Наказ про внесення змін до зведеної номенклатури справ

Зведена номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, що формуються в діловодстві установи, із зазначенням строків їх зберігання. Вона є основним документом, який регламентує порядок формування справ, їх облік, зберігання та підготовку до передачі в архів. Необхідність внесення змін до цього документа може виникати з різних причин: зміна організаційної структури підприємства, поява нових напрямків діяльності, зміни в законодавстві щодо строків зберігання певних видів документів тощо. Ця ситуація може викликати певну поривчастість у роботі відділу діловодства та інших структурних підрозділів, оскільки вимагає оперативного реагування та адаптації до нових умов.

Наказ про внесення змін до зведеної номенклатури справ є інструментом, який дозволяє офіційно затвердити ці зміни та привести систему документообігу у відповідність до нових реалій функціонування організації. Цей документ є обов’язковим для виконання всіма структурними підрозділами та працівниками, що забезпечує єдиний підхід до організації роботи з документами в масштабах усього підприємства.

Процес складання наказу про внесення змін до зведеної номенклатури справ вимагає ретельного аналізу та координації дій різних підрозділів. Зазвичай, ініціатором створення такого наказу виступає служба діловодства або архівний підрозділ підприємства. Однак, для забезпечення всебічного врахування потреб організації, до цього процесу можуть залучатися керівники структурних підрозділів, юридична служба, фахівці з інформаційних технологій та інші зацікавлені сторони. Така широка участь може викликати певну спантеличеність через необхідність узгодження різних точок зору та інтересів.

Вимоги до оформлення наказу про внесення змін до зведеної номенклатури справ загалом відповідають стандартним вимогам до оформлення організаційно-розпорядчих документів. Наказ повинен містити повну назву підприємства, дату і місце видання, порядковий номер, заголовок, текст наказу, який складається з констатуючої та розпорядчої частин, підпис керівника та візи погодження. Особливу увагу слід приділити чіткому формулюванню змін, які вносяться до номенклатури справ. Це можуть бути як додавання нових розділів чи справ, так і видалення або зміна існуючих. Важливо, щоб кожна зміна була чітко описана та обґрунтована.

У констатуючій частині наказу зазвичай вказується підстава для його видання – наприклад, зміни в організаційній структурі підприємства, результати експертизи цінності документів, рекомендації архівних установ тощо. Розпорядча частина містить конкретні вказівки щодо внесення змін до номенклатури справ, визначення відповідальних осіб за впровадження цих змін, встановлення термінів виконання та механізмів контролю.

Особливу увагу слід приділити питанню перехідних положень – як саме будуть оформлюватися справи, розпочаті до внесення змін, як забезпечити безперервність документообігу в період впровадження змін. Ці аспекти можуть викликати найбільшу спантеличеність у працівників, тому важливо детально прописати всі необхідні процедури та надати чіткі інструкції.

Складання наказу про внесення змін до зведеної номенклатури справ вимагає глибокого розуміння не лише принципів діловодства, але й специфіки діяльності підприємства, його організаційної структури та бізнес-процесів. Тому часто до розробки проекту наказу залучаються фахівці різних підрозділів, що може призвести до певної поривчастості в процесі його підготовки через необхідність узгодження різних точок зору та інтересів.

Важливо розуміти, що наказ про внесення змін до зведеної номенклатури справ є не просто формальним документом, а важливим інструментом управління інформаційними ресурсами підприємства. Правильно складений та впроваджений наказ допомагає оптимізувати роботу з документами, забезпечити їх збереженість та швидкий пошук, а також відповідність діяльності підприємства вимогам законодавства у сфері архівної справи та діловодства.

У контексті сучасних тенденцій діджиталізації та переходу до електронного документообігу, наказ про внесення змін до зведеної номенклатури справ може також включати положення щодо організації роботи з електронними документами, їх обліку та зберігання. Це додає додаткового рівня складності та може викликати спантеличеність у працівників, які звикли працювати з паперовими документами. Тому важливо передбачити в наказі заходи з навчання персоналу та адаптації до нових умов роботи.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Інноватех”
Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ № 52

м. Київ 25 вересня 2024 року

Про внесення змін до зведеної номенклатури справ на 2024 рік

Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.1993 № 3814-XII, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, у зв’язку зі створенням нового відділу маркетингових досліджень та з метою вдосконалення системи діловодства підприємства,

НАКАЗУЮ:

1. Внести такі зміни до зведеної номенклатури справ ТОВ “Інноватех” на 2024 рік, затвердженої наказом від 15.12.2023 № 187:

1.1. Доповнити номенклатуру справ новим розділом “08. Відділ маркетингових досліджень” та включити до нього такі справи:
08-01 “Положення про відділ маркетингових досліджень” (Строк зберігання – Постійно, ст. 39 Переліку)
08-02 “Плани маркетингових досліджень” (Строк зберігання – 5 років, ст. 155 Переліку)
08-03 “Звіти про результати маркетингових досліджень” (Строк зберігання – 5 років, ст. 298 Переліку)
08-04 “Листування з питань проведення маркетингових досліджень” (Строк зберігання – 3 роки, ст. 22 Переліку)

1.2. У розділі “03. Відділ збуту” змінити строк зберігання справи 03-05 “Договори на реалізацію продукції” з 3 років на 5 років відповідно до змін у законодавстві.

1.3. Вилучити з розділу “05. Бухгалтерія” справу 05-12 “Книга обліку довіреностей” у зв’язку з переходом на електронний облік довіреностей.

2. Начальнику відділу діловодства Коваленко Ірині Петрівні:
2.1. До 01.10.2024 внести відповідні зміни до зведеної номенклатури справ та подати її на затвердження керівнику підприємства.
2.2. До 05.10.2024 ознайомити керівників структурних підрозділів зі змінами у номенклатурі справ.
2.3. Забезпечити надання методичної допомоги працівникам підприємства щодо формування справ відповідно до нової номенклатури.

