Як правильно відтворювати електронні документи на папері?

Що є оригіналом документа: його електронна версія, підписана кваліфікованим електронним підписом чи документ на паперів, що містить докладно ту саму інформацію?

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ч. 3 ст. 7 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг).

В електронних первинних документах мають бути всі обов’язкові реквізити, зазначені у ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", зокрема

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Зображення, що нагадує печатку із написом "ЕП" або "Електронний підпис" насправді не є печаткою, і відповідно не є реквізитом документа, а просто дизайн, що "нагадує" звичні паперові документи.

Отже, якщо при роздруку електронних документів відсутні дані, що містяться в сертифікатах кваліфікованого електронного підпису або печатки, наприклад, номер сертифікату, дата і час, то такий паперовий документ не можна вважати "ідентичним за документарною інформацією", оскільким він не відповідає вимогам ч. 3 ст. 7 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг".

Зразок коректної "візуалізації" електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом

Чи можна щоб інформація про підписи була роздрукована на окремому листочку і додана (підшита) до аркушів документа з основним змістом?

так, оскільки:

1. оригіналом є саме електронний документ, за допомогою якого можна підтвердити цілісність даних;

2. на сайті КНЕП ІДД ДПС взагалі роздруковується Протокол перевірки підписаних даних як окремий документ.

Автор консультації: Компанія "Інновації та Стабільність"