Відповідь на запит про надання інформації

Відповідь на запит часто використовується для надання інформації, яка може бути конфіденційною або важливою, наприклад, комерційні дані, фінансова інформація, персональні дані, інформація про внутрішні процеси компанії тощо. Вона також може застосовуватися в ситуаціях, коли потрібно підтвердити певні факти або дії, наприклад, виконання умов договору.

Щодо видів та форм цього документа, він може бути складений у формі офіційного листа, електронного листа, заповненої форми або іншого документу, який підходить для конкретної ситуації. Формат залежатиме від вимог запитувальної сторони та природи запитуваної інформації.

Відповідь на запит складається тоді, коли організація або особа отримує офіційний запит на надання певної інформації. Запит може надійти з різних джерел, включаючи державні органи, партнерів, клієнтів, юридичних радників або інші сторони, які мають законне право на отримання вказаної інформації.

У документі виступають дві сторони: запитувач (сторона, яка зробила запит) та відповідач (сторона, яка надає інформацію). Важливо, щоб обидві сторони були чітко ідентифіковані в документі.

Щодо вимог до оформлення, відповідь на запит повинна містити:

• Повну назву та контактні дані відповідача.
• Повну назву та контактні дані запитувача.
• Дату отримання запиту та дату надання відповіді.
• Чітке посилання на запит (може включати номер запиту, дату, основні пункти).
• Докладну інформацію, яка надається у відповідь на запит.
• Підпис та печатку відповідальної особи (за наявності).

Відповідь зазвичай готується тією особою або відділом в організації, який має найбільше знань та доступ до запитуваної інформації. Це може бути юридичний відділ, відділ з обробки даних, фінансовий відділ або будь-який інший відповідний відділ або особа.

Завданням відповіді на запит є надання точної, повної та часної інформації на запитання, висунуті запитувачем, з дотриманням усіх відповідних правових та етичних стандартів.

Приклади

Ось шаблон відповіді на запит про надання інформації, який включає вказівку на відповідні закони України. Цей шаблон можна адаптувати відповідно до конкретного запиту та контексту.

[Назва вашої організації]
[Юридична адреса]
[Контактні дані: телефон, електронна пошта]
[ЄДРПОУ/Інший ідентифікатор]

[Дата]

До
[Назва організації/особи, яка зробила запит]
[Юридична/поштова адреса запитувача]
[Контактні дані запитувача]

Відповідь на Ваш запит від [дата запиту]

Шановні [Пані та Панове/назва організації/ім’я особи],

Ми отримали Ваш запит від [дата запиту] щодо надання інформації [конкретний опис запитуваної інформації]. На підставі Вашого запиту, ми раді надати наступну інформацію.

[Тут слід детально надати запитувану інформацію, з урахуванням конкретики запиту.]

Ми забезпечуємо, що надана інформація є актуальною та точною на момент її надання. Ця інформація надається відповідно до вимог [вказати відповідні закони України, наприклад, Закону України “Про доступ до публічної інформації” чи інших відповідних законів].

Будь ласка, зверніть увагу, що деяка з наданої інформації може бути конфіденційною та не підлягати розголошенню без нашої попередньої згоди відповідно до чинного законодавства України.

Якщо у Вас є будь-які подальші питання або Вам потрібна додаткова інформація, будь ласка, не вагайтеся зв’язатися з нами.

З повагою,

[Підпис]
[ПІБ уповноваженої особи]
[Посада]

Приклад заповнення:

ТОВ “УкрІнфо”
вул. Знання, 3, Київ, 01001
Тел: +380 44 987 6543
Email: office@ukr.ua
ЄДРПОУ 87654321

15 березня 2024 р.

До
ТОВ “Бізнес-Аналітика”
просп. Перемоги, 10, Львів, 79000

Відповідь на Ваш запит від 1 березня 2024 р.

…

[Текст шаблону з відповідними змінами]

…

З повагою,

[Підпис]
Олена Петренко
Директор

Цей шаблон є узагальненим прикладом і може вимагати адаптації залежно від конкретних вимог запиту та специфіки запитуваної інформації.

