Витяг з наказу

Існує кілька видів витягів з наказу, кожен з яких має свою специфіку та призначення. Найпоширенішими є витяги з наказів про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, надання відпустки, заохочення чи накладення дисциплінарного стягнення. Кожен з цих видів витягів має свої особливості оформлення та змісту, але всі вони підпорядковуються загальним правилам діловодства.

Потреба у витязі з наказу виникає в різноманітних ситуаціях. Наприклад, працівнику може знадобитися підтвердження факту його працевлаштування для надання в банк при оформленні кредиту. У такому випадку витяг з наказу про прийняття на роботу стане необхідним документом. Інша ситуація – коли працівник переводиться в інший відділ, і йому потрібно підтвердити свої нові повноваження перед колегами. Тут витяг з наказу про переведення буде доречним. Витяг також може знадобитися для подання до суду як доказ у трудовому спорі або для надання в інші державні органи.

Вимоги до витягу з наказу досить суворі, адже це офіційний документ, який має юридичну силу. Він повинен містити всі реквізити оригінального наказу: назву організації, дату і номер наказу, заголовок, преамбулу (якщо вона є в оригіналі), розпорядчу частину (але тільки той пункт чи пункти, які стосуються конкретної особи чи питання), підписи відповідальних осіб. Важливо, щоб витяг точно відтворював текст відповідної частини оригінального наказу, без жодних змін чи скорочень.

Складання витягу з наказу відбувається за певних умов. Зазвичай це робиться на вимогу працівника або зовнішньої організації, яка потребує підтвердження певного факту, зафіксованого в наказі. Іноді витяги готуються автоматично, наприклад, коли наказ стосується великої кількості осіб і кожному потрібно надати інформацію лише про себе. У деяких випадках витяг може бути складений за ініціативою самої організації, якщо потрібно довести факт прийняття певного рішення без розголошення всього змісту наказу.

Сторонами у процесі створення та використання витягу з наказу виступають кілька суб’єктів. З одного боку, це організація або установа, яка видала оригінальний наказ і готує витяг. З іншого боку – це особа або організація, яка запитує або отримує цей витяг. Крім того, важливу роль відіграють посадові особи, які засвідчують витяг своїм підписом, надаючи йому юридичної сили.

Оформлення витягу з наказу має відповідати певним вимогам. Документ повинен бути надрукований на офіційному бланку організації або на чистому аркуші паперу з вказівкою всіх необхідних реквізитів. У верхній частині документа обов’язково зазначається слово “ВИТЯГ” великими літерами. Далі йде повна назва документа, з якого робиться витяг, його дата і номер. Текст витягу повинен точно відповідати тексту оригіналу. Після тексту ставиться підпис керівника організації або уповноваженої особи, а також печатка (якщо вона передбачена).

Складанням витягу з наказу зазвичай займається відділ кадрів або канцелярія організації. Процес починається з отримання запиту на витяг, після чого відповідальний працівник знаходить оригінал наказу, виділяє необхідну інформацію і оформлює її належним чином. Важливо, щоб особа, яка готує витяг, мала доступ до оригіналів наказів і добре розуміла структуру та зміст документів організації.

Витяг з наказу – це не просто формальність, а важливий інструмент у системі управління та документообігу. Він дозволяє ефективно комунікувати рішення керівництва, забезпечувати прозорість управлінських процесів і захищати права працівників. У той же час, цей документ вимагає уважного ставлення та дотримання всіх правил оформлення, адже найменша помилка може призвести до серйозних наслідків.

Таким чином, витяг з наказу є невід’ємною частиною сучасного діловодства в Україні. Він відіграє важливу роль у забезпеченні ефективної роботи організацій, захисті прав працівників та взаємодії з зовнішніми структурами. Розуміння сутності, видів та правил оформлення витягу з наказу є необхідним для кожного, хто працює з документами або керує персоналом.

