Попередження про встановлення суміщення посад за ініціативи роботодавця під час воєнного стану

Суть цього документа полягає в тому, що роботодавець офіційно повідомляє працівника про намір встановити йому суміщення посад, тобто покласти на нього додаткові обов’язки, які зазвичай виконуються іншим працівником або передбачені для іншої посади. Важливо розуміти, що таке попередження є не просто формальністю, а важливим юридичним кроком, який має відповідати вимогам трудового законодавства України, навіть в умовах воєнного стану.

Необхідність у складанні такого попередження виникає в ситуаціях, коли підприємство, установа чи організація стикається з кадровими проблемами, викликаними воєнними діями. Це може бути пов’язано з мобілізацією частини працівників, їх вимушеним переїздом в інші регіони країни або за кордон, або навіть з тимчасовою окупацією території, де знаходиться підприємство. У таких умовах роботодавець може бути змушений перерозподілити обов’язки між наявними працівниками для забезпечення безперервності бізнес-процесів.

Попередження про встановлення суміщення посад не має стандартизованої форми, затвердженої на законодавчому рівні. Однак, воно повинно містити ряд обов’язкових елементів. Зокрема, в документі має бути чітко вказано, які саме додаткові обов’язки планується покласти на працівника, в якому обсязі та на який термін. Крім того, важливо зазначити розмір додаткової оплати за суміщення посад, якщо така передбачається.

Складання цього документа вимагає від роботодавця виваженого підходу та врахування як інтересів підприємства, так і прав працівника. З одного боку, роботодавець має право в умовах воєнного стану вимагати від працівників виконання додаткових обов’язків для забезпечення життєздатності підприємства. З іншого боку, таке рішення не повинно призводити до надмірного навантаження на працівника або порушення його трудових прав.

Сторонами в цьому документі виступають роботодавець (або уповноважена ним особа) та працівник, якому пропонується суміщення посад. Важливо розуміти, що хоча документ називається “попередженням”, він не має односторонньо-імперативного характеру. Працівник має право висловити свою згоду або незгоду з пропозицією роботодавця, і це повинно бути відображено в документі.

Оформлення попередження про встановлення суміщення посад вимагає дотримання певних формальностей. Документ повинен бути складений на офіційному бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити, включаючи дату складання, вихідний номер, підпис уповноваженої особи. Крім того, на документі має бути відмітка про ознайомлення працівника з його змістом, що підтверджується особистим підписом працівника.

Процес складання цього документа зазвичай ініціюється керівництвом підприємства або відділом кадрів. Перш ніж скласти попередження, необхідно провести аналіз наявних трудових ресурсів, оцінити можливості та компетенції конкретного працівника для виконання додаткових обов’язків. Важливо також врахувати нормативи робочого часу та забезпечити дотримання вимог охорони праці при встановленні суміщення посад.

Особливу увагу при складанні попередження слід приділити обґрунтуванню необхідності встановлення суміщення посад. В умовах воєнного стану це може бути пов’язано з неможливістю залучення додаткових працівників, необхідністю оптимізації витрат на оплату праці або забезпеченням безперервності критично важливих бізнес-процесів. Чітке обґрунтування допоможе уникнути потенційних трудових спорів у майбутньому.

Важливо зазначити, що попередження про встановлення суміщення посад не є остаточним рішенням. Після отримання згоди працівника роботодавець повинен видати відповідний наказ про встановлення суміщення посад, де будуть детально прописані всі умови, включаючи термін дії суміщення, розмір доплати та конкретний перелік додаткових обов’язків.

У підсумку, попередження про встановлення суміщення посад за ініціативи роботодавця під час воєнного стану є важливим інструментом трудових відносин, який дозволяє підприємствам адаптуватися до складних умов воєнного часу. Однак, використання цього інструменту вимагає від роботодавців глибокого розуміння трудового законодавства, врахування інтересів працівників та дотримання всіх формальних процедур для забезпечення законності та ефективності прийнятих рішень.

Приклади

Відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та Закону України “Про правовий режим воєнного стану”, пропонується наступний шаблон Попередження про встановлення суміщення посад за ініціативи роботодавця під час воєнного стану:

[Назва підприємства/установи/організації]
[Адреса]

Попередження про встановлення суміщення посад
№ [номер] від [дата]

[ПІБ працівника]
[Посада]

Шановний/а [ім’я по батькові працівника]!

У зв’язку з введенням воєнного стану в Україні згідно з Указом Президента України від [дата та номер указу] та відповідно до статті 3 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, керівництво [назва підприємства] змушене вдатися до оптимізації використання трудових ресурсів для забезпечення безперервності роботи підприємства в умовах воєнного часу.

Враховуючи вищезазначене, повідомляємо Вас про намір встановити Вам суміщення посад з [дата початку суміщення]. Додатково до Ваших основних обов’язків [вказати поточну посаду] пропонується виконання обов’язків [вказати посаду, яка суміщається] в обсязі [вказати обсяг роботи, наприклад, “0,5 ставки”].

