Табель форм документів

Табель форм документів включає різноманітні типи документів, такі як договори, акти, звіти, протоколи, накази, рішення та інші. Кожен тип має свої специфічні особливості та вимоги до оформлення.

Цей документ потрібен для забезпечення правильності та законності документообігу, сприяє легкості обміну інформацією між різними юридичними особами, державними установами та індивідуальними підприємцями. Також, він допомагає уникнути помилок при складанні документів.

Складають табель форм документів з урахуванням чинних законодавчих та нормативних актів України. Це може робити відповідний юридичний відділ установи, спеціалізована юридична компанія або індивідуальний юрист.

Вимоги до оформлення зазвичай включають чітке дотримання структури документа, наявність усіх необхідних реквізитів (наприклад, назва організації, дата створення, підписи відповідальних осіб), використання встановленого формату (А4, налаштування полів) та стильові особливості (шрифт, інтервал).

У документі сторонами можуть виступати різні юридичні та фізичні особи залежно від типу документа. Наприклад, у договорі сторонами є підписанти договору, а в акті – особи, які фіксують певний факт або подію.

Кожен тип документу має свої власні особливості складання, які визначаються його метою та специфікою. Наприклад, договір містить умови угоди, права та обов’язки сторін, а акт може бути складений для підтвердження виконаних робіт або фіксації події.

Розроблення табеля форм документів

Розроблення Табеля форм документів – це процес створення структурованого переліку документаційних форм, які використовуються в організації або установі. Цей процес вимагає глибокого розуміння законодавчих вимог, стандартів документообігу та специфіки роботи організації. Ось кроки, які можна використати для розроблення ефективного Табеля форм документів:

Важливо пам’ятати, що Табель форм документів – це живий документ, який потребує постійного оновлення та адаптації під змінні умови та вимоги.

Приклади

Табель форм документів

Законодавчі акти України, які регулюють табель форм документів:

• Закон України “Про документообіг”
• Наказ Міністерства юстиції України від 20.07.2015 № 1050/5 “Про затвердження Змін до Національного стандарту України “Державна уніфікована система документообігу. Уніфіковані форми управлінських документів” (ДСТУ 4163-2003)”

Опис табеля форм документів

Табель форм документів – це документ, який містить перелік форм документів, які використовуються в організації.

Табель форм документів складається з таких розділів:

• Загальні положення
• Перелік форм документів
• Додатки

Розділ “Загальні положення” містить інформацію про призначення табеля, його структуру, порядок користування ним.

Розділ “Перелік форм документів” містить перелік форм документів, які використовуються в організації. Перелік форм документів включає такі відомості:

• Найменування документа
• Код документа
• Опис документа
• Умови використання документа

Розділ “Додатки” містить додаткову інформацію, яка може бути корисною для користування табелем, наприклад, пояснення щодо заповнення окремих реквізитів документів, приклади заповнення документів.

Приклади заповнення

Приклад заповнення заголовної частини табеля форм документів

Табель форм документів

Найменування організації

[Найменування організації]

Код організації

[Код організації]

Дата затвердження

[Дата затвердження табеля]

Приклад заповнення розділу “Перелік форм документів”

Найменування документа

Код документа

Опис документа

Умови використання документа

Лист

01

Офіційний документ, який містить інформацію, пропозиції, запити тощо.

Використовується для офіційного листування з іншими організаціями, органами влади, громадянами.

Примітка

Табель форм документів може бути доповнений або змінений з урахуванням змін у структурі організації, уведення в дію нових документів або скасування діючих документів.

Створення шаблону Табеля форм документів з включенням відповідних законів України та прикладів заповнення вимагає інтеграції різних елементів, таких як визначення типу документа, посилання на відповідні законодавчі акти, а також надання прикладів для кожної форми. Оскільки це досить складне завдання, я наведу загальний приклад того, як може виглядати такий шаблон.

Шаблон Табеля Форм Документів

1. Наказ

• Законодавча база: Закон України “Про документаційне забезпечення управлінської діяльності”.
• Приклад: Наказ №123 від 01.01.2023 “Про призначення відповідальної особи”.
• Структура: Назва організації, назва документа, порядковий номер, дата, тема, текст, підпис.

2. Договір

• Законодавча база: Цивільний кодекс України.
• Приклад: Договір купівлі-продажу №456 від 02.02.2023.
• Структура: Назва документа, номер, дата, відомості про сторони, предмет договору, права та обов’язки сторін, підписи.

3. Протокол

• Законодавча база: Закон України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань”.
• Приклад: Протокол зборів №789 від 03.03.2023.
• Структура: Назва організації, тип документа, номер, дата, місце проведення, порядок денний, перелік учасників, рішення, підписи.

4. Акт

• Законодавча база: Господарський кодекс України.
• Приклад: Акт приймання-передачі №1010 від 04.04.2023.
• Структура: Назва документа, номер, дата, інформація про сторони, опис предмета акту, підписи.

5. Звіт

• Законодавча база: Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
• Приклад: Фінансовий звіт за II квартал 2023 року.
• Структура: Назва організації, тип документа, період, якого стосується звіт, зміст звіту, підписи відповідальних осіб.

Це лише прикладний шаблон, який може бути адаптований та доповнений відповідно до специфіки конкретної організації чи сфери діяльності. Важливо, щоб кожен документ відповідав встановленим законодавчим вимогам та стандартам документаційного забезпечення.

Ось ще один шаблон табеля обліку робочого часу з посиланнями на відповідні закони України та прикладами заповнення:

ТАБЕЛЬ обліку робочого часу працівників

Компанія: Назва компанії Структурний підрозділ: Назва відділу/підрозділу

Згідно зі статтею 60 КЗпП України, роботодавець зобов’язаний вести облік відпрацьованого працівниками часу.

Прізвище, ім’я, по батькові: Іванов Іван Іванович Посада: Менеджер з продажу

Дата | Початок роботи | Кінець роботи | Перерва на обід | Відпрацьовано годин 01.02.2023 | 09:00 | 18:00 | 13:00-14:00 | 8 02.02.2023 | 08:00 | 17:00 | 12:00-13:00 | 8

Підпис працівника: І.І. Іванов Підпис відповідальної особи:

Отже, табель повинен містити інформацію про компанію, структурний підрозділ, ПІБ та посаду працівника, дату, час початку та кінця роботи, тривалість перерви на обід та загальну кількість відпрацьованих годин за кожен день. Табель підписується працівником та відповідальною особою компанії.