Протоколи засідань колегій, рад, комітетів

Видів протоколів може бути кілька, в залежності від характеру засідання: це можуть бути протоколи робочих засідань, стратегічних сесій, позачергових засідань тощо. Форма протоколу може варіюватися в залежності від вимог конкретної організації чи органу, але існують певні стандартні вимоги до його змісту та оформлення.

Протокол складається за умов проведення офіційного засідання. На засіданні мають бути присутні визначена кількість членів органу, що дозволяє вважати засідання правомочним. Існує поняття кворуму — мінімальної кількості членів, необхідних для того, аби вважати засідання таким, що має право приймати рішення.

Сторонами в документі виступають учасники засідання: це можуть бути члени ради, комітету чи колегії, а також запрошені особи, якщо їх присутність передбачена порядком проведення засідання.

До оформлення протоколу існують визначені вимоги:

Протокол зазвичай складається секретарем засідання або особою, відповідальною за ведення протоколу. Після складання документ має бути підписаний головуючим на засіданні та секретарем. Це засвідчує достовірність інформації, що в ньому міститься.

Протоколи засідань є ключовими документами, які забезпечують юридичну вагу прийнятим на засіданні рішенням, допомагають у розв’язання спірних питань та сприяють забезпеченню порядку та відкритості в роботі організацій і установ.

Приклади

Шаблон протоколу засідання колегії, ради, комітету

Протокол засідання колегії, ради, комітету

[Найменування організації]

[Дата]

[Місто]

Цей протокол засідання колегії, ради, комітету (далі – Протокол) призначений для фіксації ходу та результатів засідання колегії, ради, комітету.

1. Загальні положення

1.1. Протокол ведеться [найменування організації] (далі – Організація).

1.2. Протокол є обов’язковим для виконання всіма працівниками Організації, які беруть участь у засіданні колегії, ради, комітету.

2. Порядок ведення Протоколу

2.1. Протокол ведеться в хронологічному порядку.

2.2. У Протоколі зазначаються такі відомості:

• дата та час засідання;
• порядок денний засідання;
• список присутніх та відсутніх;
• виступи учасників засідання;
• рішення, прийняті на засіданні;
• список доручень, виданих на засіданні.

2.3. Протокол підписується секретарем засідання та головою колегії, ради, комітету.

3. Відповідальність за ведення Протоколу

3.1. Відповідальність за ведення Протоколу покладається на секретаря засідання.

3.2. Працівники Організації, які беруть участь у засіданні колегії, ради, комітету, несуть відповідальність за своєчасне та правильне заповнення Протоколу.

4. Прикінцеві положення

4.1. Протокол зберігається в Організації протягом [термін зберігання].

Примітка:

У цьому шаблоні протоколу засідання колегії, ради, комітету визначено такі основні розділи:

• Загальні положення – визначає предмет, мету та сферу застосування Протоколу.
• Порядок ведення Протоколу – визначає порядок ведення Протоколу.
• Відповідальність за ведення Протоколу – визначає відповідальність за ведення Протоколу.
• Прикінцеві положення – визначає порядок зберігання Протоколу.

Відповідні закони України

• Кодекс законів про працю України
• Закон України “Про охорону праці”
• Положення про документообіг у державних органах та органах місцевого самоврядування, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1194

Приклади заповнення

Розділ 2. Порядок ведення Протоколу

У цьому розділі можна вказати конкретні правила заповнення Протоколу. Наприклад, можна вказати такі правила:

• дата та час засідання зазначаються в календарному порядку;
• порядок денний засідання зазначається відповідно до рішень колегії, ради, комітету;
• список присутніх та відсутніх зазначається відповідно до списків присутніх та відсутніх, підписаних головою та секретарем засідання;
• виступи учасників засідання зазначаються відповідно до виступів учасників засідання;
• рішення, прийняті на засіданні, зазначаються відповідно до рішень, прийнятих на засіданні;
• список доручень, виданих на засіданні, зазначається відповідно до доручень, виданих на засіданні.

Розділ 3. Відповідальність за ведення Протоколу

У цьому розділі можна вказати конкретні види відповідальності, які можуть бути застосовані до працівників, які порушили вимоги щодо ведення Протоколу. Наприклад, можна вказати такі види відповідальності:

• дисциплінарна відповідальність, зокрема догана або звільнення з роботи;
• адміністративна відповідальність, зокрема штраф;
• кримінальна відповідальність, у разі, якщо порушення вимог щодо ведення Протоколу призвело до тяжких наслідків.

