Службова записка на списання матеріальних цінностей

Необхідність: Службова записка потрібна для того, щоб зафіксувати обгрунтування та підтвердити законність списання активів. Вона допомагає уникнути помилок або зловживань під час проведення таких операцій.

Умови складання: Зазвичай записка складається у таких випадках:

Сторони документа:

1. Підготовник: особа або підрозділ, який ініціює процес списання.
2. Одержувач: зазвичай це керівництво підприємства або відповідальний за бухгалтерію співробітник.

Вимоги до оформлення:

1. Назва документа («Службова записка на списання матеріальних цінностей»).
2. Дата і місце складання.
3. Посилання на відповідні документи, що підтверджують необхідність списання (акти, звіти тощо).
4. Перелік матеріальних цінностей, що підлягають списанню, з вказівкою їхньої вартості, кількості та інших характеристик.
5. Обгрунтування причин списання.
6. Підпис підготовника і дата.
7. Підпис і резолюція керівництва.

Хто і як його складає:

Зазвичай службову записку складає співробітник, відповідальний за зберігання або використання матеріальних цінностей (наприклад, сторож, бухгалтер, завідуючий складом тощо). Документ підготовлюється на основі відомостей з інвентаризації, а також інших документів, що підтверджують необхідність списання. Після цього записка надсилається на розгляд керівництву, яке приймає рішення про списання матеріальних цінностей.

Приклади

Службова записка на списання матеріальних цінностей

До: [П.І.Б. керівника підприємства/організації]

Від: [П.І.Б. співробітника, що ініціює списання]

Дата: [дата]

Місце: [місце складання]

Посилання на законодавство:

• Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (ст. 10, п. 3.3 щодо порядку списання активів);
• [Інші відповідні нормативні документи].

Перелік матеріальних цінностей для списання:

1. Назва матеріальної цінності: Ноутбук “XYZ”
   • Кількість: 1 шт.
   • Причина списання: зношеність, відсутність можливості ремонту
   • Вартість: 10,000 грн.
2. [Інші позиції…]

Обгрунтування причин списання:

Згідно проведеної інвентаризації від [дата] та акту № [номер акту] від [дата], матеріальні цінності, перелічені вище, втратили свою функціональність/експлуатаційні характеристики/інша причина і не підлягають подальшому використанню.

Висновок:

На підставі вищезазначеного просимо розглянути можливість списання вказаних матеріальних цінностей з бухгалтерського обліку та здійснити відповідні дії згідно діючого законодавства.

Підготовив: [П.І.Б. співробітника] Дата: [дата]

Резолюція керівника:

[Текст резолюції, наприклад, “Згоден”, “Не згоден”, “Потребує додаткового розгляду” тощо.]

[П.І.Б. керівника] Дата: [дата]

Цей шаблон є узагальненим та може вимагати конкретизації та додаткового оформлення в залежності від вимог вашої організації та специфіки діяльності.

Службова записка

До: [Керівник]

Від: [Ваше ім’я]

Дата: [Дата]

Тема: Списання матеріальних цінностей

Я пишу, щоб запропонувати списання наступних матеріальних цінностей:

• Найменування: [Найменування матеріальних цінностей]
• Кількість: [Кількість]
• Одиниця виміру: [Одиниця виміру]
• Причина списання: [Причина списання]

Матеріальні цінності, зазначені вище, непридатні до подальшого використання і не підлягають ремонту. Я вважаю, що списання цих матеріальних цінностей є найкращим способом запобігти їх подальшому зносу та збиткам.

Дякую за ваш час і увагу до цієї справи.

З повагою, [Ваше ім’я]

Відповідні закони:

• Закон України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”
• Інструкція з обліку необоротних активів, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.09.2009 № 1130

Приклади заповнення:

Тема: Списання матеріальних цінностей

Найменування: Офісний стіл

Кількість: 1

Одиниця виміру: шт.

Причина списання: Стіл пошкоджений внаслідок переїзду.

Підписи:

[Керівник] [Ваше ім’я]