Как оптимизировать закупки канцтоваров для малого бизнеса

Даже в эпоху цифровизации бумага и канцелярские мелочи остаются незаменимыми. Но хаотичные закупки часто приводят к перерасходу бюджета и нехватке нужных товаров в самый неподходящий момент. Чтобы избежать этого, стоит выстроить систему закупок, которая экономит деньги и время.

Проведите аудит потребностей

Первый шаг к оптимизации – анализ. 

Полезный прием – разделить все позиции на три группы:

• обязательные (нужны всегда: бумага, скрепки, ручки);

• сезонные (для отчетных периодов, обучения, мероприятий);

• эпизодические (редкие покупки под разовые задачи).

Посмотрите, какие канцтовары использовались за последние 3–6 месяцев. Выявите позиции, которые заказываются чаще всего: бумага A4, картриджи, ручки, стикеры, папки, клей, маркеры. Отметьте, какие из них регулярно заканчиваются, а какие лежат невостребованными.

Стандартизируйте офисные закупки

Пусть у каждого сотрудника будет одинаковый базовый набор – это упростит закупки и контроль остатков. Например:

• один формат бумаги — A4;

• стандартные ручки (черные, синие) и маркеры;

• одинаковые папки для архивации;

• универсальные ластики, точилки, ножницы.

Чем меньше вариантов, тем проще планировать поставки и избегать лишних трат.

Заказывайте оптом и в одном месте

Малому бизнесу важно не только сэкономить, но и не распыляться на мелкие покупки. Лучше делать один объемный заказ раз в 1–2 месяца, чем еженедельно докупать по мелочи. Это:

• снижает стоимость доставки;

• позволяет получать скидки на объем;

• минимизирует вероятность «забыть купить».

Удобнее всего работать с универсальными поставщиками, где есть все нужное. Например, в магазине канцтоваров Экспресс-сервис можно заказать бумагу, канцтовары, упаковку и расходники в одном заказе.

Настройте внутреннюю систему контроля

В небольших командах удобно назначить одного ответственного за канцтовары. Он следит за остатками и формирует заказы. Можно завести таблицу или использовать трекеры – они показывают, какие запасы на исходе.

Также полезно установить «точку повторного заказа» - например, если осталось 2 упаковки бумаги A4, нужно дозаказать еще. Это поможет избежать форс-мажоров и незапланированных поездок в офлайн-магазин.

Покупайте у надежных поставщиков

Срыв поставки может парализовать работу на день. Поэтому важно выбирать надежного партнера. Один из таких – интернет-магазин «ЭКСПРЕСС-СЕРВИС». На сайте https://www.express-service.com.ua/ всегда в наличии бумага A4, базовые канцтовары, упаковка, быстрая доставка по всей Украине, скидки для корпоративных клиентов.