Цивільно-правовий чи трудовий договір: де проходить межа і скільки коштує помилка

Оформлення людей «по цивілці» — поширена практика в українському бізнесі. Вона здається вигідною: менше податків, простіше папери, ніяких відпускних і лікарняних. Але назва договору не визначає його суть. Якщо фактичні відносини мають ознаки трудових — навіть найретельніше прописаний «договір про надання послуг» не врятує від штрафів.

У 2024–2025 роках суди дедалі частіше стають на бік контролюючих органів, підкреслюючи: реальність трудових відносин визначається не формою, а змістом.

У чому різниця між трудовим і цивільно-правовим договором

Цивільно-правовий договір (ЦПД) укладається для виконання конкретної роботи або надання послуги з певним результатом. Виконавець діє самостійно, на власний ризик, сам організовує процес і не підпорядковується внутрішнім правилам. Оплата здійснюється за результат, підтверджений актом виконаних робіт.

Трудовий договір регулює процес праці: графік, посадові обов’язки, підпорядкованість, контроль, системну оплату. Працівнику створюють робоче місце, видають наказ про прийняття, забезпечують техніку безпеки, ведуть табель. Предмет — не результат, а трудова функція.

Коли ЦПД визнають трудовим: «підпорядкованість» і «залежність»

Постанова ВС від 02.02.2021 у справі №300/2156/19

Верховний Суд сфокусував критерії, за якими цивільний договір може бути перекваліфікований у трудовий:

Підпорядкованість:

• робота виконується під контролем і за вказівками замовника;

• виконавець інтегрований у внутрішню структуру підприємства;

• працює особисто, у визначеному місці та за встановленим графіком;

• користується майном і ресурсами роботодавця.

Залежність:

• отримує стабільну винагороду (щомісячно, незалежно від результату);

• це основне джерело його доходу;

• отримує «соціальні бонуси»: відпустку, компенсації, оплату лікарняних;

• не несе фінансового ризику, не вкладає власних коштів у роботу.

Якщо ці маркери наявні — навіть ретельно оформлений ЦПД суд розцінить як трудові відносини.

Хто може перекваліфікувати ЦПД у трудовий — не лише суд

Формально суд має останнє слово у визнанні цивільно-правових відносин трудовими. Водночас інспекція праці може самостійно встановити наявність ознак трудових відносин і застосувати штраф — навіть без попереднього судового рішення.

На практиці це виглядає так: інспектор Держпраці проводить інспекційне відвідування або діє на підставі матеріалів, переданих ДПС після фактичної перевірки. Якщо виявлено характерні ознаки трудових відносин — графік, підпорядкованість, використання майна роботодавця — інспектор одразу накладає штраф за ст. 265 КЗпП України.

Підставою для накладення санкції є акт інспекційного відвідування (або акт фактичної перевірки, отриманий від податкової служби), у якому зафіксовано факт роботи без належного оформлення. На підставі цього акта інспектор може винести припис для усунення порушення та/або постанову про накладення штрафу. Судове оскарження таких постанов відбувається вже постфактум — після застосування санкції.

Практика про вимоги до актів і приписів (Постанова Касаційного адміністративного Верховного суду 16.06.2025, №360/8004/21).
Верховний Суд підтвердив: припис Держпраці можна скасувати, якщо акт перевірки неконкретний і не містить доказово підтверджених розрахунків та чіткої кваліфікації порушення. У цій справі інспекція вказала на порушення при остаточному розрахунку з працівником, але не обрахувала суми і періоди, тому припис визнали протиправним і скасували. Висновок: інспекція має право реагувати оперативно, але обов’язок доказування і конкретизації — на ній.

Правова позиція Верховного Суду (постанова від 17.06.2025 у справі №160/24607/24)

Верховний Суд підтвердив, що акт фактичної перевірки, складений податковим органом, є належною та допустимою підставою для Держпраці у притягненні роботодавця до відповідальності за ст. 265 КЗпП. Податкова фіксує факт порушення, а Держпраці — накладає штраф. Суд наголосив: відсутність окремої норми у підзаконних актах Кабінету Міністрів не скасовує законних повноважень цих органів, оскільки вони прямо передбачені Кодексом законів про працю та Податковим кодексом України.

Щодо підбірки професії з обов’язковим трудовим оформленням

Багато роботодавців намагаються заощадити на податках, оформляючи працівників за цивільно-правовими договорами (ЦПД) замість трудових. Однак такий підхід не завжди законний і може призвести до серйозних штрафів до 80 тисяч гривень.

Розберемо, з якими професіями ЦПД категорично заборонений, а коли його можна використовувати.

Бухгалтери
Судове рішення: Постанова ВС від 04.03.2021 у справі №0840/3691/18
Обґрунтування суду: Ст. 8 Закону “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” не передбачає укладення договору надання послуг бухгалтера як з фізичною особою.

Чому ЦПД неможливий:
• Бухгалтерський облік ведеться постійно
• Потребує систематичного контролю
• Має регулярний характер
• Потребує доступу до конфіденційної інформації

Медичні сестри (особливо у стоматологіях)
Судове рішення: Постанова ВС від 30.03.2021 у справі №380/1563/20
Обґрунтування суду: Медична сестра — це медичний працівник, повинна мати кваліфікацію за напрямом підготовки «Медицина», спеціальністю «Сестринська справа», «Лікувальна справа» або «Акушерська справа». Спеціалізація за фахом «Стоматологія».