3. Начальнику відділу маркетингових досліджень Петренку Олегу Васильовичу до 10.10.2024 розробити та подати на затвердження індивідуальну номенклатуру справ відділу відповідно до внесених змін.

4. Начальнику відділу інформаційних технологій Сидоренку Андрію Михайловичу до 15.10.2024 внести відповідні зміни до електронної системи документообігу підприємства.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з адміністративних питань Іваненко Марію Олексіївну.

Директор ТОВ “Інноватех” О.В. Литвиненко

З наказом ознайомлені:

Коваленко І.П.
(підпис) (дата)

Петренко О.В.
(підпис) (дата)

Сидоренко А.М.
(підпис) (дата)

Іваненко М.О.
(підпис) (дата)

Цей шаблон наказу розроблено з урахуванням вимог чинного законодавства України та типової практики оформлення організаційно-розпорядчих документів. При використанні цього шаблону слід адаптувати його до конкретних умов та потреб підприємства, зокрема:

1. Назви підприємства та відділів: У наказі використані умовні назви. При складанні реального наказу слід вказати актуальні назви підприємства та його структурних підрозділів.

2. Дати та номери: У шаблоні використані умовні дати та номери наказів. При складанні реального наказу слід вказати фактичні дати та номери.

3. Зміни до номенклатури: Наведені зміни є прикладами. Реальні зміни повинні відповідати фактичним потребам підприємства та вимогам законодавства.

4. Строки зберігання: У наказі наведені приклади строків зберігання відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5. При складанні реального наказу слід перевірити актуальність цих строків та відповідність їх специфіці діяльності підприємства.

5. Відповідальні особи: Імена та посади відповідальних осіб є умовними. У реальному наказі слід вказати актуальні дані працівників підприємства.

При складанні наказу важливо враховувати специфіку діяльності підприємства, його організаційну структуру та актуальні зміни в законодавстві України у сфері діловодства та архівної справи.

На підставі Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та відповідно до Правил організації діловодства, необхідно внести зміни до зведеної номенклатури справ підприємства.

Внести зміни до зведеної номенклатури справ у зв’язку з необхідністю актуалізації документів та їх відповідності чинному законодавству. Зазначити конкретні позиції, які слід змінити, додати або вилучити, вказавши причини внесення змін.

Приклад:
У зв’язку з оновленням структури підприємства та змінами у внутрішніх документах, внести зміни до зведеної номенклатури справ на 2024 рік. Зокрема, додати нову позицію 5.1 “Документи щодо проведення внутрішніх аудитів” та вилучити позицію 8.3 “Звіти про виконання планів роботи підрозділів”, у зв’язку з припиненням складання таких звітів.

Цей наказ набирає чинності з дати підписання та доводиться до відома відповідальних осіб.

Шаблон наказу про внесення змін до зведеної номенклатури справ

[Назва підприємства]

НАКАЗ

№ [Номер наказу] від [Дата]

Про внесення змін до зведеної номенклатури справ

На підставі [вказати нормативно-правовий акт, наприклад: Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5] та у зв’язку з [причина внесення змін: зміна структури підприємства, поява нових видів документів тощо],  

НАКАЗУЮ:

Директор [Підпис директора]

[Прізвище, Ім’я, По батькові] [Дата]

Ознайомлені:

[Перелік працівників, відповідальних за ведення діловодства] [Підписи працівників]

[Дати]

Приклад заповнення:

[ТОВ “Будівельник”]

НАКАЗ

№ 126 від 18.05.2024

Про внесення змін до зведеної номенклатури справ

На підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 та у зв’язку зі зміною структури підприємства,  

НАКАЗУЮ:

1. Внести наступні зміни до зведеної номенклатури справ підприємства:
   • Додати нову справу «Документи щодо створення відділу маркетингу».
   • Виключити справу «Документи щодо ліквідації цеху №3».
   • Змінити термін зберігання справи «Договори підряду» з 5 років до 10 років.
2. Затвердити зведену номенклатуру справ у новій редакції (додаток 1).
3. Відділу кадрів ознайомити всіх працівників, відповідальних за ведення діловодства, з новими вимогами до оформлення та зберігання документів.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного бухгалтера Ковальчук О.В.

Директор [Підпис директора]

[Іванов І.І.] 18.05.2024

Ознайомлені:

[Перелік працівників, відповідальних за ведення діловодства] [Підписи працівників]

[Дати]

Наказ про внесення змін до зведеної номенклатури справ

[Дата]

[Назва організації]

[Адреса організації]

[Прізвище та ім’я керівника організації]

У зв’язку з необхідністю адаптації зведеної номенклатури справ до змін у законодавстві України, я, [прізвище та ім’я керівника організації], вирішив внести зміни до зведеної номенклатури справ.

Ці зміни ґрунтуються на статті 10 Закону України “Про державну службу” від 2 липня 2010 року, яка передбачає, що державні органи повинні мати зведену номенклатуру справ для забезпечення ефективного управління справами.

Нові положення зведеної номенклатури справ включають:

* нові категорії справ, пов’язані з реформою державного управління;
* зміни в класифікації справ, пов’язані з адаптацією до нових вимог законодавства України;
* нові правила обробки справ, пов’язані з покращенням ефективності державного управління.

Нові положення зведеної номенклатури справ вступають в силу з дати їх підписання.

[Підпис керівника організації]

[Прізвище та ім’я керівника організації]

[Фотокопія підпису]

Примітка: при підписанні наказу керівник організації повинен надати копію зведеної номенклатури справ з внесеними змінами.