Повідомлення працівнику про необхідність надання військово-облікових документів

У світлі сучасних геополітичних викликів, з якими стикається Україна, значення цього документа важко переоцінити. Він служить містком між цивільним життям працівника та його потенційними обов’язками перед державою у разі необхідності. Роботодавці, як ключові гравці у цьому процесі, несуть відповідальність за своєчасне інформування своїх працівників про необхідність надання або оновлення військово-облікових документів.

Існує кілька видів та форм такого повідомлення, кожен з яких відповідає конкретній ситуації. Наприклад, це може бути повідомлення про необхідність надання військового квитка для первинного військового обліку на підприємстві, або ж нагадування про потребу оновити дані у зв’язку зі зміною сімейного стану чи місця проживання. Кожна форма має свої особливості, але всі вони спрямовані на забезпечення точності та актуальності військово-облікових даних.

Цей документ потрібен для кількох важливих цілей. По-перше, він забезпечує виконання законодавчих вимог щодо військового обліку на підприємствах, установах та організаціях. По-друге, він допомагає підтримувати актуальну базу даних військовозобов’язаних, що є критично важливим для планування оборонної стратегії країни. По-третє, він служить нагадуванням працівникам про їхні громадянські обов’язки та відповідальність перед державою.

Вимоги до цього документа включають чіткість формулювань, повноту інформації та відповідність чинному законодавству. Він повинен містити точні дані про працівника, чітко вказувати, які саме документи необхідно надати, і встановлювати розумні терміни для їх подання. Крім того, документ має бути складений з урахуванням принципів захисту персональних даних та конфіденційності.

Повідомлення складається за умов прийняття на роботу нового співробітника, який підлягає військовому обліку, або при виникненні необхідності оновлення військово-облікових даних уже працюючого співробітника. Також воно може бути направлене у разі зміни законодавства, що вимагає додаткової інформації або документів від військовозобов’язаних осіб.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець (або уповноважена ним особа) та працівник. Роботодавець є ініціатором та відправником повідомлення, а працівник – його одержувачем та особою, від якої очікується надання відповідних документів.

Вимоги до оформлення повідомлення включають використання офіційного бланку підприємства, наявність вихідного номера та дати, чітке зазначення адресата (працівника) та відправника (роботодавця або уповноваженої особи). Текст повідомлення має бути лаконічним, але вичерпним, містити посилання на відповідні нормативно-правові акти та чітко окреслювати очікувані дії з боку працівника.

Складання цього документа зазвичай покладається на відділ кадрів або іншу уповноважену особу, відповідальну за ведення військового обліку на підприємстві. Процес складання включає аналіз особової справи працівника, визначення необхідних документів, формулювання тексту повідомлення та його оформлення відповідно до встановлених вимог.

У сучасних умовах, коли Україна стикається з безпрецедентними викликами, роль такого повідомлення набуває особливого значення. Воно не лише забезпечує виконання формальних вимог, але й сприяє підвищенню обізнаності працівників щодо їхньої ролі у системі національної безпеки. Це своєрідний нагадування про громадянський обов’язок та відповідальність кожного перед державою в часи, коли єдність та готовність є критично важливими.

Приклади

Шановний(а) [Прізвище, Ім’я, По батькові працівника],

Відповідно до Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” від 25.03.1992 № 2232-XII та Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних” від 07.12.2016 № 921, [назва підприємства/установи/організації] зобов’язане вести військовий облік працівників.

У зв’язку з цим, просимо Вас у термін до [дата] надати до відділу кадрів наступні документи:

Звертаємо Вашу увагу, що згідно зі статтею 38 Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу”, за порушення правил військового обліку громадяни несуть відповідальність згідно із законом.

У разі відсутності у Вас військово-облікових документів, просимо надати письмове пояснення причин їх відсутності та вказати орієнтовні терміни отримання цих документів.

Також нагадуємо, що відповідно до статті 37 вищезазначеного Закону, Ви зобов’язані повідомляти відділ кадрів про всі зміни у Ваших військово-облікових даних (зміна місця проживання, сімейного стану, стану здоров’я, здобуття освіти тощо) протягом семи днів.

У разі виникнення питань щодо надання військово-облікових документів, будь ласка, звертайтеся до [ПІБ відповідальної особи] за номером телефону [номер телефону] або електронною поштою [адреса електронної пошти].

Дякуємо за розуміння та сподіваємося на Вашу своєчасну відповідь.

З повагою, [Посада уповноваженої особи] [Прізвище, ім’я, по батькові уповноваженої особи]

[Дата складання повідомлення]

Приклад заповнення:

Шановний Петренко Іван Васильович,

Відповідно до Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” від 25.03.1992 № 2232-XII та Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних” від 07.12.2016 № 921, ТОВ “Сонячний промінь” зобов’язане вести військовий облік працівників.

У зв’язку з цим, просимо Вас у термін до 20.07.2024 надати до відділу кадрів наступні документи:

1. Військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного;
2. Паспорт громадянина України;
3. Довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (ідентифікаційний код).

Звертаємо Вашу увагу, що згідно зі статтею 38 Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу”, за порушення правил військового обліку громадяни несуть відповідальність згідно із законом.

