Наскільки потрібні посадові інструкції ФОП, малому і середньому бізнесу

Часто, роботодавці не надають значення таким документом як посадова інструкція (ПІ). Причиною таких ситуацій є відсутність належного законодавчого регулювання цього поняття. Кодекс Законів про працю (далі скорочено - «КЗпП») не дає відповіді на питання «чи обов'язкова посадова інструкція на підприємстві».

У цій публікації, постараюся прояснити ситуацію, що це таке, як з нею працювати - і, все таки, для чого потрібна посадова інструкція.

Зміст:

• Посадова інструкція працівника: що це?
• Чи обов'язкова посадова інструкція ФОПам (ФОП), малому і середньому бізнесу?
• Навіщо потрібні посадові інструкції роботодавцю і працівникові?
• Працівник працює без посадової інструкції - які ризики роботодавця?
• Як і відповідно до чого розробляється посадова інструкція?
• Висновок

Посадова інструкція працівника: що це?

Поняття ПІ не визначене в КЗпП, втім, це не заважає їм бути важливим організаційно-розпорядчим документом в будь-якій організації, установі, на підприємстві.

Так, в «Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів», схваленому на засіданні Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву (Протокол № 7 від 22.11.2015 року) - який, до речі, стане корисним роботодавцю при складанні ПІ (оскільки там подана рекомендована форма посадової інструкції ) - дає лаконічне і зрозуміле позначення:

«Посадові інструкції - це організаційні документи, в яких визначені завдання, обов'язки, права і відповідальність працівників при виконанні ними роботи на певній посаді (за професією)».

Окреме поняття посадової інструкції, як і затверджена типова форма є в Наказі Національного агентства України з питань державної служби, від 11.09.2019 р. №172-19, однак може бути застосовано такі, лише при розробці посадових інструкцій держслужбовців категорії «Б» і «В».

Чи обов'язкова посадова інструкція ФОПам (ФОП), малому і середньому бізнесу?

Що стосується обов'язковості цього документа: прямої норми, яка б свідчила про обов'язок роботодавця складати таку - в КЗпП - немає.

Однак, про обов'язковість посадової інструкції кажуть:

• Наказ Міністерства праці та соціальної політики (далі - Мінсоцполітики) від 29.12.2004 р. №336 «Про затвердження Випуску 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників».

Даний наказ №336 є підзаконним нормативним актом, і, якщо широко трактувати поняття актів законодавства - входить в систему законодавства про працю (воно визначено у статті 4 КЗпП), а відповідно підлягає виконанню роботодавцями (незалежно від форми їх власності і підпорядкування). Крім того, в самому Довіднику кваліфхарактеристик професій працівників (далі - «Довідник» або «ДКХП») зазначено, що він є нормативним документом, обов'язковим з питань управління персоналом у всіх установах, організаціях, підприємствах (без винятків).

Так, в Наказі №336 встановлюється правило, що посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, зазначених у штатному розкладі. Також, там вказуються вимоги до змісту, складання та оформлення ПІ, про що детальніше поговоримо далі.

Необхідно зауважити, що Випуск №1, затверджений цим наказом - розписує кваліфікаційні характеристики найбільш універсальних видів посад (бухгалтери, економісти, менеджери, і тд.) і крім нього існують ще 89 випусків ДКХП, що визначають характеристики посад у всіляких галузях економіки. Майже всі, що залишилися, випуски таких довідників посилаються на Випуск №1 затверджений Наказом №336, роблячи його, таким чином, узагальненням обов'язкових правил складання та оформлення ПІ професій, різних галузей.

Лист Мінсоцполітики від 03.10.2005 р № 36-508, в якому прямо сказано про обов'язковий характер вищезгаданого Випуску №1 і покладено на керівника підприємства зобов'язання забезпечувати розробку і стверджувати ПІ, керуючись особливостями їх штатного розкладу і кваліфхарактеристиками відповідних посад, поданими у Випуску № 1 (або в інших випусках, по конкретній галузі).

