Розрахункова книжка

Розрахункова книжка може мати різні форми та види, адже її структура та зміст визначаються потребами конкретного суб’єкта господарювання. Зазвичай, цей документ містить детальну інформацію про всі грошові надходження та витрати, включаючи дату операції, суму, контрагента, підставу для здійснення платежу тощо. У деяких випадках розрахункова книжка може бути розділена на окремі розділи або аркуші для різних видів операцій, наприклад, касових, безготівкових чи валютних.

Необхідність ведення розрахункової книжки виникає в будь-якій організації, яка здійснює грошові розрахунки, незалежно від її розміру чи сфери діяльності. Це може бути виробниче підприємство, торговельна компанія, фінансова установа, державна організація або навіть приватний підприємець. Сторонами в розрахунковій книжці виступають суб’єкт господарювання, який її веде, та його контрагенти – інші підприємства, установи чи фізичні особи, з якими здійснюються грошові розрахунки.

Вимоги до оформлення розрахункової книжки можуть різнитися, але загалом цей документ повинен бути належним чином оформлений, містити всі необхідні реквізити (назву підприємства, період, за який ведеться облік тощо), а також бути підписаним уповноваженими особами. Крім того, записи в розрахунковій книжці повинні здійснюватися своєчасно, у хронологічному порядку та бути підтверджені відповідними первинними документами (квитанціями, рахунками, актами виконаних робіт тощо).

Процес ведення розрахункової книжки зазвичай покладається на бухгалтерію або фінансовий відділ підприємства чи організації. Уповноважені працівники вносять всі необхідні дані про грошові надходження та витрати, здійснюють звірку з первинними документами, а також забезпечують належне зберігання та архівування розрахункової книжки.

Розрахункова книжка є невід’ємною складовою фінансової звітності підприємства та слугує основою для складання інших важливих документів, таких як баланс, звіт про фінансові результати тощо. Крім того, цей документ відіграє ключову роль у забезпеченні контролю за рухом грошових коштів, дозволяє виявляти та попереджати можливі зловживання чи порушення, а також сприяє підвищенню ефективності фінансового менеджменту в цілому.

Приклади

Розрахункова книжка ведеться згідно з вимогами Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Національного банку України від 29.12.2017 № 148. Цей документ є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та сфери діяльності.

Зазвичай, розрахункова книжка складається з двох частин: частина перша містить записи про грошові надходження, а частина друга – про грошові витрати. Кожна частина може мати окремі аркуші або розділи для різних видів операцій, наприклад, касових, безготівкових чи валютних.

Частина перша – Грошові надходження: В цій частині зазначається повне найменування підприємства, період, за який ведеться облік надходжень, а також реквізити підприємства (юридична адреса, код ЄДРПОУ тощо). Записи про надходження грошових коштів здійснюються в хронологічному порядку та містять таку інформацію: дата операції, сума, найменування контрагента, підстава для надходження коштів (номер та дата документа).

Наприклад: “ТОВ “Промбуд”, м.Київ, пр.Перемоги, 15, код ЄДРПОУ 12345678. Розрахункова книжка за травень 2024 року. 05.05.2024 – надійшло 25 000 грн від ПП “БудПостач” (договір №15 від 01.05.2024, акт №8 від 05.05.2024)”.

Частина друга – Грошові витрати: В цій частині також вказується повне найменування підприємства, період, реквізити, а записи про витрати грошових коштів здійснюються у хронологічному порядку із зазначенням дати операції, суми, найменування контрагента та підстави для здійснення платежу.

Наприклад: “10.05.2024 – сплачено 12 000 грн ТОВ “БудМатеріали” (рахунок №27 від 08.05.2024 за будматеріали). 15.05.2024 – видано під звіт інженеру Петренку І.П. 5000 грн (наказ №25 від 15.05.2024)”.

Після завершення місяця підраховується загальна сума надходжень та витрат, визначається залишок грошових коштів на початок наступного місяця. Кожна сторінка розрахункової книжки підписується керівником та головним бухгалтером підприємства.

Наприклад: “Усього надходжень за травень 2024 року – 125 000 грн. Усього витрат за травень 2024 року – 95 000 грн. Залишок грошових коштів на 01.06.2024 – 30 000 грн”.

Директор ТОВ “Промбуд” Іванов І.І. (підпис) Головний бухгалтер Сидоренко С.С. (підпис)

Належне ведення розрахункової книжки забезпечує належний контроль та облік грошових потоків на підприємстві, дозволяє виявляти та попереджати можливі порушення, а також слугує основою для складання фінансової звітності.

