Посадова інструкція працівників служби діловодства

Посадові інструкції включають детальний опис обов’язків, які працівник повинен виконувати на своїй посаді. Також вони визначають права працівника, що дозволяють ефективно виконувати покладені на нього завдання, та відповідальність за невиконання або неналежне виконання своїх обов’язків.

Існують різні форми посадових інструкцій, які залежать від специфіки роботи та організаційної структури підприємства. Наприклад, можуть бути окремі інструкції для керівника служби діловодства, діловода-секретаря, архіваріуса тощо.

Головна мета цього документа – забезпечення чіткого розуміння кожним працівником своїх функцій та відповідальності, що сприяє підвищенню ефективності роботи та уникненню конфліктів та непорозумінь на робочому місці.

Посадова інструкція повинна бути написана зрозумілою мовою та містити всі необхідні розділи. Вона має бути актуальною та відповідати чинному законодавству. Також важливо, щоб інструкція була адаптована до специфіки роботи підприємства.

Посадові інструкції складаються з урахуванням специфіки роботи підприємства, посадових обов’язків працівників та вимог чинного законодавства. Часто їх розробка вимагає узгодження з керівництвом та відділом кадрів.

Основними сторонами в посадовій інструкції є працівник, який займає певну посаду, та роботодавець, представлений керівництвом підприємства або відділом кадрів.

Документ повинен бути оформлений відповідно до стандартів діловодства, чітко та лаконічно. Важливо забезпечити легкість читання та зрозумілість інформації.

Посадові інструкції зазвичай складають керівники відділів або спеціалісти відділу кадрів. Після складання документ повинен бути затверджений керівництвом підприємства. Також важливо, щоб працівник, на якого ця інструкція розповсюджується, ознайомився з нею та підтвердив це своїм підписом.

Приклади

Посадова інструкція працівника служби діловодства

1. Загальні положення

1.1. Посада працівника служби діловодства належить до категорії фахівців.

1.2. На посаду працівника служби діловодства призначається особа, яка має:

• вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр, спеціаліст, магістр);
• досвід роботи за фахом не менше 1 року.

1.3. Призначення на посаду працівника служби діловодства та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства.

1.4. Підпорядковується працівник служби діловодства безпосередньо керівнику служби діловодства.

1.5. Працівник служби діловодства повинен знати:

• законодавство України про документообіг;
• правила ведення діловодства;
• основи організації праці;
• правила експлуатації комп’ютерної техніки;
• правила користування засобами зв’язку;
• правила ділової етики.

2. Завдання та обов’язки

Основними завданнями та обов’язками працівника служби діловодства є:

• забезпечення ведення діловодства в установленому порядку;
• забезпечення своєчасного та якісного виконання завдань, які передаються до виконання працівниками служби діловодства;
• ведення обліку документів, які надходять до підприємства, та документів, які створюються на підприємстві;
• підготовка документів до передачі на зберігання до архіву;
• здійснення контролю за виконанням документів;
• надання консультацій з питань діловодства.

3. Права

Працівник служби діловодства має право:

• отримувати від працівників підприємства інформацію, необхідну для виконання своїх обов’язків;
• вносити пропозиції щодо вдосконалення діловодства на підприємстві;
• брати участь у нарадах, семінарах та інших заходах, які проводяться з питань діловодства.

4. Відповідальність

Працівник служби діловодства несе відповідальність за:

• неякісне виконання своїх обов’язків;
• порушення правил діловодства;
• розголошення конфіденційної інформації;
• заподіяння матеріальних збитків підприємству.

5. Заключні положення

5.1. Посадова інструкція розроблена відповідно до вимог чинного законодавства України.

5.2. Зміни та доповнення до посадової інструкції вносяться наказом керівника підприємства.

