Опис документів особової справи державного службовця

Опис документів особової справи – це формалізований перелік усіх матеріалів, які містяться в ній. Його наявність є обов’язковою вимогою, встановленою нормативними актами, що регулюють порядок ведення кадрового діловодства на державній службі. Цей документ дозволяє швидко орієнтуватися у складі особової справи, забезпечуючи зручний доступ до необхідних відомостей.

Форма та зміст опису документів можуть дещо варіюватися залежно від специфіки державного органу, але загалом він повинен містити вичерпну інформацію про наявні в особовій справі матеріали. У ньому детально описуються основні документи, такі як автобіографія, копії дипломів та атестатів, трудова книжка, особова картка, характеристики та рекомендації з попередніх місць роботи, накази про призначення, переведення чи звільнення, а також будь-які інші важливі папери, що стосуються державної служби цієї особи.

Під час формування особової справи державного службовця саме представник кадрової служби відповідального державного органу виступає ініціатором складання опису документів. Він ретельно аналізує весь наявний масив паперів, систематизує їх та вносить детальні відомості про кожен документ до спеціального бланку опису.

Вимоги до оформлення опису документів особової справи є досить жорсткими. Він повинен бути складений чітко, розбірливо та без виправлень чи помарок. Особлива увага приділяється повноті та точності інформації про кожен документ, зокрема вказуються його вид, дата, номер, кількість аркушів тощо. Також обов’язково зазначається загальна кількість документів в особовій справі.

Після завершення складання опису документів він засвідчується підписом працівника кадрової служби, який його формував. При кожному новому надходженні документів до особової справи цей опис оновлюється з внесенням необхідних змін та доповнень.

Наявність опису документів в особовій справі державного службовця є неодмінною вимогою для забезпечення належного порядку ведення кадрового діловодства. Цей документ не лише систематизує всі наявні матеріали, а й полегшує пошук та доступ до потрібної інформації, сприяючи ефективному управлінню персоналом на державній службі.

Приклади

Опис документів особової справи державного службовця є обов’язковим документом, що складається відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64. Цей опис є своєрідним змістом особової справи і містить перелік усіх документів, які до неї входять. Типовий опис документів особової справи державного службовця включає такі розділи:

Заголовок із зазначенням прізвища, імені та по батькові державного службовця. Наприклад: Опис документів особової справи державного службовця Іваненка Петра Андрійовича.

Основна частина з переліком документів, де для кожного зазначається його вид, дата, номер (за наявності), кількість аркушів. Приміром:

Підсумкова інформація про загальну кількість документів в особовій справі. Наприклад: Усього до особової справи долучено 6 (шість) документів на 14 аркушах.

Опис документів особової справи підписується працівником кадрової служби, який його склав, із зазначенням посади, прізвища та ініціалів і дати складання. Наприклад:

Провідний спеціаліст відділу управління персоналом П.С. Ковальчук
22.07.2018

При надходженні нових документів до особової справи державного службовця в опис обов’язково вносяться відповідні зміни з доповненням переліку та перерахунком загальної кількості. Цей документ повинен бути чітким, без виправлень і помарок, адже від нього залежить швидкий пошук необхідних матеріалів.

Опис документів особової справи державного службовця є необхідним для забезпечення належного кадрового обліку та ведення діловодства у державних установах. Цей опис регулюється відповідним законодавством України, зокрема Законом “Про державну службу”.

Основні документи, які зазвичай включаються до особової справи державного службовця, включають:

1. Заява про прийняття на державну службу.
2. Резюме або анкета особистих даних.
3. Копія трудового договору або наказу про прийняття на роботу.
4. Копія наказу про призначення на посаду.
5. Декларації про майновий стан, доходи, витрати та зобов’язання фінансового характеру.
6. Освітні документи (дипломи, атестати).
7. Довідки про підвищення кваліфікації.
8. Листи рекомендації.
9. Службові записки та документи щодо службових нагород, стягнень тощо.
10. Листи про переведення на іншу посаду або звільнення.

Приклад заповнення особової справи державного службовця:

1. Заява про прийняття на державну службу: подана 01.09.2010, згідно зі ст. 34 Закону “Про державну службу”.
2. Резюме: додається.
3. Копія трудового договору: укладений 15.09.2010, згідно зі ст. 39 Закону “Про працю”.
4. Копія наказу про призначення на посаду: виданий 20.09.2010, згідно зі ст. 44 Закону “Про державну службу”.
5. Декларації про майновий стан: подані щорічно, згідно зі ст. 52 Закону “Про запобігання корупції”.
6. Освітні документи: копії дипломів магістра, бакалавра, атестатів.
7. Довідки про підвищення кваліфікації: додаються.
8. Листи рекомендації: додаються.
9. Службові записки: зберігаються.
10. Листи про переведення та звільнення: згідно зі ст. 49 Закону “Про державну службу”.

