Преимущества электронного документооборота

Исследования показывают, что сотрудники тратят до тридцати процентов своего времени на поиск документов. В среднем сотрудники теряют из-за этого более одного рабочего дня в неделю. Еще хуже: в 70% случаев поиск не увенчался успехом и документ создается заново. Большинство корпоративных данных дублируются на разных дисках. Документы передаются коллегам или внешним партнерам по электронной почте или через службы обмена файлами. Использование электронных документов, а также бухгалтерские программы можно обнаружить на сайте https://zvitmarket.com/medoc.

Система управления документами структурирует эти данные в электронные файлы, хранит их в соответствии с едиными критериями и гарантирует, что сотрудники смогут быстро найти нужную им информацию. Он также включает в себя автоматические рабочие процессы, которые направляют данные по компании и интегрируют их в бизнес-процессы. Вы уже нашли правильный путь к хранилищу документов?

Узнайте больше об основных преимуществах электронного управления данными:

• Они ускоряют поиск документов

Индексация и, следовательно, возможность поиска архивных документов — это основа и цель любого управления документами. Как только документ находится в DMS (системе управления документами), его можно быстро найти с помощью функции поиска. Прошли времена мучительного и трудоемкого просмотра различных папок и каталогов. Вы можете не только найти любой документ за считанные секунды, но и сразу увидеть, кто работал над документом. Вы сразу знаете, к кому обращаться, если у вас возникнут вопросы. Экономия времени, а вместе с ней и снижение трудозатрат, огромна.

• Разгрузите системы электронной почты

Для уточнения фактов и открытых вопросов, сколько электронных писем отправляется и принимается в вашей компании в день? Я согласен. Теперь представьте, если бы вы могли сократить это количество электронной почты на 90% или более. Это граничит с кошмаром, когда отправленное электронное письмо с вложенным документом становится 10 или 20 переадресованными электронными письмами - без знания того, был ли за это время изменен прикрепленный документ и как выглядел оригинал. Эта двусмысленность приводит к дальнейшим электронным письмам с вопросами, на которые, в свою очередь, необходимо ответить, и так далее. В итоге необходимое электронное письмо превратилось в неудобоваримый салат из 50 и более писем. Почему вы должны делать это по отношению к себе, своим сотрудникам и своей компании? Электронное управление данными помогает разъяснять факты и вопросы более прямо, быстро и таким образом, который не подвергается аудиту.3. Управляйте архивными базами данных и их версиями.

Экономьте время и нервы благодаря управлению версиями всех документов. Чертеж, концепция стратегии или шаблон электронного письма были отредактированы несколькими сотрудниками и сохранены в разных версиях: знаете ли вы с первого взгляда, что является оригиналом, а какая является текущей версией, и кто внес какие изменения и когда? С оцифрованными документами Система управления вы знаете это и многое другое. Каждый из документов существует только один раз и связан с другими объектами (поэтому в системе нет копий), включая журнал всех изменений, внесенных в документ. Защищенное от аудита архивирование ваших данных стало детской игрой и еще одним важным фактором экономии времени.

Оптимизированный рабочий процесс за счет автоматизированных процессов выпуска и маршрутизации также помогает мотивировать ваших сотрудников. Потому что они первыми замечают, когда работа действительно буксует. Требования соответствия выполняются автоматически. Один раз определите правовые нормы и требования соответствия в системе, и вы можете быть уверены, что все документы соответствуют этим требованиям.

Это также экономит ваши деньги и время, если вам не нужно иметь дело с властями и правовыми нормами, потому что требование было случайно забыто или проигнорировано.