Особливості:
• Потрібна спеціальна освіта та кваліфікація
• Робота має регулярний характер
• Необхідне дотримання медичних протоколів
• Відповідальність за життя і здоров’я пацієнтів

Працівники на роботах підвищеної небезпеки
Судове рішення: Постанова ВС від 02.06.2021 у справі №260/613/19

Приклади професій:
• Лісоруби
• Оператори верстатів
• Працівники АЗС
• Електрики
• Зварювальники

Чому ЦПД заборонений:
• Роботи відносяться до підвищеної небезпеки
• Вимагають спеціальних дозволів
• Потребують офіційного оформлення
• Необхідне страхування від нещасних випадків

Продавці, касири
Судове рішення: Постанова ВС від 06.03.2025 у справі №260/4202/24
Обґрунтування суду: Продавець — це штатна функція. Якщо працює за графіком, підпорядковується — це не “партнер”, а працівник.

Критерії трудових відносин:
• Робота за встановленим графіком
• Використання майна роботодавця
• Підпорядкування керівництву
• Регулярна оплата праці
• Виконання функціональних обов’язків

Судова практика чітко показує, що суди захищають права працівників і кваліфікують як трудові відносини будь-яку роботу з ознаками підпорядкування, регулярності та інтеграції в робочий процес. Роботодавцям не варто ризикувати з професіями, щодо яких є негативна судова практика – це гарантований програш у суді та значні фінансові втрати.

Показова справа №260/4202/24 (Постанова Касаційного адміністративного Верховного суду від 06.03.2025).

ФОП отримала штраф 71 000 грн (10 мінзарплат станом на березень 2024 року) за допуск до роботи особи без трудового договору. Захист посилався на «договір про співробітництво» між двома підприємцями: мовляв, інший ФОП лише «провів розрахункову операцію» та продав товар.

Верховний Суд пояснив:

• обмін «трудовими ресурсами» через договір співпраці законом не передбачений;

• якщо особа виконує трудові функції в інтересах іншого суб’єкта — це неоформлена праця;

• акт фактичної перевірки ДПС — належна підстава для накладення санкцій Держпраці, коли є конкретні докази (чеки/операції через РРО, фото, пояснення).

Суд скасував апеляцію і залишив у силі рішення першої інстанції — штраф правомірний.

Також зазначаємо, що судові витрати можна компенсувати (Постанова Касаційного адміністративного Верховного суду від 23.01.2025 у справі №240/32993/23).

Компанія, що виграла спір проти Держпраці, стягнула 8 500 грн витрат на адвоката. Якщо є договір із адвокатом, акт виконаних робіт і деталізація послуг — витрати компенсують навіть коли гонорар ще не сплачено, але підлягає оплаті за договором.

Воєнний мораторій: що реально працює

Постанова КМУ №303 від 13.03.2022 зупинила планові перевірки Держпраці, але позапланові залишились:

• за скаргами працівників або профспілки;

• при загрозі життю/здоров’ю;

• при нещасних випадках;

• за інформацією від інших контролюючих органів (зокрема ДПС).

У 2025 році діє обмеження на планові перевірки, однак це не звільняє роботодавців від відповідальності. Якщо інспекція отримує обґрунтований сигнал чи встановлює факт порушення — перевірка проводиться на законних підставах, і мораторій не захищає від санкцій.

Яка відповідальність за неоформлену працю — суми штрафів та ризиків у 2025р.

Мінімальна зарплата — 8 000 грн, від неї рахуємо штрафи за ст. 265 КЗпП:

• 80 000 грн (10 МЗП) — за кожного працівника без трудового договору;

• 240 000 грн (30 МЗП) — за повтор протягом двох років;

• 8 500–17 000 грн — адмінштраф на посадових осіб (ст. 41 КУпАП), повторно — до 34 000 грн.

Плюс — донарахування ЄСВ, ПДФО, військового збору та пені.

Для ФОП-єдинників 1–3 груп перше порушення може завершитися попередженням замість 10 МЗП, але це одноразово.

Практичні поради для бізнесу

• У ЦПД — жодних графіків, наказів, табелів чи «відпусток». Предмет — результат, а не процес.

• Оплата — тільки за актами виконаних робіт. Регулярні «зарплатні» виплати — сигнал про трудові відносини.

• Посади з постійними функціями (касир, продавець, медсестра, диспетчер, охоронець) — оформлюйте трудовий договір.

• Договір співпраці між ФОП не легалізує продаж вашого товару чужими руками.

• Зберігайте доказову базу ЦПД: акти, технічні завдання, листування про приймання результату.

• Отримали припис — виконуйте в строк. Іноді це зменшує ризик «важких» санкцій (не скасовує податкових донарахувань).

Висновок

ЦПД — законний інструмент для разових або проектних задач із чітким результатом і автономністю виконавця.

Трудовий договір — для постійної функції у структурі компанії.

Змішувати їх «для зручності» сьогодні надто дорого: 80 000 грн за кожного «цивільного» працівника, який фактично виявиться штатним, і 240 000 грн — за повтор.

Якщо доведеться судитись — свіжа практика дозволяє компенсувати витрати на адвоката. Але краще не лікувати наслідки, а попереджати: оформлюйте трудові відносини правильно з першого дня.

Автор консультації: Адвокатське Бюро «Ірини Остапенко «АРГО ГРУП»