Як уповноважити працівника на отримання ТМЦ: три зручні способи без зайвої бюрократії

Як уповноважити працівника на отримання ТМЦ: три зручні способи без зайвої бюрократії

Уявімо звичну ситуацію: до офісу приїжджає кур’єр з питною водою або канцелярією, заходить на ресепшн і питає: «Хто у вас уповноважений підписувати накладні?»

Якщо повноваження працівників не оформлені належним чином, кожна така доставка перетворюється на квест. Щоб цього уникнути, важливо правильно оформити право працівника отримувати товарно-матеріальні цінності (ТМЦ).

Зробити це можна трьома способами (окремо або в поєднанні):

1. Договір поставки — прямо прописати посаду, ПІБ, паспортні дані та РНОКПП працівника.
2. Наказ директора товариства.
3. Довіреність від товариства у простій письмовій формі.

У більшості випадків компанії обирають комбінацію цих варіантів — для зручності та підстраховки.

Правові підстави

Раніше порядок видачі довіреностей на отримання ТМЦ детально регулювала Інструкція, затверджена наказом Мінфіну № 99 від 16.05.1996. Вона втратила чинність ще з 01.01.2015.

Зараз діє Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну № 88 від 24.05.1995. Відповідно до п. 2.4 цього Положення, повноваження особи, яка отримує для юрособи чи ФОП основні засоби, запаси, грошові документи, цінні папери та інші ТМЦ, мають бути підтверджені відповідно до законодавства. Це можуть бути, зокрема:

• письмовий договір;
• довіреність;
• акт органу юрособи (наприклад, наказ директора).

Цивільний кодекс України доповнює картину:

• ч. 3 ст. 244 ЦКУ: довіреність — це письмовий документ, який видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами;
• ст. 246 ЦКУ: довіреність юридичної особи оформлюється в простій письмовій формі, якщо сам правочин не потребує нотаріального посвідчення.

Висновок: застосовувати лише «типову довіреність на ТМЦ» вже не обов’язково. Закон дає компанії гнучкість обирати зручний варіант.

Далі — детальніше про кожен.

1) Уповноваження через договір поставки

Як це працює
У тексті договору або в окремому додатку прописуєте:

• посаду працівника;
• повне ПІБ;
• паспортні дані;
• РНОКПП (за потреби — декількох працівників, які можуть підміняти один одного).

Переваги:

• не потрібно щоразу передавати постачальнику окремі документи;
• постачальник одразу бачить, хто має право отримувати товар і підписувати документи.

Недолік:

• якщо зміниться відповідальна особа, доведеться вносити зміни до договору додатковою угодою.

Приклад формулювання (фрагмент):

«Сторони погодили, що від імені Покупця право отримувати товарно-матеріальні цінності за цим Договором мають:

Іваненко Іван Іванович, посада — офіс-менеджер, паспорт…; РНОКПП…

Петрова Марія Петрівна, посада — адміністратор, паспорт…; РНОКПП…

У разі тимчасової відсутності однієї з осіб інша має право отримувати ТМЦ у повному обсязі».

Такий варіант особливо зручний, коли у вас стабільні постачання і відповідальний працівник практично не змінюється.

2) Наказ директора товариства

Як це працює
Директор видає внутрішній наказ, яким затверджує список працівників, уповноважених отримувати ТМЦ за всіма (або конкретними) договорами поставки.

Переваги:

• не потрібно вносити зміни до кожного договору при кадрових ротаціях;
• один наказ може працювати з кількома постачальниками;
• зручно для внутрішньої організації — усі в компанії розуміють, хто «відповідальний за накладні».

Практичні поради:

• обов’язково ознайомте уповноважених працівників із наказом під підпис;
• тримайте засвідчену копію наказу в доступному місці (на ресепшні, у відділі постачання тощо), щоб за потреби показати кур’єру або менеджеру постачальника.

Фрагмент наказу може виглядати так:

«Уповноважити працівників:

1. Іваненка І. І., офіс-менеджера;
2. Петрову М. П., адміністратора — на отримання товарно-матеріальних цінностей (питна вода, канцелярське приладдя та інші ТМЦ) за договорами поставки Товариства.

Надати зазначеним працівникам право підпису видаткових накладних, товарно-транспортних накладних, актів приймання-передачі, а також право пред’являти службове посвідчення (за наявності) та інші документи, необхідні для приймання ТМЦ».

Це гарний варіант, якщо у вас часто змінюється персонал або є кілька постачальників.

3) Довіреність у простій письмовій формі

Як це працює
Товариство видає працівнику довіреність, підписану директором (або іншим уповноваженим органом), де чітко прописано:

• кому надаються повноваження;
• що саме працівник має право робити (які ТМЦ отримувати, які документи підписувати);
• строк дії довіреності;
• можливість/заборона передоручення.

Переваги:

• звичний для багатьох постачальників формат;
• зручно, коли треба надати разові або вузькі повноваження — на окремий проєкт, період чи конкретного контрагента.

Фрагмент формулювання:

«Товариство з обмеженою відповідальністю “”, код ЄДРПОУ , в особі директора , що діє на підставі Статуту, довіряє працівнику (ПІБ, посада, паспорт…, РНОКПП…) право отримувати від (повна назва постачальника) товарно-матеріальні цінності (питна вода, канцелярське приладдя та інші товари згідно з рахунками та видатковими документами постачальника), підписувати видаткові накладні, акти приймання-передачі, товарно-транспортні накладні, а також вчиняти інші дії, необхідні для приймання ТМЦ.

Строк дії довіреності: до «» 20 р. Без права передоручення».

Коли який спосіб обрати?

Щоб було простіше, орієнтуйтеся на вашу операційну модель:

• Стабільні постачання і незмінна команда — зручно закріпити уповноважених осіб прямо в договорі.
• Часті кадрові зміни / багато постачальників — оптимальним рішенням буде наказ директора.
• Разові або специфічні повноваження (на період, проєкт, конкретного контрагента) — краще видати довіреність.

Часто компанії комбінують ці варіанти: наприклад, базових осіб прописують у договорі, а додаткових — уповноважують наказом чи довіреністю. Це додає гнучкості й зменшує кількість «вузьких місць» у процесі.

Міні-чек-лист для отримання ТМЦ

Щоб кожна доставка проходила спокійно й без суперечок:

1. Попросіть у кур’єра документи: видаткова накладна, ТТН, акт приймання-передачі (за наявності).
2. Перевірте реквізити: найменування товару, кількість, дату, назву контрагента.
3. Працівник показує документ, що посвідчує особу, та копію наказу/довіреності (якщо повноваження не закріплені в договорі).
4. Після приймання передайте первинні документи в бухгалтерію для відображення в обліку.

Такий простий алгоритм захищає і компанію, і бухоблік, і працівника, який фактично приймає товар.

Підсумок

Закон дозволяє гнучко підтверджувати повноваження працівників на отримання ТМЦ:

• через договір поставки,
• через наказ директора,
• через довіреність у простій письмовій формі.

Обирайте інструмент, який найкраще відповідає вашому формату роботи, або комбінуйте декілька — для більшої надійності та зручності.

А якщо у вашій щоденній роботі виникають подібні запитання щодо оформлення документів, повноважень чи договірних відносин — фахівці Адвокатського бюро Олени Сітарчук готові розробити для вашої компанії чіткий, юридично коректний та практичний пакет документів.

Автор консультації: Адвокатське бюро Олени Сітарчук