и видеоконференции. Таким образом, при наличии интернета и компьютера, планшета, либо мобильного телефона (в портале есть также опция для мобильного приложения) член наблюдательного совета может принять участие в заседании, находясь в любой точке мира.

2. Возможность качественной подготовки к заседанию. Обычно материалы к заседанию отправляются по электронной почте. Но у любого члена набсовета почтовый ящик заполнен сотнями писем. Пропустить сообщение с прикрепленными к нему нужными документами или потерять его в течение нескольких последующих дней довольно просто. Поэтому ещё одна важная функция портала — структурирование материалов. Для этого документы раскладываются по тематическим папкам, расположенным в хронологическом порядке. Это удобно. И это экономит время, как членам набсовета, так и корпоративному секретарю, который занимается организацией и подготовкой заседаний.

3. Эффективная коммуникация. Подготовка к заседанию — это не только чтение документов. Некоторые члены набсовета ведут переписку по электронной почте, обсуждая определённые вопросы. Нередко, к ней необходимо вернуться, но, опять-таки, она может затеряться среди других писем. В портале набсовета НДУ придумано решение — лента/чат. Обсуждения разбиты по темам и расположены в хронологическом порядке. В случае необходимости к ним можно возвращаться.

4. Оптимизация процедуры заочного голосования. Заочное голосование часто в компаниях организовано неудобно. Требуется отправить бюллетень члену наблюдательного совета, приехать к нему за подписью и привезти назад. Портал имеет функцию, которая предлагает сделать это электронным способом. Очевидно, что она будет особенно удобной для тех набсоветов, у которых в составе много нерезидентов. В НДУ таких нет, но часто члены набсовета бывают в заграничных командировках. Так что эта функция будет востребована.

Вот основные функции. Если использовать аналогию, то это похоже на Фейсбук для очень ограниченного количества пользователей. Например, в НДУ 7 членов наблюдательного совета. Вместе с корпоративным секретарём, который занимается организацией работы, они имеют доступ ко всей информации. Естественно, возникает вопрос безопасности. Защита высокого уровня создаётся процедурой двухфакторной авторизации.

Что может заставить компанию заняться созданием такого портала? Понимание того, что процессы, связанные с корпоративным управлением, проходят слишком неудобно, долго и не эффективно.

Как создавался портал наблюдательного совета

Сначала мы занялись поиском готовых программных решений. На украинском рынке нашлось не много предложений, некоторые из них не подходили. Стоимость других превышала те средства, которые мы планировали вложить в систему. В итоге портал был адаптирован силами IT-подразделения НДУ на основании корпоративного портала НДУ.

С технической точки зрения задача не была трудной. Нужно было, чтобы система выполняла несколько простых функций и имела несложный интерфейс — каждому члену наблюдательного совета должно быть интуитивно понятно, как пользоваться порталом.

Последнее немаловажно, поскольку, конечно же, для использования такой IT-платформы в повседневной работе требуется согласие прежде всего всех членов набсовета. В результате, понимание было найдено. Проект поддержал Игорь Митюков, председатель Наблюдательного совета НДУ:

«Мировой тренд диджитализации непосредственно влияет и на эффективность корпоративного управления. Поэтому запуск портала Наблюдательного совета НДУ — это шаг в верном направлении. Мой десятилетний опыт работы в зарубежных компаниях, в том числе независимым директором, подтверждает, что подобные системы, в числе прочего, повышают оперативность работы органов управления, их способность адекватно реагировать на возникающие риски, способствуя тем самым принятию оптимальных управленческих решений».

Как работает система

В настоящее время заседания Наблюдательного совета НДУ и его комитетов, как очные, так и заочные, проходят от 1 до 3 раз в месяц (количество проведенных заседаний зависит от периода года и процессов, которые происходят в работе организации). Весной это были вопросы, связанные с подготовкой к общему собранию акционеров, выплатой дивидендов, годовые отчёты по KPI, приведение деятельности общества в соответствии с новыми требованиям законодательства и т. п.

Самая востребованная на сегодня функция — информационная. Портал обеспечивает удобный и быстрый доступ к материалам, которые необходимы для подготовки к заседаниям. Например, когда Наблюдательный совет НДУ давал согласие на существенную сделку по приобретению серверного оборудования для усиления мощностей Центра обработки данных, использовались возможности портала для размещения материалов заседаний, в рамках которых проходило обсуждение вопроса. Для их информационной поддержки создавались папки с документацией (перечень вопросов, обоснования, тендерная документация, проекты решений и др.). Сформированные и подписанные после заседания протоколы также выкладываются на портале.

В итоге на поиск информации стало, действительно, тратиться гораздо меньше времени. Также члены набсовета начинают пользоваться лентами-чатами для обсуждения рабочих вопросов как более эффективным инструментом, нежели переписка в электронной почте. В планах на ближайшее время (осень) начать проведение заочных голосований в электронной форм

Автор статьи: Наталья Гончарук, корпоративный секретарь Национального депозитария Украины