Приклади

Товариство з обмеженою відповідальністю “Зоряне сяйво”
Код ЄДРПОУ 12345678

ВИТЯГ З НАКАЗУ

м. Київ № 45-К

від 15 вересня 2024 року

Про надання щорічної основної відпустки

Відповідно до статей 2, 6, 10, 11, 12 Закону України “Про відпустки” від 15.11.1996 № 504/96-ВР та статті 74 Кодексу законів про працю України

НАКАЗУЮ:

…

2. НАДАТИ ПЕТРЕНКУ Петру Петровичу, менеджеру відділу продажів, щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні з 01 жовтня 2024 року по 24 жовтня 2024 року включно за період роботи з 15.09.2023 по 14.09.2024.

…

Згідно з оригіналом
Начальник відділу кадрів [підпис] І.І. Іваненко

15.09.2024

М.П.

Цей шаблон витягу з наказу розроблено відповідно до вимог українського законодавства та загальноприйнятої практики діловодства. Він демонструє структуру та ключові елементи, які повинні бути присутні у витягу з наказу.

У верхній частині документа вказано повну назву організації та її код ЄДРПОУ. Це важливо для ідентифікації юридичної особи, яка видала наказ.

Далі йде заголовок “ВИТЯГ З НАКАЗУ”, який чітко вказує на тип документа. Під ним зазначено місце видання наказу (м. Київ), номер наказу (№ 45-К) та дату його підписання (15 вересня 2024 року).

Назва наказу “Про надання щорічної основної відпустки” відображає його зміст та допомагає швидко зрозуміти, чого стосується документ.

У преамбулі наказу вказано законодавчу базу, на підставі якої видано наказ. Це статті 2, 6, 10, 11, 12 Закону України “Про відпустки” та стаття 74 Кодексу законів про працю України. Такі посилання підкреслюють правову обґрунтованість наказу.

Розпорядча частина починається зі слова “НАКАЗУЮ”, яке традиційно пишеться великими літерами. У витягу наводиться лише той пункт наказу, який стосується конкретної особи – в даному випадку це пункт 2.

У пункті 2 вказано прізвище, ім’я та по батькові працівника (ПЕТРЕНКО Петро Петрович), його посаду (менеджер відділу продажів), вид відпустки (щорічна основна), її тривалість (24 календарні дні), дати початку та закінчення відпустки (з 01 жовтня 2024 року по 24 жовтня 2024 року включно), а також період роботи, за який надається відпустка (з 15.09.2023 по 14.09.2024).

Внизу документа розміщено підтвердження відповідності витягу оригіналу наказу. Це робиться за допомогою фрази “Згідно з оригіналом”. Далі йде посада, підпис та прізвище особи, яка засвідчує витяг – у даному випадку це начальник відділу кадрів І.І. Іваненко.

Дата засвідчення витягу (15.09.2024) вказується після підпису. Завершується документ відбитком печатки організації, якщо вона передбачена.

Цей шаблон може бути адаптований відповідно до конкретних потреб організації та специфіки ситуації. Наприклад, можна змінити вид наказу, додати більше деталей або включити інші пункти, якщо вони стосуються тієї ж особи.

При використанні цього шаблону важливо пам’ятати, що витяг з наказу повинен точно відтворювати текст відповідної частини оригінального наказу, без будь-яких змін чи скорочень. Також необхідно забезпечити правильне оформлення всіх реквізитів документа відповідно до вимог діловодства.

Витяг з наказу є офіційним документом, який має юридичну силу, тому при його підготовці слід бути особливо уважним і точним. У разі виникнення сумнівів щодо правильності оформлення витягу, рекомендується звернутися до фахівця з діловодства або юриста.

