Як не втратити або компенсувати дні невикористаної відпустки

Усім працевлаштованим на будь-якому підприємстві, організації, установі і навіть, у фізичних осіб - покладається право на відпочинок, у тому числі, відпустку. Однак іноді, просто неможливо - в силу обставин, використовувати своє право на відпустку. Буває, що сам працівник віддає перевагу роботі замість відпочинку. Ситуації можуть бути різні - тому, в трудовому законодавстві, спрямованому на захист прав працівників, передбачена так звана «компенсація за невикористану відпустку». Як отримати компенсацію за відпустку? За яких обставин вона передбачена? Як розраховують відпускні при звільненні? Пропоную розглянути нижче.

Зміст:

• Коли надається право на таку компенсацію за невикористану відпустку?
• За яку відпустку виплачують компенсації, а за яку - ні?
• Розрахунок компенсації за невикористану відпустку
• Як оподатковується компенсація за невикористану відпустку?

Коли надається право на таку компенсацію за невикористану відпустку?

Компенсація відпустки при звільненні регулюється статтею 83 Кодексу законів про працю України (від 10.12.1971 р в чинній редакції, далі також - КЗпП), статтею 24 Закону України «Про відпустки» (далі так само - ЗУ «Про відпустки»), Постановою Кабінету Міністрів України від 8 лютого 1995 №100 «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» (далі також - ПКМУ №100). Корисними будуть і листи Міністерства праці та соціальної політики України (Мінсоцполітики) від 22.08.2008 р № 33/13 / 116-08 «З питань виплати компенсації за невикористані дні щорічної відпустки»; від 01.12.2016 р № тисяча шістсот двадцять чотири / 13 / 84-16 «Щодо розрахунку суми компенсації за невикористану відпустку при звільненні злісного прогульника»; лист від 19.01.2017 №132 / 0 / 101-17 / 284 (про компенсацію за дні соцвідпустки для осіб з дітьми або повнолітніми дітьми) - та інші.

Отже, у відповідності до норм вищевикладених статей, на компенсацію відпустки мають право працівники:

• при звільненні - а саме грошова компенсація днів невикористаної щорічної відпустки (як основної так і додаткової, якщо є) і днів невикористаної додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Аналогічні розрахунки і дні відпустки компенсуються, якщо працівник переводиться на інше підприємство і не виявляє бажання перерахувати цю компенсацію на рахунок іншого підприємства - куди переводиться. Ну і логічно - що цей же порядок розрахунку і компенсації використовується в разі смерті працівника - щоправда є деякі нюанси. Наприклад, одержувачем такої компенсації є спадкоємці, проте отримують вони компенсацію тільки після надання належних доказів смерті працівника і спорідненості з ним;
• не при звільненні - нараховується лише за бажанням працівника (фактично за його письмовою заявою) і тільки частина щорічної відпустки, якщо така частина є понад 24-и календарних днів. Працівникові не можуть бути компенсовані (просто так - не при звільненні) 24 дня щорічної відпустки (вони повинні бути йому надані), а так само не компенсуються (просто так - не при звільненні) дні дод. відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (див. лист Мінсоцполітики від 19.01.2017 №132 / 0 / 101-17 / 284).

Користуйтесь консультацією: Лікарняний під час відпустки: права і гарантії для працівника

В інших випадках, будь-яка компенсація (заміна) відпустки грошима не дозволяється (частина 3 статті 2 Закону України «Про відпустки»). Також категорично забороняється заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією особам до 18-ти років.

Терміну «давності», за які роки (чи це перший рік роботи, чи п'ятий) може виплачуватися така компенсація за невикористану відпустку - законодавство не встановлює.

Проте, врахуйте, ст. 80 КЗпП забороняє не надавати працівникові щорічну відпустку повною тривалістю протягом 2-х років поспіль, а також не надавати їх протягом робочого року особам віком до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими / важкими умовами або з особливим характером праці.

За яку відпустку виплачують компенсації, а за яку - ні?