Так, безсумнівно, такого характеру лист Мінсоцполітики не може розглядатися як нормативно-правовий акт і несе виключно інформаційно-роз'яснювальний характер. Однак, є випадки, коли навіть суди посилаються на нього, як на додаткове підтвердження обов'язкового характеру ПІ - для прикладу: див. Постанову Львівського апеляційного адміністративного суду №70059731 від 02.11.2017, № справи: 813/2345/17.

• Лист Мінсоцполітики від 25.12.2013 р №564 / 13 / 116-13 - в якому Мінсоцполітики «пішло ще далі». У ньому, встановлено зобов'язання дотримуватися всіх правил Випуску №1 ДКХП при складанні ПІ, а їх відсутність названо порушенням трудового законодавства, за яке, роботодавець може нести адміністративну відповідальність за статтею 41 Кодексу України про адміністративні порушення (далі - КУпАП).

Не буду приховувати, що, на мій погляд, Мінсоцполітики в цьому листі вийшло за рамки «трактування» закону, що перетворило інформаційно-рекомендаційний характер такого листа, в зачіпку для перевіряючих органів.

В цілому, все вищевикладене, ґрунтується на статті 29 КЗпП, яка встановлює «залізне правило»: перед допуском до роботи, ознайомити працівника з правами і обов’язками, а також, з умовами праці під розписку. «Роль» документа, який би свідчив про права та обов'язки працівника віддають ПІ, хоча, теоретично - чому роботодавець і працівник не можуть узгодити це в рамках трудового договору? Питання риторичне. Однак, Мінсоцполітики та Наказ №336, що затверджує Випуск №1 ДКХП зупинилися на обов'язковості саме ДІ.

Таким чином, я б рекомендувала, в обов'язковому порядку, складати ПІ по всіх посадах, зазначених у штатному розкладі.

NB: Випуск № 1 ДКХП дозволяє не складати ПІ на деяких керівників - права, обов'язки, завдання і відповідальність яких, визначається Статутами (положеннями) підприємства, установи, організації - або їх структурного підрозділу.

Навіщо потрібні посадові інструкції роботодавцю і працівникові?

Потрібно віддати належне, що ПІ - дуже корисний інструмент у відносинах роботодавця і працівника.

По-перше, ПІ на підприємстві розробляється з метою своєчасної і найбільш повної деталізації трудової функції працівника. Беззаперечним є факт, що наймаючи персонал, і відділу кадрів, і керівнику, та й кандидатам на посаду, потрібно детально розібратися, що потрібно виконувати на даній посаді.

По-друге, чисто з юридичної точки зору, ПІ, з якою працівник був ознайомлений перед початком роботи, є підтвердженням наявності тих чи інших посадових обов'язків - відповідно, якщо працівник їх не виконує, його можна притягнути до відповідальності, аж до звільнення. При цьому, дуже часто, ПІ є важливим доказом на етапі судових розглядів з приводу звільнення, або інших заходів стягнення.

Так, Постановою Верховного Суду в складі Третьої судової палати Касаційного цивільного суду від 10 грудня 2019 року (справа № 643/7954/17), було встановлено, що за невиконання функціональних обов'язків працівником (в даному випадку - завідувачем наркологічного відділення в Харківській обласній клінічної лікарні), що не покладені на нього згідно з його посадовою інструкцією - відсутні підстави для притягнення його до дисциплінарної відповідальності. Так, судами було встановлено, що зобов'язання «забезпечити санітарно-гігієнічний стан відділення», згідно з його ПІ до безпосередніх зобов'язань працівника не входило - більш того - такі зобов'язання покладені на старшу медсестру відділення. Як заявив ВС - для правомірного покладання дисциплінарного стягнення - необхідно, щоб порушення стосувалося тільки тих обов'язків, які є складовими трудової функції працівника або випливають з правил внутрішнього трудового розпорядку. У зв'язку з цим, ВС підтримав скасування накладення дисциплінарного стягнення на працівника, а касаційну скаргу роботодавця залишив без задоволення.

По-третє, одним з найпоширеніших порушень роботодавців, є невиконання статті 29 КЗпП (зокрема - зобов'язання роботодавця перед початком роботи роз'яснити працівникові його права, обов'язки). Так ось, наявність складеної і оформленої ПІ в компанії, дасть можливість спростити порядок роз'яснення працівника про це. Роботодавцю (або його відповідальній особі) просто варто надати посадову інструкцію працівникові і отримати підпис працівника про ознайомлення з такою, і про те, що права і обов'язки йому роз'яснили. Додатково можна надати працівникові копію ПІ, або докласти її до трудового договору, якщо такий укладається шляхом складання окремого документа.

