Звільнення працівника за кордоном

Працівник за кордоном, а трудова книжка в офісі: як оформити звільнення та видати трудову книжку

В умовах глобалізації ринку праці та вимушеної релокації персоналу, дистанційне звільнення працівника, що перебуває за кордоном, стало новою реальністю для українського бізнесу.

Ключовим викликом у цьому процесі є належне документальне оформлення та, зокрема, передача трудової книжки. Попри уявну складність, чинне законодавство адаптоване до умов воєнного стану, надає чіткий та законний механізм для вирішення цього завдання. Розглянемо детальний алгоритм, що забезпечить юридичну бездоганність процедури та захистить інтереси роботодавця.

Основою для дистанційного оформлення звільнення є стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Ця норма є пріоритетною на період дії воєнного стану та встановлює, що сторони трудового договору можуть самостійно домовлятися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин.

Оскільки трудова книжка є документом, що засвідчує трудову діяльність, вона беззаперечно підпадає під категорію «інших документів». Це означає, що роботодавець і працівник мають законне право домовитись про її пересилання поштою. Таким чином, законодавство надає необхідну гнучкість, вимагаючи лише взаємної згоди сторін та належної фіксації такої домовленості.

Щоб процедура звільнення була юридично коректною, необхідно дотримуватися наступного алгоритму, який забезпечує фіксацію волевиявлення обох сторін.

Крок 1. Ініціація з боку працівника: вичерпна заява

Процес починається з отримання від працівника заяви. Для працівника, що перебуває за кордоном, оптимальним є її підписання за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та надсилання на офіційну електронну адресу роботодавця, якщо такий спосіб узгоджений між сторонами.

Заява працівника повинна містити три ключові прохання:

1. Прохання про звільнення із зазначенням підстави.
2. Пряма вимога про внесення запису про звільнення до трудової книжки, що зберігається у роботодавця.
3. Прохання про пересилання документів із зазначенням точної поштової адреси за кордоном, на яку слід надіслати трудову книжку, копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані суми.

Крок 2. Дії роботодавця: наказ та підготовка документів

На підставі отриманої заяви роботодавець видає наказ про звільнення. Зміст наказу має чітко відповідати проханням, викладеним у заяві працівника: звільнити за вказаною підставою, внести запис до трудової книжки та надіслати пакет документів за вказаною адресою.

Крок 3. Безпечне пересилання трудової книжки та документів

Пересилання документів необхідно здійснювати у спосіб, що забезпечує максимальну доказовість виконання роботодавцем своїх зобов’язань. Рекомендований метод – міжнародне поштове відправлення у форматі листа з описом вкладення. В описі вкладення необхідно обов’язково детально зазначити реквізити трудової книжки (серію, номер), що пересилається, а також перелічити інші документи (наказ, повідомлення).

Реквізити поштового відправлення (штрихкодовий ідентифікатор, дату, номер квитанції) доцільно зафіксувати у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.

Крок 4. Підтвердження отримання документів

Важливим є отримання від працівника підтвердження про те, що всі документи ним отримані. Це може бути традиційний підпис на наказі та пересилання такого роботодавцю, або ж інша альтернатива, в тому числі, надіслання відповідного повідомлення, підписаного КЕП працівника на електронну адресу роботодавця, якщо такий спосіб узгоджено сторонами.

Законність дистанційного звільнення працівника, що перебуває за кордоном, залежить від ретельного дотримання процедури звільнення та документування кожного етапу. Такий підхід не лише відповідає вимогам законодавства, але й формує надійну доказову базу, що захищає бізнес від правових ризиків.

Автор консультації: Адвокатське бюро Олени Сітарчук