Це лише загальний перелік документів, які можуть бути включені до особової справи державного службовця. Конкретний перелік може варіюватися залежно від вимог конкретного органу або установи.

Опис документів особової справи державного службовця

I. Загальні відомості

1. Прізвище, ім’я, по батькові державного службовця:
2. Посада:
3. Назва державного органу:
4. Дата початку ведення особової справи: “___” року

II. Перелік документів, що містяться в особовій справі

1. Особова картка державного службовця (форма П-2ДС)
2. Копія паспорта громадянина України
3. Копія трудової книжки
4. Автобіографія
5. Документи про освіту
6. Документи про підвищення кваліфікації
7. Медична довідка про стан здоров’я
8. Довідка про допуск до державної таємниці (у разі наявності)
9. Заява про участь у конкурсі з наданням згоди на обробку персональних даних
10. Письмова згода на проведення спеціальної перевірки
11. Протокол (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії
12. Наказ про призначення на посаду
13. Копії документів про зміни анкетних даних
14. Копії документів про підвищення рівня професійної компетентності
15. Матеріали оцінювання результатів службової діяльності
16. Дисциплінарна справа (за наявності)
17. Інші документи, що стосуються службової діяльності державного службовця

III. Порядок зберігання особової справи

1. Особова справа державного службовця зберігається в кадровому підрозділі державного органу протягом усього періоду його перебування на державній службі.
2. Після звільнення державного службовця з державної служби його особиста справа передається до архіву державного органу, де вона зберігається протягом 75 років.

IV. Доступ до особової справи

1. Доступ до особової справи державного службовця мають:

• Державний службовець, на якого заведено особову справу;
• Керівник кадрового підрозділу державного органу;
• Особи, уповноважені керівником кадрового підрозділу державного органу;
• Інші особи, відповідно до законодавства України.

2. Державний службовець має право ознайомитися з документами, що містяться в його особовій справі, та зробити з них виписки.
3. Видача копій документів з особової справи державного службовця здійснюється за його письмовою заявою.

Примітки:

• Цей шаблон Опису документів особової справи державного службовця складено відповідно до вимог Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку ведення, обліку та зберігання особових справ державних службовців в органах виконавчої влади”
• При заповненні Опису документів особової справи державного службовця необхідно використовувати чітке та розбірливе письмо.
• Опис документів особової справи державного службовця зберігається в його особовій справі.

Опис документів особової справи державного службовця – це документ, який містить перелік документів, що складають особову справу державного службовця. Він використовується для обліку документів, що підтверджують працевлаштування державного службовця в державній установі.

Опис документів особової справи державного службовця складається з наступних частин:

• перелік документів, що підтверджують працевлаштування державного службовця в державній установі
• перелік документів, що підтверджують освіту державного службовця
• перелік документів, що підтверджують досвід роботи державного службовця
• перелік документів, що підтверджують спеціальність державного службовця
• перелік документів, що підтверджують інші відомості про державного службовця

Опис документів особової справи державного службовця повинен бути підписаний керівником державної установи та затверджений керівником держави.

Законодавство України, що регулює облік документів особової справи державного службовця, включає:

• Конституція України
• Закон України “Про державну службу” від 01.07.1992 року
• Положення про державну службу, затверджене Кабінетом Міністрів України

Приклад заповнення Опису документів особової справи державного службовця:

• Перелік документів, що підтверджують працевлаштування:
  • контракт на працю
  • свідоцтво про працевлаштування
  • свідоцтво про звільнення
• Перелік документів, що підтверджують освіту:
  • диплом про вищу освіту
  • свідоцтво про атестат зрісту
• Перелік документів, що підтверджують досвід роботи:
  • свідоцтво про стажування
  • свідоцтво про роботу
• Перелік документів, що підтверджують спеціальність:
  • свідоцтво про спеціальність
  • свідоцтво про кваліфікацію
• Перелік документів, що підтверджують інші відомості:
  • свідоцтво про медичне обстеження
  • свідоцтво про мовні навички

Опис документів особової справи державного службовця є важливим документом для державної установи, оскільки він дозволяє відображати структуру державної установи, відслідковувати зміни в складі персоналу та виконувати статистику та звітність.