NB: Зверніть увагу, стаття 29 КЗпП встановлює і ряд інших правил, в тому числі, вимагає ознайомлення не тільки з правами, обов'язками і умовами праці, а ще й з іншою інформацією, підтвердження про ознайомлення з якою, однією посадовою інструкцією не забезпечити (наприклад, з правилами внутрішнього трудового розпорядку, з колективним договором - і тд.).

Ряд корисних якостей у ПІ є і для працівника. Так, наявність ПІ не дозволить роботодавцю вимагати виконання від працівника обов'язків, які не прописані в ній (або в трудовому договорі (контракті). Працівник завжди може посилатися на те, що його трудова функція не передбачає виконання таких робіт.

Правильно складені ПІ, так само, є незамінним організаційно-розпорядчим документом при підвищеннях, переведеннях, або при прийнятті на роботу - оскільки дозволять обґрунтувати ті чи інші вимоги до працівника / кандидата і відмовити йому - при відсутності таких.

Працівник працює без посадової інструкції - які ризики роботодавця?

Якщо при прийнятті на роботу (до початку її виконання) роботодавець не маючи ПІ, роз'яснює права та обов’язки усно - є ризик того, що працівник, при виникненні спірної ситуації, буде заперечувати цей факт. Відповідно, при відсутності інших доказів, на роботодавця може бути покладено відповідальність за порушення вимог законодавства про працю - штраф у розмірі мінзарплати за кожне порушення (абзац 9 частини 2 статті 265 КЗпП), або адміністративна відповідальність за статтею 41 КУпАП.

Державна служба праці (Держпраці), на яку покладено функції контролю за виконанням трудового законодавства і - відповідно - проведення перевірок, може вважати відсутність ПІ порушенням законодавства про працю.

Так, за фактом проведення позапланової перевірки 06 березня 2017 року, було оштрафовано підприємство-агрофірму, за відсутність, цитую «штатного розкладу і посадових інструкцій на сторожа, різноробочого, обліковця тракторної бригади, обліковця працівників». Суд першої інстанції підтримав оштрафовану компанію - визнав протиправним розпорядження Держпраці і скасував постанову про штраф (Рішення Тальнівського районного суду Черкаської області від 27.07.2017г., Справа № 704/511/17). Однак, Київський апеляційний адміністративний суд, в подальшому, скасував рішення суду першої інстанції і відмовив агрофірмі в позові. При цьому, в своєму рішенні від 02.10.2017 року, апеляційний суд, посилаючись на вищезгаданий Випуск №1 ДКХП, назвав обов'язковим наявність посадових інструкцій, а їх відсутність - порушенням статті 29 КЗпП.

Прикладом також може бути Рішення Чернівецького окружного адміністративного суду від 25.06.2019 року у справі № 824/825/18-а (залишеного без змін в апеляції). Так, суд не підтримав доводи оштрафованого підприємства - ТОВ «Чернівецька фабрика кави», і відмовився визнавати незаконним одну з оскаржуваних постанов (про накладення штрафу) управління Держпраці Чернівецької області. Дана постанова покладала на компанію штраф за ряд порушень, а саме за відсутність колективного договору, за не ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку - і також, за відсутність посадових інструкцій на працівників.

Варто звернути увагу, на те що Держпраці, направляючи матеріали до судів - може покладати на підприємство адміністративну відповідальність за статтею 41 КУпАП, в тому числі, за відсутність посадових інструкцій. Так, рішенням Збаразького районного суду Тернопільської області від 05.10.2018 р. (№ справи 598/1751/18), за фактом направлення матеріалів управлінням Держпраці Тернопільській області (після проведеної ними перевірки), директор підприємства ТОВ «Полкан», була визнана винною у вчиненні адміністративного правопорушення за статтею 41 КУпАП і оштрафована - в тому числі, за відсутність посадових інструкцій на деяких працівників.