Загальні рекомендації

• Протокол засідання колегії, ради, комітету слід розробити та затвердити до початку засідання.
• Протокол засідання колегії, ради, комітету слід періодично переглядати та актуалізувати.
• Працівники Організації, які беруть участь у засіданні колегії, ради, комітету, повинні бути ознайомлені з правилами ведення Протоколу.

Приклад заповнення

Протокол засідання колегії підприємства

[Найменування підприємства]

[Дата]

[Місто]

Засідання колегії підприємства відбулося [дата] о [час] в [місце проведення].

У засіданні взяли участь:

• [Прізвище, ім’я, по батькові] – голова колегії;
• [Прізвище, ім’я, по батькові] – заступник голови колегії;
• [Прізвище, ім’я, по батькові] – секретар колегії;
• [Прізвище, ім’я, по батькові] – член колегії;
• [Прізвище, ім’я, по батькові] – член колегії;
• [Прізвище, ім’я, по батькові] – член колегії.

Порядок денний засідання:

1. Обговорення та затвердження звіту про виконання плану роботи підприємства за [період].
2. Розгляд питання про [тема питання].

По першому питанню:

Голова колегії доповів про виконання плану роботи підприємства за [період].

Усі члени колегії підтримали звіт.

По другому питанню:

Під час обговорення цього питання учасники засідання висловили свої думки та пропозиції.

Голова колегії підсумував обговорення та запропонував прийняти рішення про [рішення].

Рішення було прийнято одноголосно.

Доручення, видані на засіданні:

• [Прізвище, ім’я, по батькові] – до 15 листопада 2023 року підготувати проект плану роботи підприємства на наступний рік;
• [Прізвище, ім’я, по батькові] – до 20 листопада 2023 року провести переговори з постачальниками про зниження цін на сировину.

Протокол підписаний секретарем засідання та головою колегії.

Секретар засідання [Прізвище, ім’я, по батькові]

Голова колегії [Прізвище, ім’я, по батькові]

Додаткові рекомендації

• Протокол засідання колегії, ради, комітету можна доповнити іншими розділами або графами, які необхідні для фіксації ходу та результатів засідання.
• Протокол засідання колегії, ради, комітету можна вести в електронному вигляді.

Загальні вимоги

Протокол засідання колегії, ради, комітету повинен відповідати таким загальним вимогам:

• Протокол повинен бути чітко оформлений, упорядкованим та доступним для ознайомлення.
• У Протоколі повинні бути всі необхідні відомості для фіксації ходу та результатів засідання.
• Протокол повинен бути підписаний секретарем засідання та головою колегії, ради, комітету.

Значення протоколу засідання колегії, ради, комітету

Протокол засідання колегії, ради, комітету є важливим документом, який:

• фіксує хід та результати засідання;
• є підставою для прийняття рішень;
• є документом, який підтверджує виконання рішень.

Ведення протоколів засідань колегій, рад, комітетів є обов’язковим для всіх організацій, незалежно від їхньої форми власності та виду діяльності.

Протокол № [номер] засідання [назва колегії, ради чи комітету]

Дата: [дата проведення]
Час: [час початку]
Місце проведення: [місце проведення]

Правова основа:

• Закон України “Про засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності”
• [Інші відповідні закони або регуляторні акти, якщо такі є]

Присутні:

1. Голова засідання: [ПІБ, посада]
2. Секретар: [ПІБ, посада]
3. [ПІБ, посада члена колегії/ради/комітету]
4. [ПІБ, посада члена колегії/ради/комітету]
5. [Та інші присутні за списком]

Порядок денний:

1. [Питання порядку денного №1]
2. [Питання порядку денного №2]
3. [Та інші питання]

Хід засідання:

1. Вступне слово головуючого, в якому він відкриває засідання та представляє порядок денний. Головуючий також повідомляє про кворум.Приклад: “Головуючий [ПІБ] відкрив засідання о [часі] та оголосив, що засідання є правомочним, оскільки присутні [кількість] членів із [необхідна кількість] для кворуму.”
2. Обговорення питань порядку денного.Приклад: “По питанню №1 виступив [ПІБ], який запропонував [короткий зміст виступу]. Після обговорення члени колегії/ради/комітету зробили ряд зауважень: [зміст зауважень].”
3. Голосування та прийняття рішень.Приклад: “По питанню №1 було проведено голосування. За рішення проголосувало [кількість] членів, проти — [кількість], утрималися — [кількість]. Рішення прийнято.”
4. Заключне слово головуючого, в якому він підсумовує засідання та оголошує його закритим.Приклад: “Головуючий [ПІБ] підсумував результати засідання, відзначивши основні прийняті рішення, та оголосив засідання закритим о [часі].”

Підписи:

Головуючий: [ПІБ]
Секретар: [ПІБ]