Розрахункова книжка

Аркуш №1 Дата: 02.06.2024 Час: 10:00 Сума розрахунку: 1500 грн Вид оплати: Готівка ПІБ покупця: Іваненко Іван Іванович Підпис покупця:

Аркуш №2 Дата: 02.06.2024 Час: 12:30 Сума розрахунку: 2500 грн Вид оплати: Безготівковий ПІБ покупця: Петренко Ольга Вікторівна Підпис покупця:

Аркуш №3 Дата: 03.06.2024 Час: 09:45 Сума розрахунку: 1000 грн Вид оплати: Готівка ПІБ покупця: Коваль Сергій Петрович Підпис покупця:

5. Загальна сума розрахунків Дата: 03.06.2024 Сума розрахунків за період: 5000 грн
6. Підпис відповідальної особи Підпис: Сидоренко О.М. Дата: 03.06.2024

Розрахункова книжка ведеться відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про захист прав споживачів” та Податкового кодексу України.

Розрахункова книжка

Ця Розрахункова книжка (далі – «РК») ведеться відповідно до:

• Наказу Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 “Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання” (зі змінами);
• Податкового кодексу України (від 02.12.2010 № 2755-VI) (далі – «ПКУ»).

I. Загальна інформація

1. Назва суб’єкта господарювання:
2. Ідентифікаційний код суб’єкта господарювання:
3. Серія РК:
4. Номер РК:
5. Дата реєстрації РК у контролюючому органі:
6. Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка буде використовувати РК:
7. Посада особи, яка буде використовувати РК:

II. Сторінка реєстрації розрахункових квитанцій

III. Розрахункові квитанції

Квитанція № [номер]

1. Дата:
2. Сума, грн:
3. Платник:
   • Прізвище, ім’я та по батькові:
   • Адреса:
4. Товар/послуга:
5. Підпис касира:

[Відрізний корінець]

1. Сума, грн:
2. Дата:
3. Квитанція №:

Інструкція з заповнення РК:

1. Заповнити титульну сторінку РК.
2. Заповнити сторінку реєстрації розрахункових квитанцій.
3. При здійсненні готівкової розрахункової операції виписати розрахункову квитанцію в двох примірниках: один видати покупцеві, а другий (відрізний корінець) залишити у РК.
4. Записати в сторінці реєстрації розрахункових квитанцій номер та суму виписаної квитанції.
5. Щоденно підводити підсумок загальної суми розрахункових квитанцій, виписаних протягом дня.
6. Зберігати РК протягом семи років.

Приклади заповнення:

• Сторінка реєстрації розрахункових квитанцій:
  • Номер квитанції: 000001
  • Дата: 20.05.2024
  • Сума, грн: 100.00
• Розрахункова квитанція:
  • Дата: 20.05.2024
  • Сума, грн: 100.00
  • Платник: Петренко Іван Петрович
  • Адреса: м. Київ, вул. Хрещатик, 1
  • Товар/послуга: Продукти харчування
  • Підпис касира: [підпис]
• Відрізний корінець:
  • Сума, грн: 100.00
  • Дата: 20.05.2024
  • Квитанція №: 000001

Ось шаблон Розрахункової книжки з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Розрахункова книжка № від

Платник: Адреса: Ідентифікаційний номер платника:

Одержувач: Адреса: Ідентифікаційний номер одержувача:

Дані про операцію:

• Дата операції:
• Найменування послуги/товару:
• Кількість/об’єм:
• Ціна за одиницю:
• Сума до сплати:

Умови сплати:

• Термін сплати:
• Спосіб сплати:
• Валюта сплати:

Підписи:

• Платник:
• Одержувач:

Цей шаблон відповідає вимогам Податкового кодексу України, Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” та інших нормативних актів України.

Приклад заповнення:

Розрахункова книжка № 001 від 15.03.2023 р.

Платник: ТОВ “Укрбудматеріали” Адреса: м. Київ, вул. Перемоги, 12 Ідентифікаційний номер платника: 1234567890

Одержувач: ТОВ “Будівельні матеріали” Адреса: м. Львів, вул. Галицька, 20 Ідентифікаційний номер одержувача: 9876543210

Дані про операцію:

• Дата операції: 10.03.2023 р.
• Найменування послуги/товару: Цемент М400
• Кількість/об’єм: 100 т
• Ціна за одиницю: 500 грн/т
• Сума до сплати: 50 000 грн

Умови сплати:

• Термін сплати: 20.03.2023 р.
• Спосіб сплати: Безготівковий розрахунок
• Валюта сплати: Гривня України

Підписи:

• Платник: Петров О.О.
• Одержувач: Іваненко В.В.