Как юристы автоматизируют работу: опыт МегаФона, ЧТПЗ, Skolkovo Legal и Semenov&Pevzner

Когда юридический департамент работает качественно, быстро и при этом дешево — это мечта любого руководителя. Но как этого добиться? Самый очевидный ответ — автоматизировать рутинные задачи, которые отнимают время и не требуют экспертного вовлечения юристов. Единого подхода к автоматизации не существует, но есть гибкий инструмент, который подстраивается под задачи конкретного правового подразделения и может эффективно работать как в промышленном холдинге, так и в фирме, которая занимается защитой интеллектуальных прав, пишет 300.pravo.ru

Ниже - четыре кейса из разных отраслей, которые объединяет одно — все они реализованы с помощью системы автоматизации юридических процессов Case.pro.

МегаФон: работа в режиме «одного окна»

Штат: 172 юриста

Срок реализации проекта: 8 месяцев

Юристы МегаФона – одной из ведущих российских телекоммуникационных компаний – стали пионерами в сфере автоматизации. Правовой департамент – ключевое подразделение организации, которое обеспечивает бесперебойную работу других служб. Юристы взаимодействуют с региональными отделениями по претензионной и исковой работе, сотрудничают с госорганами, регулирующими деятельность компании, ведут работу по взысканию задолженности, консультируют и проводят экспертизу договоров.

Долгое время каждый из филиалов компании имел собственный штат юристов, что приводило к искусственному созданию избыточных вертикальных связей и усложняло отчетность. Приходилось разбираться с несистематизированными задачами и документами. Это сильно тормозило процессы.

В 2016 году представители МегаФона провели трансформацию правового департамента и внедрили сервис Case.pro. Основной целью было добиться, чтобы юристы получали от внутреннего заказчика (других департаментов и подразделений) четко сформулированные задачи, работали с ними в единой системе и контролировали затраченные на это время и деньги.

Теперь для каждого запроса в Case.pro создается проект, затем по нему формируются дела и задачи. Система фиксирует потраченное время и выставляет на основе тайминга счет, в котором учитывается ставка юриста, количество и сложность оказанных услуг. Это позволяет контролировать все изменения и оперативно обрабатывать тысячи запросов.

Благодаря автоматизации юристы сократили до 50% временных затрат по типовым процессам и увеличили значения KPI правовой функции в среднем на 15 пунктов. Юридический департамент выстроил взаимодействие со всей группой компаний: без дублирования процессов и без лишних затрат времени. Более того, автоматизировав внутренние процессы, МегаФон смог выйти со своими юридическими услугами на внешний рынок.

Результаты автоматизации

На 50% меньше времени стало уходить на составление и обработку типовых документов
34% рабочего времени экономят юристы на рутинных процессах
На 15 пунктов повысились значения KPIs правовой функции

ЧТПЗ: эффективная система учета судебно-претензионной работы

Штат: 100 юристов

Срок реализации проекта: 3 месяца

Группа ЧТПЗ – крупнейший российский производитель трубной продукции для разных отраслей промышленности. Закупка сырья, оборудования и реализация продукции ЧТПЗ осуществляется через множество договорных связей с поставщиками и подрядчиками. Контрагенты нередко нарушают принятые на себя обязательства: предоставляют некачественный товар, допускают просрочку оплаты и т.д. В связи с этим на предприятие ложится серьезная претензионно-исковая нагрузка.

В работе у юристов и бизнес-подразделений ЧТПЗ одновременно находится в среднем 10 000 претензий и более 600 судебных споров, а общая сумма судебных споров в промышленной группе превышает 13 млрд рублей.

При этом в холдинге не было единой системы учета претензионной и судебной работы. В части компаний учет велся в Excel, в остальных отсутствовал вовсе. Это затрудняло подготовку отчетности и не позволяло оценить эффективность юридической службы.

Юристы ЧТПЗ унифицировали процессы во всех компаниях и адаптировали под них Case.pro. В сервисе настроили уникальные карточки учета по претензиям, административным, коммерческим, налоговым спорам, исполнительному производству и банкротным делам. Каждая карточка содержит справочники и сценарии автоматизации: заполнение полей, исполнительных листов и автоматическая постановка задач на ответственных сотрудников. Сегодня все дела компаний группы ЧТПЗ размещены в одной системе.

Автоматизация коснулась также других направлений: автоматически формируемые шаблоны типовых документов, автоматическая выгрузка и рассылка отчетов, электронная база знаний, которая позволяет юристам работать совместно и без труда передавать друг другу дела.

Реализовать проект по автоматизации юристы смогли всего за 3 месяца. В холдинге появился единый порядок ведения судебной и претензионно-исковой работы, сроки, ответственные. Сопровождение претензионной работы было передано бизнес-подразделениям. Теперь подготовкой претензий в организации занимаются тысячи сотрудников.

