Положення про канцелярію

53

Переглядів

Переглядів

Додати в обране

Існують різні види або форми Положення про канцелярію, які можуть варіюватися залежно від типу організації та її специфіки. Наприклад, у великих компаніях або державних установах може бути розроблено докладну інструкцію з організації канцелярії, де детально описані процедури реєстрації, зберігання та використання документів. У менших організаціях цей документ може бути менш об’ємним та загальним, але все ж відображати основні принципи роботи з документами.

Положення про канцелярію потрібне для забезпечення організованості та ефективності роботи організації. Цей документ допомагає уникнути хаосу та плутанини в документообігу, забезпечити швидкий доступ до необхідної інформації, а також відповідати вимогам законодавства щодо зберігання документації та захисту конфіденційної інформації.

Вимоги до оформлення Положення про канцелярію полягають у чіткому визначенні компетенційних структурних підрозділів, встановленні процедур обробки та зберігання документів, визначенні відповідальних осіб за виконання цих процедур, а також у відповідності з вимогами законодавства щодо обробки та зберігання документації.

У складанні Положення про канцелярію можуть брати участь різні структурні підрозділи організації, такі як відділ кадрів, юридичний відділ, а також спеціалісти з організації роботи з документами. Зазвичай, цей процес включає аналіз поточних процедур обробки документів, встановлення оптимальних правил та розробку детальних інструкцій з їх виконання. Головна відповідальність за складання Положення лежить на керівництві організації, але вони можуть залучати спеціалістів з різних сфер діяльності для забезпечення повноти та ефективності документа.

Приклади

Положення про канцелярію

1. Загальні положення

1.1. Канцелярія є структурним підрозділом [назва підприємства] (далі – Підприємство). 1.2. Канцелярія у своїй діяльності керується: * Кодексом законів про працю України; * Законом України “Про державну службу”; * Постановами Верховної Ради та Кабінету Міністрів України; * наказами [назва вищестоящої організації] (за наявності); * наказами та розпорядженнями керівника Підприємства; * цим Положенням. 1.3. Канцелярію очолює начальник канцелярії, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником Підприємства. 1.4. Начальник канцелярії несе відповідальність за виконання покладених на канцелярію завдань та функцій. 1.5. Розподіл обов’язків між працівниками канцелярії здійснює начальник канцелярії за погодженням з керівником Підприємства.

2. Основні завдання

2.1. Забезпечення чіткої організації діловодства в Підприємстві у відповідності з основними положеннями Єдиної державної системи документації. 2.2. Встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Підприємстві на основі використання сучасних автоматизованих технологій роботи з документами. 2.3. Постійне удосконалення форм і методів роботи з документами, які проходять через канцелярію Підприємства. 2.4. Скорочення документообігу, пошуки уніфікації форм документів.

3. Функції

3.1. Прийом, реєстрація, облік та зберігання вхідної та вихідної документації. 3.2. Контроль за виконанням документів. 3.3. Підготовка проектів наказів, розпоряджень, інших документів. 4.4. Розмноження документів. 4.5. Розсилка документів. 4.6. Зберігання документів у архіві.

4. Права

4.1. Отримувати від працівників Підприємства документи, необхідні для виконання покладених на канцелярію завдань та функцій. 4.2. Вимагати від керівників структурних підрозділів Підприємства дотримання правил діловодства. 4.3. Вносити пропозиції керівнику Підприємства щодо покращення роботи з документами.

5. Відповідальність

5.1. За невиконання або неналежне виконання покладених на канцелярію завдань та функцій начальник канцелярії несе відповідальність згідно з чинним законодавством України. 5.2. Працівники канцелярії несуть відповідальність за виконання своїх посадових обов’язків згідно з чинним законодавством України та посадовими інструкціями.

6. Взаємодіє з іншими підрозділами

6.1. Канцелярія взаємодіє з іншими структурними підрозділами Підприємства з питань, що належать до її компетенції. 6.2. Канцелярія надає іншим структурним підрозділам Підприємства консультації з питань діловодства.

7. Прикінцеві положення

7.1. Це Положення затверджується наказом керівника Підприємства. 7.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться наказом керівника Підприємства.

Положення про канцелярію

Загальні положення Канцелярія є структурним підрозділом підприємства, що забезпечує документообіг, діловодство та архівне зберігання документів відповідно до Закону України “Про звернення громадян”, Закону України “Про інформацію”, Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” та інших нормативно-правових актів.
Основні завдання канцелярії 2.1. Прийом, реєстрація, розподіл вхідної кореспонденції. Приклад: Канцелярія здійснює прийом, реєстрацію та забезпечує надходження до підрозділів підприємства вхідних документів, листів, звернень громадян.

2.2. Оформлення, реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції. Приклад: Канцелярія готує, реєструє та відправляє вихідну кореспонденцію з підприємства, контролює своєчасне відправлення документів.

2.3. Ведення діловодства, формування справ та передача їх до архіву. Приклад: Канцелярія здійснює облік, формування справ та підготовку документів для передачі до архіву у встановленому порядку.

2.4. Організація роботи з електронним документообігом. Приклад: Канцелярія забезпечує впровадження електронного документообігу, надає консультації працівникам підприємства з питань використання відповідного програмного забезпечення.

2.5. Контроль за дотриманням правил діловодства та зберігання документів. Приклад: Канцелярія здійснює контроль за виконанням встановлених правил діловодства, зберігання та використання документів.

Права та обов’язки канцелярії 3.1. Канцелярія має право:

Отримувати від структурних підрозділів підприємства документи, необхідні для здійснення своїх функцій;
Вносити пропозиції щодо вдосконалення діловодства та документообігу;
Представляти інтереси підприємства з питань діловодства в державних органах та організаціях.

3.2. Канцелярія зобов’язана:

Дотримуватися вимог чинного законодавства України щодо діловодства та архівної справи;
Забезпечувати конфіденційність інформації, що міститься в документах;
Надавати консультації працівникам підприємства з питань діловодства.

Відповідальність канцелярії Канцелярія несе відповідальність за:

Неналежне виконання або невиконання покладених на неї завдань і функцій;
Порушення встановлених правил документообігу, діловодства та архівного зберігання документів;
Розголошення конфіденційної інформації, що міститься в документах.

Організація роботи канцелярії 5.1. Структура та штатна чисельність канцелярії визначаються керівництвом підприємства відповідно до обсягу робіт і затверджуються в установленому порядку.

5.2. Очолює канцелярію начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника підприємства. Начальник канцелярії підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства.

5.3. Начальник канцелярії:

Організовує роботу канцелярії, розподіляє обов’язки між працівниками;
Забезпечує виконання покладених на канцелярію завдань і функцій;
Представляє інтереси канцелярії в інших структурних підрозділах підприємства;
Вносить пропозиції щодо призначення, переведення, звільнення працівників канцелярії.

5.4. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника підприємства за поданням начальника канцелярії.

5.5. Режим роботи канцелярії визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.