Приклади заповнення

ПІБ працівника

[ПІБ працівника]

Посада

[Посада працівника]

Відповідальний

[Посада керівника служби діловодства]

Дата затвердження

[Дата затвердження посадової інструкції]

Примітка

Посадова інструкція може бути доповнена або змінена з урахуванням конкретних умов роботи підприємства.

Створення шаблону посадової інструкції для працівників служби діловодства включає визначення основних розділів, відповідальностей, прав і обов’язків, а також згадку про відповідні закони України. Ось приклад такого шаблону:

Посадова Інструкція

Професійна назва посади: [Професійна Назва Посади]

Відділ: [Назва Відділу]

Дата затвердження: [Дата]

Затверджено: [Посада і Підпис Керівника]

1. Загальні положення

1.1. Посадова інструкція розроблена на основі [назва відповідних законів України, наприклад, “Закону України про працю”, інших нормативних документів].

1.2. До основних завдань працівника відносяться діловодні функції та забезпечення процесу документообігу в організації.

1.3. Працівник підпорядковується [вказати керівника відповідного відділу].

2. Функціональні обов’язки

2.1. Прийом, реєстрація, обробка та розподіл документації.

2.2. [Інші обов’язки, наприклад, організація архівування документів, підготовка відповідей на запити тощо].

3. Права

3.1. Вимагати від керівництва надання умов для ефективного виконання своїх обов’язків.

3.2. [Інші права, наприклад, участь у навчальних заходах, доступ до необхідної інформації та ресурсів].

4. Відповідальність

4.1. Відповідальність за своєчасність, точність та повноту виконання обов’язків.

4.2. [Інші форми відповідальності, відповідно до законодавства та внутрішніх положень організації].

5. Вимоги до особистих якостей та професійних навичок

5.1. Високий рівень організованості, уважності.

5.2. Знання офісних програм, навички роботи з документацією.

5.3. [Інші необхідні навички та якості].

6. Умови праці

6.1. Умови праці відповідають нормам трудового законодавства України.

6.2. [Додаткові умови, наприклад, графік роботи, можливі відрядження].

Цей шаблон є універсальним і може бути адаптований до специфічних вимог та умов конкретної організації. Важливо забезпечити, щоб всі елементи інструкції були відповідно до чинного законодавства та внутрішніх правил підприємства.

Ось ще один шаблон посадової інструкції працівника служби діловодства:

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ працівника служби діловодства

• Організація діловодства в компанії згідно із затвердженою номенклатурою справ
• Ведення журналів реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції
• Реєстрація та розсилка вхідних та вихідних документів
• Контроль за проходженням документів та їх виконанням
• Формування справ згідно з номенклатурою
• Передача справ до архіву компанії
• Забезпечення збереженості проходження документів

4. ПРАВА Працівник служби діловодства має право:

• Знайомитися з проектами рішень керівництва компанії, що стосуються його діяльності
• Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо удосконалення роботи служби діловодства
• В межах своєї компетенції підписувати та візувати документи
• Запитувати та отримувати від працівників інших підрозділів необхідну інформацію, документи тощо

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ Працівник служби діловодства несе відповідальність:

• За недотримання трудової дисципліни та правил внутрішнього трудового розпорядку
• За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, передбачених даною інструкцією, в межах, визначених трудовим законодавством України
• За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності в межах, визначених адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України
• За завдання матеріальної шкоди в межах, визначених трудовим та цивільним законодавством України

Ось приклади заповнення деяких пунктів для конкретної компанії:

2. КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ Вища освіта в галузі документознавства та інформаційної діяльності. Досвід роботи з діловодством не менше 2 років. Вільне володіння ПК (MS Office, 1С).
3. ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

• Реєстрація договорів та ведення їх обліку
• Контроль оплати за договорами
• Підготовка та надсилання запитів до контрагентів
• Систематизація та зберігання договірної документації

Сподіваюся, цей шаблон посадової інструкції з прикладами допоможе вам при складанні таких документів. Я готовий відповісти на уточнюючі запитання.