Система документації

Документаційний документ відіграє ключову роль у юридичному процесі, оскільки він є письмовим свідченням угод, прав та обов’язків сторін. Вимоги до таких документів строгі: вони мають бути складені згідно з законодавчими та нормативними стандартами, містити всю необхідну інформацію, бути підписаними відповідними особами і, за потреби, засвідченими печаткою.

Умови створення документів залежать від їх виду та призначення. Наприклад, договір складається при досягненні згоди між сторонами щодо певних умов співпраці, а акт — для підтвердження виконаних робіт чи наданих послуг.

Сторонами в документі можуть бути фізичні або юридичні особи, державні установи, організації тощо. Важливим є точне і повне вказівка найменування юридичних осіб, їх реквізитів, імені та посад фізичних осіб.

Оформлення документа має відповідати законодавчо встановленим стандартам і включати всі обов’язкові реквізити. Документ складається зазвичай відповідною особою або юридичним відділом організації, з подальшою його реєстрацією в установі, яка веде діловодство.

У процесі складання важливою є не тільки формальна коректність, а й змістовна ясність та однозначність формулювань, що мають відображати реальні наміри сторін і бути вільними від двозначностей та неточностей.

Ось шаблон системи документації з посиланнями на відповідні закони України та прикладами заповнення:

Система документації компанії

1. Засновницькі документи

– Статут компанії (відповідно до вимог ст.87 Цивільного кодексу України)
Приклад: Статут ТОВ “Соняшник” від 01.01.2021

2. Реєстраційні документи

– Виписка з ЄДР юридичних осіб (відповідно до Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань”)
Приклад: Виписка з ЄДР про ТОВ “Соняшник” від 01.02.2021

3. Документи про призначення керівника

– Наказ про призначення директора (відповідно до Кодексу законів про працю України)
Приклад: Наказ No1 від 01.02.2021 про призначення Іванова І.І. директором ТОВ “Соняшник”

4. Фінансова звітність

– Баланс (Форма No1) (відповідно до НП(С)БО 1)
Приклад: Баланс ТОВ “Соняшник” за 2020 рік

– Звіт про фінансові результати (Форма No2) (відповідно до НП(С)БО 1)
Приклад: Звіт про фінансові результати ТОВ “Соняшник” за 2020 рік

5. Податкова звітність

– Декларація з податку на прибуток підприємств (відповідно до Податкового кодексу України)
Приклад: Декларація з податку на прибуток ТОВ “Соняшник” за 2020 рік

– Декларація з ПДВ (відповідно до Податкового кодексу України)
Приклад: Декларація з ПДВ ТОВ “Соняшник” за 1 квартал 2021 року

Це основні типи документів, які має містити система документації компанії. Документи повинні бути оформлені згідно законодавства та містити необхідні реквізити.

Приклади

Система документації

Інформація для потенційних замовників

Загальна інформація

Система документації підприємства – це сукупність документів, що регламентують його діяльність. Вона включає в себе як внутрішні документи підприємства, так і зовнішні нормативно-правові акти.

Метою системи документації є забезпечення ефективної діяльності підприємства, а також захист його інтересів.

Система документації повинна бути розроблена таким чином, щоб вона була:

• повною – повинна містити всі необхідні документи для забезпечення діяльності підприємства;
• узгодженою – повинна бути узгоджена з іншими системами підприємства, такими як система управління якістю, система управління ризиками тощо;
• доступною – всі документи системи документації повинні бути легкодоступними для працівників підприємства.

Нормативно-правові акти, що регулюють систему документації

Система документації підприємства повинна відповідати таким нормативно-правовим актам:

• Закон України «Про документообіг»
• Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»

Приклади заповнення

Приклад 1

Документ: Договір

Реквізити документа:

• Назва документа: Договір купівлі-продажу
• Дата складання: 20 липня 2023 року
• Номер документа: 123456
• Сторони договору:
  • Продавець: ТОВ «Альфа», юридична адреса: м. Київ, вул. Оболонська, 1, код ЄДРПОУ 33333333
  • Покупець: Іванов Іван Іванович, паспорт громадянина України серія AA № 123456, виданий 01.01.2023 року Оболонським РВ УМВС України в м. Києві
• Предмет договору: продаж холодильника
• Ціна договору: 10000 гривень
• Строк виконання договору: 30 днів з дня укладення договору
• Умови оплати: 100% передоплата
• Відповідальність сторін:
  • Продавець несе відповідальність за якість холодильника
  • Покупець несе відповідальність за своєчасну оплату холодильника
• Інші умови:
  • Сторони договору зобов’язуються дотримуватися вимог Закону України «Про захист прав споживачів»

Примітки:

• Договір повинен бути підписаний сторонами договору.
• Договір повинен бути зареєстрований у встановленому законодавством порядку.

Приклад 2

Документ: Акт приймання-передачі

Реквізити документа:

• Назва документа: Акт приймання-передачі робіт
• Дата складання: 20 липня 2023 року
• Номер документа: 123457
• Сторони акта:
  • Замовник: ТОВ «Альфа», юридична адреса: м. Київ, вул. Оболонська, 1, код ЄДРПОУ 33333333
  • Виконавець: Іванов Іван Іванович, паспорт громадянина України серія AA № 123456, виданий 01.01.2023 року Оболонським РВ УМВС України в м. Києві
• Предмет акта: виконання робіт з ремонту квартири
• Перелік виконаних робіт:
  • Демонтаж старих меблів
  • Укладання нового паркету
  • Поклейка шпалер
  • Установка сантехнічних приладів
• Стан виконаних робіт: виконані роботи відповідають вимогам договору
• Зауваження сторін: відсутні

Примітки:

• Акт приймання-передачі повинен бути підписаний сторонами акта.

Створення шаблону системи документації вимагає дотримання нормативної бази України, зокрема Закону України “Про інформацію”, “Про доступ до публічної інформації”, а також інших актів, які регламентують діловодство та архівну справу. Також слід враховувати стандарти, зокрема ДСТУ ISO, що встановлюють вимоги до обробки, зберігання та захисту інформації.

Ось приклад шаблону для листа:

[Логотип компанії/організації]

Назва компанії/організації
Адреса
Телефон, факс
Електронна пошта

Дата: [дата складання]

№ листа: [реєстраційний номер]

[Назва відділу/організації одержувача]
[Повна юридична адреса одержувача]

Шановний(а) [ПІБ одержувача або назва посади],

[Вступна частина, де вказується привід або мета листа]

[Основний текст листа повинен містити чітке та зрозуміле викладення суті питання, пропозиції, інформації, запиту тощо.]

[Заключна частина, де може міститися висловлення сподівань на співпрацю, подяка за увагу до листа чи інші ввічливі формули.]

З повагою,
[Підпис]
[ПІБ відправника]
[Посада відправника]

Цей шаблон відповідає загальним вимогам до ділового листування і може бути адаптований під конкретні потреби. Важливо, щоб кожен документ в системі документації був зареєстрований у відповідному журналі реєстрації, що також є обов’язковим згідно з законодавством України.

Висновок

Система документації є важливим елементом діяльності підприємства. Вона забезпечує ефективну діяльність підприємства, а також захист його інтересів.