Засвідчувальний напис справи

Засвідчувальний напис справи є обов’язковим реквізитом, що засвідчує належне оформлення та повноту документів у справі. Він містить детальну інформацію про зміст справи, її хронологічні межі, категорію та номер справи за номенклатурою, а також відомості про кількість аркушів у ній. Цей документ є своєрідним підсумком усієї роботи з формування справи та слугує гарантією її цілісності та автентичності.

Складання засвідчувального напису є невід’ємною частиною процесу підготовки справи до передачі на зберігання до архіву установи або державного архіву. Саме в цей момент відповідальний працівник служби діловодства чи архіву виступає ініціатором його оформлення. Засвідчувальний напис є офіційним документом, який підтверджує, що справа сформована належним чином та відповідає встановленим вимогам.

Вимоги до складання та оформлення засвідчувального напису є досить чіткими та регламентованими. Він повинен бути заповнений розбірливим почерком або надрукований на окремому аркуші без виправлень та помарок. Обов’язково зазначаються усі необхідні реквізити: назва установи, індекс справи, заголовок справи, номер справи, дати початку та закінчення справи, кількість аркушів у справі, а також посада, прізвище та ініціали особи, яка склала цей напис.

Після ретельної перевірки відповідності всіх наведених відомостей фактичному стану справи засвідчувальний напис підписується уповноваженою особою та скріплюється печаткою установи. Цей документ розміщується на внутрішній стороні обкладинки справи і є підтвердженням її автентичності та придатності для подальшого зберігання в архіві.

Наявність засвідчувального напису є обов’язковою вимогою для кожної справи, яка формується в державній установі чи органі влади. Він не лише засвідчує повноту та цілісність документів у справі, а й дозволяє швидко орієнтуватися в її змісті та хронологічних межах. Завдяки цьому реквізиту забезпечується належний облік та зберігання справ, що є запорукою ефективного функціонування системи діловодства в державних інституціях України.

Приклади

Засвідчувальний напис справи є обов’язковим реквізитом відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5. Він складається на окремому аркуші та має типову форму:

Найменування державного органу, установи

Індекс справи Справа № (заголовок справи) Том № (зазначається, якщо справа складається з кількох томів) Частина (зазначається, якщо справа складається з кількох частин) Кількість аркушів у справі

Приміром:

Управління освіти Львівської міської ради

Індекс справи: 02-22 Справа № 17
Особові справи студентів Львівського університету, 2022 рік Частина 2 Кількість аркушів у справі: 274

або

Головне територіальне управління юстиції у Одеській області

Індекс справи: 08-11 Справа № 45 Накази з основної діяльності Том 1
Кількість аркушів у справі: 318

Нижче зазначається дата початку і закінчення справи. Наприклад: Справа за 12.01.2022 – 31.12.2022 рр.

Засвідчувальний напис підписується працівником служби діловодства або архіву з зазначенням його посади, прізвища та ініціалів і скріплюється печаткою установи. Наприклад:

Провідний спеціаліст служби діловодства В.П.Сидоренко

або

Начальник архівного відділу О.С.Петренко

Засвідчувальний напис справи розміщується на внутрішній стороні обкладинки справи і є підтвердженням належного оформлення документів та відомостей про їх кількість та хронологічні межі. Цей реквізит має бути заповнений чітко і без виправлень.

Засвідчувальний напис справи є важливим елементом документації, який підтверджує його достовірність та правову силу. Цей напис містить відомості про документ, його номер, дату складання та підпис посадової особи, яка засвідчує документ.

Основні вимоги до оформлення засвідчувального напису встановлені законодавством України, зокрема Законом “Про державну службу”.

Приклад заповнення засвідчувального напису:

“Цей документ відповідає законодавству України і є достовірним. Справа складена відповідно до вимог Закону “Про державну службу”. Номер справи: 123/2024. Дата складання: 29 квітня 2024 року. Засвідчує: [підпис посадової особи], [посада посадової особи].”

Це лише загальний шаблон засвідчувального напису, який можна використовувати при складанні документів у державних установах. Конкретний текст і відомості можуть варіюватися залежно від типу документа та внутрішніх правил установи.

Засвідчувальний напис справи – це документ, який підтверджує факт події або стану, що відбулися з державним службовцем. Він використовується для обліку подій, що відбулися з державним службовцем, та для цілей статистики та звітності.

Засвідчувальний напис справи складається з наступних частин:

• ПІБ державного службовця (прізвище, ім’я, по батькові)
• Дата події або стану
• Опис події або стану
• Підпис керівника державної установи
• Підпис державного службовця

Законодавство України, що регулює Засвідчувальний напис справи, включає:

• Конституція України
• Закон України “Про державну службу” від 01.07.1992 року
• Положення про державну службу, затверджене Кабінетом Міністрів України

Приклад заповнення Засвідчувального напису справи:

ПІБ: Іванченко Олексій Васильович Дата події: 12.06.2020 Опис події: державний службовець Іванченко Олексій Васильович отримав премію за видатні досягнення в роботі Підпис керівника державної установи: Іванченко Олексій Васильович Підпис державного службовця: Іванченко Олексій Васильович

Засвідчувальний напис справи є важливим документом для державної установи, оскільки він дозволяє відображати структуру державної установи, відслідковувати зміни в складі персоналу та виконувати статистику та звітність.