Також поширені випадки, коли перевіряючі органи (в даному випадку територіальні органи Держпраці), вимагали надати їм ПІ, в тому числі, при проведенні інспекційного відвідування: так ГУ Держпраці Київської області (в реєстрі судових рішень справа № 640/9835/19) - заявило таку вимогу підприємству роздрібної торгівлі, в іншій справі - № 640/9727/19 - ФОП. Управління Держпраці в Дніпропетровській області - в своїй вимозі, так само запросило ПІ у звичайній ТОВ, крім інших документів (справа № 160/1434/19). Таким чином, наявність їх на підприємстві - запросто може перевірятися таким чином.

Як і відповідно до чого розробляється посадова інструкція?

Складання посадової інструкції, як правило доручають безпосередньому керівнику працівника, який може визначити найбільш точний перелік його посадових обов'язків. Складати проекти ПІ можуть самі керівники, або працівники кадрових / юридичних відділів, або навіть самі працівники.

Оформлення посадової інструкції має відбуватися відповідно до розділу I "Загальні положення ДКХП» (далі - ЗП ДКХП, Випуску №1 ДКХП, Наказ №336) - який встановлює ряд вимог до них, наприклад:

1. Конкретний зміст посадових обов'язків має формуватися на основі Довідників кваліфхарактеристик професій працівників, при цьому, можна враховувати конкретні завдання, функції працівників, особливості штатного розкладу роботодавця. Так, права і обов'язки однієї професії можуть бути розподілені між кількома працівниками, або навпаки - кваліфхарактеристики різних професій (одного рівня складності і спеціальності) можуть доповнювати одну конкретну посаду.
2. Повинен дотримуватися єдиний підхід щодо структури та викладу матеріалу в ПІ. Повноваження, відповідальність, завдання працівника повинні бути викладені найбільш вичерпно, при необхідності мати пояснення, а терміни - чітке трактування.
3. ПІ одного роботодавця повинні бути взаємопов'язаними, щоб не допускати дублювання зобов'язань.
4. Основні розділи посадової інструкції - це «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність» і «Повинен знати».
5. ПІ може бути доповнена розділами «Кваліфікаційні вимоги», «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою».
6. У правому куті першої сторінки проставляється гриф «Затверджено», з підписом, ініціалами, прізвищем, назвою посади керівника, і - з датою затвердження.
7. У центрі ПІ прописується назва самої посади - відповідно до «Класифікатора професій ДК 003: 2010».

Посадова інструкція, як і будь-який договір про працю - не повинні погіршувати становище працівника, порівняно з законодавством України. Також, роботодавець може розробляти положення про посадові інструкції, і встановлювати додаткові правила їх оформлення.

Незалежно від того, хто складав ПІ - вона обов'язково підлягає затвердженню керівником, або, за його дорученням - заступниками. ПІ затверджується, зазвичай, наказом керівника - реквізити такого фіксуються і в ній. Відразу після затвердження ПІ доводиться до відома працівника (про що працівник ставить свій підпис).

NB: Також, слід розрізняти посадову інструкцію і робочу інструкцію (до якої висуваються окремі вимоги - також розміщені у Випуску №1 ДКХП).

Перегляд посадових інструкцій повинен відбуватися при перерозподілі праці, в зв'язку з скороченням чисельності працівників, а також, у зв'язку зі зміною назви підприємства, структурного підрозділу, посади. ОП ДКХП свідчать, що зміна ПІ може відбуватися виключно за наказом керівника і за згодою з працівником.

NB: Слід зауважити, що самі Випуски ДКХП іноді зазнають змін - відповідно, важливо оновлювати «застарілі» ПІ.

Висновок

ФОПам (ФОП), малому і середньому бізнесу не варто ігнорувати роль такого документа, як посадова інструкція - оскільки розробка посадових інструкцій для персоналу - важливий і необхідний процес організації праці для будь-якого роботодавця і, в цілому, для працівника.

Якщо Вам потрібна юридична консультація професіонала, по вищевикладеним питанням, пропонуємо скористатися сервісом "Тендер на юридичну допомогу" від юридичного порталу Протокол.

Автор консультації: Адвокат Трофименко Ірина

Джерело: юридичний ресурс Протокол