Відповідь на запит про надання інформації

[Найменування особи, яка надає відповідь]

[Адреса особи, яка надає відповідь]

[Ідентифікаційний код особи, яка надає відповідь]

[Найменування особи, яка звертається]

[Адреса особи, яка звертається]

[Ідентифікаційний код особи, яка звертається]

[Дата]

Лист № [номер листа]

[Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка звертається]

Шановний [Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка звертається]!

Відповідно до Вашого запиту від [дата] про надання інформації, повідомляємо, що:

• [перелік інформації].

З повагою,

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

Приклади заповнення

[Найменування особи, яка надає відповідь]

ТОВ “Альфа”

[Адреса особи, яка надає відповідь]

[Ідентифікаційний код особи, яка надає відповідь]

[Найменування особи, яка звертається]

ТОВ “Бета”

[Адреса особи, яка звертається]

[Ідентифікаційний код особи, яка звертається]

[Дата]

Лист № 1

[Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка звертається]

Шановний ОСОБА_1!

Відповідно до Вашого запиту від 30 січня 2023 року про надання інформації, повідомляємо, що:

• додається копія Статуту товариства ТОВ “Бета” від 10 січня 2023 року;
• додається перелік осіб, які є членами виконавчого органу товариства ТОВ “Бета”, із зазначенням їхніх посад та повноважень:
  • ОСОБА_2 – директор товариства;
  • ОСОБА_3 – заступник директора товариства з фінансових питань;
  • ОСОБА_4 – заступник директора товариства з логістики;
• додається перелік осіб, які є членами наглядової ради товариства ТОВ “Бета”, із зазначенням їхніх посад та повноважень:
  • ОСОБА_5 – голова наглядової ради товариства;
  • ОСОБА_6 – заступник голови наглядової ради товариства;
  • ОСОБА_7 – член наглядової ради товариства.

З повагою,

[Підпис]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Директор]

Нормативні правові акти, що регулюють порядок надання інформації

• Цивільний кодекс України;
• Господарський кодекс України;
• Закон України “Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю”.

Особливості заповнення відповіді

• У відповіді необхідно вказати найменування особи, яка надає відповідь, та її адресу.
• У відповіді необхідно вказати найменування особи, яка звертається, та її адресу.
• У відповіді необхідно перерахувати інформацію, яку надає особа, яка відповідає на запит.
• Відповідь підписується особою, яка її надає.

Додаткові поради

• Відповідь на запит про надання інформації може бути направлена рекомендованим листом з повідомленням про вручення.
• Відповідь повинна бути надана в строк, установлений у запиті.
• Якщо у запиті не встановлений строк для надання відповіді, то відповідь повинна бути надана протягом 30 днів з дня отримання запиту.

Ось ще один приклад шаблону відповіді на запит про надання інформації:

ГО «» вул. , буд. ___ м.

(найменування установи)

(адреса установи)

Відповідь на запит про надання інформації

Шановні пані та панове!

Розглянувши Ваш запит про надання інформації від No, інформуємо.

Згідно зі статтею 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації» надаємо таку інформацію:

Або

Повідомляємо, що інформація щодо , яка запитується у Вашому зверненні, не може бути надана, оскільки вона відноситься до інформації з обмеженим доступом згідно з (вказати відповідну норму закону).

Додаток: копії документів на ___ арк.

З повагою,

(посада, підпис, ПІБ)

Ось приклад заповненої відповіді на запит про надання інформації:

ГО «Подільська громада» вул. Соборна, 12 м. Хмельницький

Управління освіти Хмельницької міської ради вул. Проскурівського підпілля, 137 м. Хмельницький

Відповідь на запит про надання інформації

Шановні пані та панове!

Розглянувши Ваш запит про надання інформації від 10.02.2022 No123, інформуємо.

Згідно зі статтею 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації» надаємо таку інформацію:

1. Копію наказу про зарахування дітей до перших класів у 2022 році від 05.06.2022 No 456.
2. Копію штатного розпису закладів загальної середньої освіти Хмельницької міської ради на 2022 рік, затвердженого 05.01.2022.
3. Копію кошторису витрат на 2022 рік закладів загальної середньої освіти Хмельницької міської ради.

Додаток: копії документів на 12 арк.

З повагою, Начальник управління освіти Петренко П.П.

15.02.2022