1. ЩОРІЧНА ВІДПУСТКА - ЩВ (включає в себе основну щорічну + додаткову щорічну)

Зазвичай за кожен відпрацьований рік, працівникові надається щорічну основну та щорічну додаткову відпустку. А саме, особам, що працюють, надається право отримати певну кількість днів щорічної відпустки за повний рік:

• а саме, якщо ми говоримо про щорічну основну відпустку - то не менше ніж 24 календарних дні;
• якщо ми говоримо про щорічну додаткову відпустку - до 35 днів (конкретну кількість днів такої встановлюється в трудових договорах або колективних, або в законодавстві - і надається додатково до днів основної щорічної відпустки - «понад» їхньої кількості). Така щорічна доп.відпустка дається на виняткових підставах і таких видів:

• дод. щорічна відпустка - за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці (стаття 7 Закону України «Про відпустки»);
• дод. щорічна відпустка - за особливий характер праці (стаття 8 Закону України «Про відпустки»);
• інші дод. щорічні відпустки, передбачені законодавством (тут маються на увазі щорічні дод. відпустки про які сказано в профільних актах - наприклад - для держслужбовців або медичних працівників, перерахованих в п. «н» ч. 1 ст. 77 Основ законодавства України про охорону здоров'я від 19.11 .1992 р і.т.д.).

Щорічна дод. відпустка - навіть якщо присутні кілька підстав для дод. відпустки, або ж є підстави для більшої тривалості основної відпустки - обмежений наступними рамками (ст. 10 ЗУ «Про відпустки»):

• загальна тривалість щорічних основних та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів;
• для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах така загальна тривалість не повинна перевищувати - 69 календарних днів.

NB: При розрахунку днів щорічної відпустки важливо пам'ятати, що повний рік роботи певного працівника рахується з дня укладення трудового договору (тобто, фактично з дня прийняття його на роботу). Такий повний рік не є календарним роком (з 01.01 до 31.12). Тобто у кожного працівника - своя дата початку робочого року.

Користуйтесь консультацією: Як притягнути працівника до матеріальної відповідальності

2. СОЦІАЛЬНА ВІДПУСТКА, а саме дод. відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (стаття 19 Закону України «Про відпустки»).

Зверніть увагу на те, що потрібно розрізняти щорічну відпустку (в якій є, і дод., і основна щорічна), і ось цю - додаткова відпустка працівникам з дітьми (або повнолітніми дітьми - особами з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи). Хоча є плутанина, спровокована словом «додаткова» - ось цей тип відпустки (відпустка працівникам з дітьми (або повнолітніми дітьми)) - не є щорічною, а є соціальною. У зв'язку з цим - період року, за який така відпустка нараховується - є календарним роком (тобто з 01.01 до 31.12), на відміну від щорічної відпустки.

Говорячи детально, відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи надається щорічно:

• жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, або яка усиновила дитину;
• матері особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
• одинокі матері дитини або особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
• батькові дитини або особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, який виховує її без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
• особі, яка взяла дитину під опіку чи взяла особу з інвалідністю з дитинства підгрупи а I групи;
• одному з прийомних батьків.

Така додаткова (соціальна) оплачувана відпустка надається тривалістю 10 календарних днів без урахування святкових і неробочих днів на рік. Однак - при наявності навіть декількох підстав для надання цієї відпустки, її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів.

За інші види відпусток - а це:

• додаткові відпустки у зв'язку з навчанням (статті 13, 14 і 15 Закону України «Про відпустки»);
• творчу відпустку (ст.16 ЗУ «Про відпустки»);
• відпустку для підготовки та уч. у змаганнях (стаття 16-1 Закону України «Про відпустки»);
• інші, крім вище зазначеного з соціальних відпусток: відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 17 ЗУ «Про відпустки»); відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (стаття 18 ЗУ «Про відпустки»); відпустку у зв'язку з усиновленням дитини (стаття 18-1 ЗУ «Про відпустки»);
• відпустки без збереження з/п (статті 25, 26 Закону України «Про відпустки»);
• відпустки передбачені законодавством, колективним договором, угодою та трудовим договором;
• компенсація невикористаної частини (чи це при звільненні, чи за бажанням) - не здійснюється.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку

Розрахунок відпускних при звільненні відбувається згідно з порядком, встановленим в Постанові КМУ №100. Цей порядок розрахунку компенсації за невикористані дні відпустки ідентичний порядку розрахунку відпускних.

