Щодо видачі працівникам довідки про роботу та заробітну плату

Відповідно до ст. 49 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на даному підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати.

Форма довідки про заробітну плату (грошове забезпечення, винагороду за цивільно-правовим договором) затверджена Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням (далі - Порядок), який затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (в редакції постанови КМУ від 26.06.2015 № 439).

Термін видачі довідки (документів)

Оскільки в КЗпП не визначено терміну щодо видачі довідки про роботу, тому слід керуватися ст. 20 ЗУ «Про звернення громадян». Так, звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше 1 місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку. Органи державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, об'єднання громадян, посадові особи розглядають звернення громадян, не стягуючи плати.

Відповідальність за ненадання довідки (документів)

За ненадання довідки (документів) на підставі звернення громадян передбачена адміністративна відповідальність згідно ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Так, порушення встановлених термінів виплати пенсій, стипендій, заробітної плати, виплата їх не в повному обсязі, терміну надання посадовими особами підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності та фізичними особами - підприємцями працівникам, у тому числі колишнім, на їхню вимогу документів стосовно їх трудової діяльності на даному підприємстві, в установі, організації чи у фізичної особи - підприємця, необхідних для призначення пенсії (про стаж, заробітну плату тощо), визначеного Законом України "Про звернення громадян", або надання зазначених документів, що містять недостовірні дані, порушення терміну проведення атестації робочих місць за умовами праці та порядку її проведення, а також інші порушення вимог законодавства про працю - або надання зазначених документів, що містять недостовірні дані, порушення терміну проведення атестації робочих місць за умовами праці та порядку її проведення, а також інші порушення вимог законодавства про працю – тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян - суб'єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн.).

Крім того, у разі не надання підприємством довідки про роботу та заробітну плату громадянин має право звертатися, до відповідних контролюючих органів (Держпраці), правоохоронних органів (з відповідними наслідками реагування), а також до суду.

Щодо необхідності архівного зберігання документів

Необхідність архівного зберігання документів для підприємства зумовлено набранням чинності наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Наказ № 578/5) яким затверджено перелік типових документів, що створюються підчас діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік).

Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма уста­новами, підприємствами і організаціями (далі — організація) незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності тощо при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення. До того ж Перелік можуть використовувати й фізичні особи — підприємці.

Перелік включає лише типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних організаціями, зокрема такі: з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Щодо строку зберігання архівних документів

Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) заслуговують на особливу увагу, адже залежно від строків зберігання їх поділено на дві категорії: довготривалого строку зберігання — 75 років; тимчасового строку зберігання — 5 років.

До першої категорії наказів (строк зберігання — 75 років) віднесено ті, які можуть бути використані для підтвердження законних прав громадян, зокрема на нарахування пенсій, різних видів матеріальної допомоги та компенсацій, інших виплат і пільг.

Це накази про:

• прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення;
• атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічне оцінювання державних службовців, продовження строку перебування на державній службі, допуск та дозвіл до державної таємниці;
• присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
• зміну біографічних даних; - заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги;
• усі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки для догляду за дитиною, відпустки за власний рахунок;
• довгострокові відрядження у межах України та за кордон, а також відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.

До другої категорії наказів (строк зберігання — 5 років) належать накази про:

• короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
• стягнення;
• надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.

Особливу увагу варто звернути на те, що відповідно до Переліку особові справи і особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом); розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників; протоколи, витяги з протоколів та документи до них (списки праць, звіти, відгуки) конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади; документи (характеристики, атестаційні анкети, висновки тощо) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації, що увійшли до особових справ; документи (довідки, огляди) про надання грошової допомоги по безробіттю відтепер зберігатимуться 75 років без урахування віку працівника на момент його звільнення.

Звернути увагу!

Строки зберігання документів, визначені у Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. А от продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається, але лише тоді, коли ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Видача інших документів працівнику

Питаннями видачі працівникам довідок про роботу на іншому підприємстві і розмір заробітної плати не вичерпується вся сукупність документів, в одержанні яких від власника зацікавлений працівник.

Однак ні Кодекс законів про працю, ні Закон "Про інформацію" не містять щодо цього докладних положень. У зв'язку з цим варто визнати, що в Україні зберіг чинність Указ Президії Верховної Ради СРСР "Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян" (далі в межах коментарю до даної статті - Указ).

Указ поширюється на державні і громадські підприємства, установи, організації (з урахуванням історичного фактора варто вважати, що це стосується всіх юридичних осіб) покладено обов'язок видавати громадянам за заявами копії документів, що виходять від цих підприємств, якщо такі копії необхідні для вирішення питань, які стосуються законних прав та інтересів громадян.

Хоча трудова книжка, яка містить багаторічні записи, і не може вважатися такою, що виходить тільки від даного підприємства, усе-таки підприємство належить визнати зобов'язаним видавати і виписки з трудових книжок або їх копії.

Достовірність копій документів, що видаються підприємствами, засвідчується підписом керівника або уповноваженої на те посадової особи і печаткою. На копії зазначається дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться на даному підприємстві. На підприємства покладається обов'язок засвідчувати вірність копій документів, які подаються на ці підприємства, якщо чинне законодавство не передбачає обов'язкового нотаріального засвідчення таких копій. Не допускається засвідчення копій паспорта або документа, що його заміняє, депутатського чи службового посвідчення, а також інших документів, щодо яких встановлена заборона на засвідчення підприємствами їх копій.

Висновки

Зобов’язання щодо видачі підприємством довідки про роботу та заробітну плату працівнику передбачена ст. 49 КЗпП. Так, на запит працівника зазначена довідка має бути видана безкоштовно у термін передбачений ст. 20 ЗУ «Про звернення громадян», що як правило має бути виконано протягом 1 місяця.

У разі ж не надання довідки про роботу та заробітну плату працівнику, на підприємство може бути накладений штраф у розмірі від 510 до 1700 грн., водночас працівник має право зобов’язати підприємство видати зазначені документи через суд.

Варто також наголосити, що відповідно до Наказу № 578/5 на підприємство покладається обов’язок зберігання архівних документів, які можуть бути використані для підтвердження законних прав громадян, зокрема на нарахування пенсій, різних видів матеріальної допомоги та компенсацій, інших виплат і пільг – терміном у 75 років, а отже, працівник може звернутись до підприємства з вимогою щодо видачі довідки про роботу та заробітну плату протягом вказаного періоду.

Автор консультації: Ткаченко Артем Васильович