Витяг з наказу

м. [місто]
[дата]
№ [номер наказу]

На підставі статті [номер статті] Закону України “[назва закону]” та у зв’язку з [підстава для наказу],

НАКАЗУЮ:

1. [Опис пункту наказу, наприклад: Надати відпустку без збереження заробітної плати працівнику [ПІБ працівника], [посада працівника], строком на [кількість днів] календарних днів з [дата початку відпустки] по [дата закінчення відпустки]].

2. [Опис наступного пункту наказу, якщо необхідно].

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

[Підпис керівника]
[ПІБ керівника]

Приклад заповнення:

Витяг з наказу

м. Одеса
20 вересня 2024 року
№ 156/2024

На підставі статті 25 Закону України “Про відпустки” та у зв’язку з заявою працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати,

НАКАЗУЮ:

1. Надати відпустку без збереження заробітної плати працівнику Коваленку Дмитру Васильовичу, менеджеру з продажу, строком на 10 календарних днів з 25 вересня 2024 року по 4 жовтня 2024 року.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Підпис
Іваненко Петро Петрович

Шаблон витягу з наказу

Витяг з наказу

№ [Номер наказу] від [Дата]

[Назва підприємства] повідомляє, що відповідно до наказу № [Номер наказу] від [Дата] [Ім’я Прізвище По батькові], [посада], надано [вид відпустки, наприклад, відпустку за власний рахунок] з [Дата початку] по [Дата закінчення] включно, на загальну кількість [Кількість днів] календарних днів.

Даний витяг виданий [Ім’я Прізвище По батькові] для [мета отримання витягу, наприклад, подання до банку].

Витяг складено у двох примірниках, один з яких видається [Ім’я Прізвище По батькові], а другий зберігається в особовій справі працівника.

[Підпис керівника або уповноваженої особи]

[Прізвище, Ім’я, По батькові]

[Посада]

[Дата]

Пояснення до шаблону та приклад заповнення:

• Номер наказу та дата: Вказується номер і дата наказу, на підставі якого видається витяг.
• Назва підприємства: Вказується повна офіційна назва підприємства.
• Інформація про працівника: Вказується повне ім’я працівника, його посада та деталі наданої відпустки.
• Мета отримання витягу: Вказується, для чого працівнику потрібен цей документ (наприклад, для подання до банку, отримання соціальних виплат тощо).
• Кількість примірників: Зазначається, скільки примірників витягу складається.
• Підписи та дата: Вказується підпис керівника або уповноваженої особи, яка підписує витяг, а також дата його складання.

Приклад заповнення:

Витяг з наказу

№ 123 від 15.04.2024

ТОВ “Будівельник” повідомляє, що відповідно до наказу № 123 від 15.04.2024 Петренку Івану Петровичу, інженеру, надано відпустку за власний рахунок з 20.04.2024 по 03.05.2024 включно, на загальну кількість 14 календарних днів.

Даний витяг виданий Петренку Івану Петровичу для подання до банку.

Витяг складено у двох примірниках, один з яких видається Петренку Івану Петровичу, а другий зберігається в особовій справі працівника.

[Підпис директора]

Петров Олександр Іванович

Директор

15.04.2024

Витяг з наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати для завершення санаторно-курортного лікування:

“Прізвище, ім’я та по батькові: Іваненко Олексій Васильович
Дата народження: 12 червня 1985 року
Посада та місце роботи: інженер, відділ виробництва
Дата початку відпустки: 20 березня 2023 року
Дата кінця відпустки: 15 квітня 2023 року
Причини відпустки: я потребую санаторно-курортного лікування для відновлення здоров’я
Інформація про збереження заробітної плати: я прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати, оскільки я потребую санаторно-курортного лікування, а згідно статті 34 Закону України “Про працю” відпустка може бути надана без збереження заробітної плати у разі необхідності санаторно-курортного лікування.

Керівник підприємства: Іваненко Олексій Васильович

Підпис:

Такий витяг з наказу повинен бути виданий працівнику для забезпечення його права на відпустку без збереження заробітної плати для завершення санаторно-курортного лікування.