У разі відсутності у Вас військово-облікових документів, просимо надати письмове пояснення причин їх відсутності та вказати орієнтовні терміни отримання цих документів.

Також нагадуємо, що відповідно до статті 37 вищезазначеного Закону, Ви зобов’язані повідомляти відділ кадрів про всі зміни у Ваших військово-облікових даних (зміна місця проживання, сімейного стану, стану здоров’я, здобуття освіти тощо) протягом семи днів.

У разі виникнення питань щодо надання військово-облікових документів, будь ласка, звертайтеся до Коваленко Марії Олександрівни за номером телефону (044) 123-45-67 або електронною поштою

Дякуємо за розуміння та сподіваємося на Вашу своєчасну відповідь.

З повагою, Начальник відділу кадрів Сидоренко Олена Петрівна

10.07.2024

Шановний [Прізвище Ім’я По батькові],

Згідно з вимогами законодавства України, зокрема Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” та Постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження Положення про військовий облік військовозобов’язаних і призовників”, просимо Вас надати копії Ваших військово-облікових документів для внесення необхідних відомостей до кадрової документації підприємства.

Надання військово-облікових документів є обов’язковим для всіх працівників, які підлягають військовому обліку. Це включає наступні документи:

• військовий квиток (або тимчасове посвідчення замість нього);
• приписне свідоцтво (для призовників);
• посвідчення про приписку до призовної дільниці (для призовників).

Для прикладу, документи повинні містити такі дані:

1. Військовий квиток – серія, номер, дата видачі, військове звання, спеціальність, строк служби, дата закінчення служби.
2. Приписне свідоцтво – серія, номер, дата видачі, військова частина, куди прикріплено, категорія запасу.
3. Посвідчення про приписку – серія, номер, дата видачі, місце та дата приписки до призовної дільниці.

Надання вищевказаних документів необхідне для дотримання вимог військового обліку та забезпечення своєчасного виконання військових обов’язків.

Просимо Вас подати копії зазначених документів у відділ кадрів до [дата].

Дякуємо за розуміння та співпрацю.

З повагою, [Ваше Ім’я] [Посада] [Назва підприємства]

Повідомлення про необхідність надання військово-облікових документів

Шановний/на [ПІБ працівника],

Відповідно до вимог Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” та Постанови Кабінету Міністрів України “Про Правила ведення військового обліку громадян України”, Ви, як працівник [назва підприємства], зобов’язані надати до відділу кадрів копії наступних військово-облікових документів:

• [Перелік документів, наприклад: паспорт громадянина України, військовий квиток (посвідчення військовозобов’язаного), тимчасове посвідчення військовозобов’язаного, довідка про зняття з військового обліку, довідка про постановку на військовий облік]

Строк надання документів: [вкажіть конкретну дату, наприклад, протягом 7 робочих днів з дня отримання цього повідомлення].

Наслідки ненадання документів:

Згідно зі статтею 35 Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу”, за невиконання військово-облікового обов’язку передбачено адміністративну відповідальність у вигляді штрафу.

Звертаємо Вашу увагу:

• Надані Вами копії документів будуть використовуватися виключно для ведення військового обліку на підприємстві та не будуть розголошуватися третім особам.
• У разі виникнення будь-яких питань Ви можете звернутися до відділу кадрів за номером телефону [номер телефону] або електронною адресою [електронна адреса].

З повагою,

[ПІБ керівника кадрової служби]

[Назва підприємства]

[Дата]

Приклад заповнення:

• ПІБ працівника: Іванов Іван Іванович
• Назва підприємства: ТОВ “Зоря”
• Перелік документів: паспорт громадянина України, військовий квиток
• Строк надання документів: протягом 7 робочих днів з дня отримання цього повідомлення
• Номер телефону: +380 (44) 123-45-67
• Електронна адреса:

Ось шаблон повідомлення працівнику про необхідність надання військово-облікових документів:

“Шановний [прізвище працівника],

Згідно з вимогами статті 26 Закону України “Про військовий обов’язок і військову службу” та статті 23 Закону України “Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію”, кожен громадянин України, який підлягає військовій службі, зобов’язаний мати військово-облікові документи.

В зв’язку з цим, просимо Вас надати наступні військово-облікові документи: військовий квиток, військовий бilet або інший документ, що підтверджує您的 військово-облікову ситуацію.

Військовий квиток повинен містити наступну інформацію: прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, місце народження, громадянство, номер військового квитка, дату видачі та термін дії.

Військовий бilet повинен містити наступну інформацію: прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, місце народження, громадянство, номер військового бilet, дату видачі та термін дії.

Якщо у Вас немає військово-облікових документів, то просимо Вас звернутися до відповідного військового комісаріату за місцем реєстрації для їх отримання.

Термін надання військово-облікових документів – [вказати термін].

Якщо у Вас виникнуть якісь запитання або ускладнення з наданням військово-облікових документів, просимо Вас зв’язатися з нами за телефоном [вказати номер телефону] або електронною поштою [вказати електронну адресу].

Дякуємо за співпрацю.

З повагою, [прізвище та посада особи, яка надсилає повідомлення]”