Згідно з його розпорядженням, при розрахунку середньої заробітної плати за кожен невикористаний день відпустки, потрібно слідувати таким правилам:

- БАЗОВЕ ПРАВИЛО №1 - За основу розрахунку цієї «середньої зп» беруться виплати за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю виплати компенсації за невикористані відпустки. Однак:

• Якщо працівник працював менше цих 12 місяців, то за основу береться фактичний час роботи, тобто час з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану відпустку.
• Якщо працівник прийнятий (оформлений) на роботу не з першого числа місяця, однак дата прийому на роботу є першим робочим днем ​​місяця, то цей місяць враховується як повний місяць.
• Час, протягом якого працівник відповідно до законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.
• З розрахунку виключаються святкові і неробочі дні, встановлені законодавством.

- БАЗОВЕ ПРАВИЛО №2 - При обчисленні середньої заробітної плати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати відповідно до законодавства та умов трудового договору. При цьому:

• суми враховуються у розмірах, в яких вони нараховані, без виключення сум на податки, стягнення аліментів тощо;
• сюди також включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (наприклад - час попередньої щорічної відпустки, час виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження, час вимушеного прогулу тощо) і допомога по тимчасовій непрацездатності (лікарняний);
• премії та інші виплати, які виплачуються за два місяці або за більш тривалий період, при обчисленні середньої заробітної плати включаються шляхом додавання до заробітку кожного такого місяця відповідної частини. Щоб порахувати таку частину - потрібно розділити суми нарахованих премій та інших виплат на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вони нараховані, і помножити отриману суму на кількість відпрацьованих робочих днів у кожному такому місяці;
• не враховуються суми відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі і не враховуються суми визначені у пункті 4 Постанови №100 (перелік досить довгий і в кінці 2020 року поповнився новими «винятками»). У цьому переліку, наприклад, зазначені:

1. одноразові виплати (компенсація за невикористану відпустку, матеріальна допомога, допомога працівникам, що виходять на пенсію, вихідна допомога тощо);
2. компенсаційні виплати на відрядження і переведення;
3. пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;
4. вартість безкоштовно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, миючих та знешкоджуючих засобів, молока і лікувально-профілактичного харчування;
5. заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);
6. суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров'я;
7. все інше, що визначено в переліку (п.4 Постанови 100).

Якщо в розрахунковому періоді працівник не мав заробітної плати, розрахунки проводяться з встановлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. А якщо розмір посадового окладу менше мінімальної заробітної плати, то середня заробітна плата розраховується з встановленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку. У випадках неповного робочого часу, розрахунок проводиться пропорційно умовам такого трудового договору та розміру хв. зарплати.

- БАЗОВЕ ПРАВИЛО №3 - Обчислення компенсації за невикористані відпустки провадиться так:

Сумарний заробіток за базовий період (тобто суму розраховану по Базовому правилом №2) ділимо на 12 місяців або за фактично відпрацьований період (відповідну кількість календарних днів порахованих за Базовому правилом №1). Отриманий результат множиться на кількість календарних днів невикористаної відпустки.

Тобто формулу можемо відобразити в наступному вигляді:

(ЗБП №2 / ЗБП №1) * КДНВ = компенсація за невикористану відпустку.

де:

ЗБП №2 - значення в гривнях, отримане за Базовим правилом №2;

ЗБП №1 - значення в календарних днях, отримане керуючись Базовим правилом №1;

КДНВ - число календарних днів невикористаної відпустки.