Учет судебной работы и подготовка типовых документов отнимают в 10 раз меньше времени, а отчеты, которые раньше составлялись неделями, формируются за минуту. Юристы освобождены от рутинных задач и занимаются только основным функционалом — подготовка правовых позиций, представительство в судах и организация взыскания.

Результаты автоматизации

В 10 раз сократилось время на учет судебной работы и составление типовых документов
До 1 минуты сократилось время на подготовку отчетности, что раньше занимало 1 неделю
На 15% снизилась нагрузка на юристов

Skolkovo Legal: автоматизация бэк-офиса

Штат: 40 юристов и патентных поверенных

Срок реализации проекта: 2 месяца

Skolkovo Legal – один из мировых лидеров по предоставлению услуг в сфере интеллектуальной собственности. Компания создавалась для правового сопровождения проектов «Сколково», но постепенно расширила сферу оказания услуг на внешних клиентов.

Структура фирмы включает три подразделения: отдел патентования, который оказывает услуги по регистрации заявок на патенты, отдел корпоративного права, а также бэк-офис, который занимается организацией бизнес-процессов и взаимодействия между подразделениями компании.

До внедрения системы сотрудники обменивались информацией через электронную почту, а юристы бэк-офиса, которые занимаются контрактованием, вручную вели реестр заключенных договоров в Excel. Это отнимало время и сильно отвлекало их от основных задач.

С реестром было неудобно работать: накапливалось огромное количество несистематизированной информации. Еще одной серьезной проблемой был учет времени и затрат консультантов на выполнение заказов.

Теперь все заказы, поступающие в компанию, фиксируются в системе в виде карточек, которые включают номенклатуру услуги, данные контрагентов, количество законтрактованных часов и т.д. В карточке заказа сотрудники отмечают затраченное в рамках договорной работы время. Здесь же хранится весь набор документов по заказу, который автоматически поступает в единый электронный архив.

С помощью сценариев автоматизации сотрудники Skolkovo Legal настроили в Case.pro процедурные вопросы. К примеру, заключение сделки по оказанию услуг. При этом сотрудники не пользуются ни системами электронного документооборота, ни электронной почтой. Процесс согласования, контроль сроков, формирование отчетов – все это осуществляется в одном сервисе. Запросы в бухгалтерию на выставление счетов и актов также реализуются в Case.pro.

После внедрения системы юристы Skolkovo Legal смогли обрабатывать в 2 раза больше заказов с той же численностью штата.

Результаты автоматизации

В 2 раза больше заказов стали обрабатывать юристы без увеличения штата

Semenov&Pevzner: контроль и прозрачность

Штат: 19

Срок реализации проекта: 5 месяцев

Semenov&Pevzner специализируется на защите интеллектуальной собственности и работает с крупнейшими музыкальными, кинокомпаниями, правообладателями брендов и т.д. Фирма имеет агентскую сеть в 70 регионах России. Одновременно в работе у юристов может находиться более 10 000 судебно-претензионных дел. Чтобы контролировать такое количество информации, необходима автоматизация.

Представители Semenov&Pevzner настроили в Case.pro карточки дел, шаблоны документов, справочники и отчеты с учетом узкой специализации юридической фирмы. Для дел «на особом контроле» создали отдельный сценарий — все события и документы по таким кейсам автоматически направляются на электронную почту юристу.

Крайне важным был процесс автоматизации отчетности. Раньше юристы составляли отчеты вручную. Особенно остро вставал вопрос, когда сотрудник уезжал в командировку или уходил в отпуск, а компании срочно нужно было отчитаться перед клиентом. Теперь представители фирмы имеют оперативный доступ ко всей необходимой информации и в пару кликов выгружают отчеты по интересующим параметрам: выигранным делам, сумме компенсаций, затраченному времени, по регионам и т.д.

Руководство компании в любой момент может проверить, сколько дел в работе на территории конкретного субъекта РФ, а правообладатели — получить информацию по своему делу. Кроме этого, в Case.pro клиенты Semenov&Pevzner могут самостоятельно контролировать состояние дел в онлайн-режиме.

Сегодня сотрудники Semenov&Pevzner уже экономят с помощью Case.pro 15% рабочего времени и планируют в течение года увеличить этот показатель до 30%.

Результаты автоматизации

На 1 час меньше ежедневно тратят юристы на составление документов
На 3 часа меньше ежедневно тратят юристы на подготовку отчетов
30% рабочего времени экономят юристы на рутине

Автоматизация «из одного окна»

Эти истории — пример того, как важно найти гибкое решение, которое органично встроится в работу конкретной компании и будет отталкиваться не от технологий, а от целей, которые стоят перед юридической службой.

Case.pro объединяет в едином интерфейсе ключевые инструменты для автоматизации юридических процессов: учет и мониторинг изменений по делу, тайм-биллинг, управление задачами, автоматическое формирование отчетов и типовых документов, базу знаний, синхронизацию с КАД и другими внешними источниками. Это позволяет юристам эффективно автоматизировать работу, не переключаясь между программами — в единой инфраструктуре.