Приклад:

Працівник працює з 04.02.2016 року. Має право тільки на щорічну основну відпустку тривалістю 24 дня, додаткову відпустку 7 днів за особливий характер праці та 3 дня, як сімейного лікаря пропрацював понад 3 років. Звільняється 12.04.2021 р. Використовував за перші 4 роки роботи всі дні своєї щорічної відпустки, а ось за період з 04.02.2020 тільки 14 днів відпустки. За останні 12 місяців до звільнення отримав 84 000 гривень (по 7 000 гривен на місяць - це з / п), і все. Потрібно розрахувати компенсацію при звільненні.

Перш за все рахуємо КДНВ - тобто число календарних днів невикористаної відпустки. З урахуванням завдання, перші 4 роки в розрахунок не беремо - там працівник витратив усі дні відпустки. Рахуємо тільки з 04.02.2020 року, оскільки з цього часу починаються «невикористані дні». Отже, за повний рік з 04.02.2020 до 03.02.2021 (включно), працівник має право 24 + 3 + 7 = 34 дня щорічної відпустки (24 дня основної і 10 днів додаткової щорічної). За другий період, тобто з 04.02.2021 року - до 12.04.2021 року (день звільнення включається), у нас всього 68 днів, а також 1 неробочий / святковий день в періоді - 8 березня. У році 365 днів і 11 неробочих / святкових днів.

Відповідно, для обчислення щорічної основної відпустки за цей "крайній" період з 04.02.2021 року - до 12.04.2021 року, беремо:

24 * (68 - 1) / (365 - 11) = 4,54 (округляємо до 5-ти днів).

Для обчислення щорічної додаткової за даний "крайній" період з 04.02.2021 року - до 12.04.2021 року, беремо:

10 * (68 - 1) / (365 - 11) = 1,89 (округляємо до 2-х днів).

Разом - нараховані дні відпустки за час роботи - за повний розрахунковий рік з 04.02.2020 до 03.02.2021 (включно): 34 дня, а за другий ( "крайній") період з 04.02.2021 року - до 12.04.2021 (включно) : 5 + 2 = 7 днів. Всього за обидва періоди покладається: 41 день.

- Працівник використав 14 днів відпустки, тому КДНВ = 41-14 = 27 днів.

- ЗБП №1 у нас 84 000 гривень.

- ЗБП №2 у нас 365 днів в році - 11 неробочих / святкових днів = 354 дня.

(84000/354) * 27 = 237,29 (округлили до сотих) * 27 = 6406,83 грн. - компенсація за невикористану відпустку при звільненні.

Якщо рекомендувати калькулятор компенсації за невикористану відпустку, то найбільш зручними є наступні калькулятори: https://www.buhoblik.org.ua/kalkulyator/rozrakhunok-kompensatsiji-za-nevikoristanu-vidpustku.html або ж - https://zponline.com.ua/salary/report/calc_vacation . Хоча як і при використанні будь-яких інших калькуляторів, важливо правильно відображати відповідні значення. Наприклад, останній з вищезазначених програм-калькуляторів не враховує ситуацію, коли деякі дні відпустки все таки були використані, зате може прорахувати з урахуванням коефіцієнта підвищення окладу.

Як оподатковується компенсація за невикористану відпустку?

Згідно з Наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5 «Про затвердження Інструкції зі статистики заробітної плати» - компенсація за невикористані дні відпустки включається до фонду заробітної плати (а саме, фонд додаткової заробітної плати). Керуючись пп. 164.2.1, пункту 164.2, статті 164 Податкового кодексу України - до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включаються доходи у вигляді заробітної плати, а значить - і ця компенсація. Таким чином - суми такої компенсації обкладаються податком на доходи фізичних осіб (18%) і військовим збором (1,5%), які утримуються роботодавцем, як податковим агентом. Як і на зарплату, так і на компенсацію відпускних (як частина зарплати) нараховується ЄСВ - єдиний соціальний внесок.

Якщо Вам потрібно юридична консультація з вищевикладених питань порушень і штрафів в будівництві, пропонуємо скористатися сервісом "Тендер на юридичну послугу" від юридичного ресурсу Протокол.

Автор консультації: Адвокат Трофименко Ірина

Джерело: юридичний ресурс Протокол