Перелік додаткових обов’язків, які пропонується покласти на Вас у рамках суміщення посад:
1. [Детально описати обов’язок]
2. [Детально описати обов’язок]
3. [Детально описати обов’язок]

За виконання додаткових обов’язків у рамках суміщення посад пропонується встановити доплату у розмірі [вказати суму або відсоток від посадового окладу] грн. на місяць.

Запропоноване суміщення посад встановлюється на період дії правового режиму воєнного стану, але не довше ніж до [вказати конкретну дату].

Звертаємо Вашу увагу, що згідно зі статтею 3 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, на період дії воєнного стану роботодавець має право перевести працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, без його згоди (крім переведення на роботу в іншу місцевість, на території якої тривають активні бойові дії), якщо така робота не протипоказана працівникові за станом здоров’я, лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій, а також інших обставин, що ставлять або можуть поставити під загрозу життя чи нормальні життєві умови людей, з оплатою праці за виконану роботу не нижче середньої заробітної плати за попередньою роботою.

Просимо Вас розглянути дану пропозицію та надати свою згоду або обґрунтовану відмову протягом [вказати кількість] робочих днів з моменту отримання цього попередження. У разі Вашої згоди, буде видано відповідний наказ про встановлення суміщення посад.

Якщо у Вас виникнуть запитання або потреба в додаткових роз’ясненнях, будь ласка, зверніться до [вказати посаду та ПІБ відповідальної особи].

З повагою,
[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ керівника]

З попередженням ознайомлений(а):

(дата) (підпис) (ПІБ)

Рішення працівника:
[ ] Згоден(на) на встановлення суміщення посад на запропонованих умовах
[ ] Не згоден(на) на встановлення суміщення посад

Коментар працівника (за наявності):

(дата) (підпис) (ПІБ)

Цей шаблон може бути адаптований відповідно до специфіки конкретного підприємства та ситуації. Важливо, щоб документ відповідав вимогам чинного законодавства та враховував інтереси як роботодавця, так і працівника.

Попередження про встановлення суміщення посад оформлюється роботодавцем у письмовій формі та має містити основну інформацію щодо змін у роботі працівника. Такий документ складається відповідно до трудового законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України, а також з урахуванням специфіки воєнного стану.

У тексті попередження зазначається, що у зв’язку з воєнним станом та для забезпечення безперебійної роботи підприємства (установи, організації), керівництво прийняло рішення про встановлення суміщення посад для певних працівників. Повідомляється, що це рішення ґрунтується на необхідності оптимізації трудових ресурсів у складних умовах воєнного часу.

Далі вказується конкретна інформація про працівника: його посада, прізвище, ім’я, по батькові, а також назва посади, яку пропонується суміщувати. Наприклад, “Відповідно до цього рішення, вам пропонується виконувати обов’язки менеджера з адміністративних питань сумісно з вашою основною посадою інженера з безпеки”.

У документі також зазначається, що умови та порядок суміщення посад визначаються на підставі статті 105 Кодексу законів про працю України, де йдеться про можливість виконання додаткових обов’язків за ініціативи роботодавця з оплатою, яка встановлюється за погодженням сторін.

Далі роботодавець зазначає строки, протягом яких працівник повинен висловити свою згоду або відмову від суміщення посад, а також можливі наслідки відмови від виконання додаткових обов’язків. Наприклад, “Прошу вас надати письмову відповідь щодо вашої згоди на суміщення посад протягом трьох робочих днів з моменту отримання цього попередження. У разі відмови, зазначене рішення може бути переглянуте з урахуванням норм трудового законодавства”.

У кінці документу роботодавець вказує своє повне ім’я, посаду та ставить підпис, а також зазначає дату складання попередження.

Таким чином, попередження про встановлення суміщення посад є офіційним документом, що інформує працівника про зміни в умовах праці, викликані особливими обставинами, зокрема воєнним станом, та передбачає можливість погодження чи відмови працівника від таких змін.

Шаблон попередження про встановлення суміщення посад за ініціативи роботодавця під час воєнного стану

Примітка: Даний шаблон є зразком і може бути адаптований під конкретні вимоги організації з урахуванням чинного законодавства України.

[Назва організації][Адреса організації]

[Прізвище, ім’я, по батькові працівника][Посада працівника]

Попередження про встановлення суміщення посад

Шановний/а [Прізвище працівника],

Повідомляємо Вас про те, що у зв’язку з [об’єктивні причини, наприклад: збільшення обсягу роботи, тимчасова відсутність інших працівників внаслідок мобілізації або хвороби], керівництво [назва організації] прийняло рішення про тимчасове встановлення для Вас суміщення посад.

Згідно із законодавством України, під час дії воєнного стану роботодавець має право встановлювати суміщення посад за умови, що це не призведе до порушення вимог законодавства про працю та охорону здоров’я працівників.

Ваші нові обов’язки включатимуть:

• [Перелік додаткових обов’язків, які працівник повинен буде виконувати].

Умови суміщення:

• Тривалість: Суміщення посад встановлюється на строк до [дата].
• Оплата: За виконання додаткової роботи Вам буде нарахована доплата у розмірі [розмір доплати] до основної заробітної плати.
• Режим роботи: Ваш робочий час буде розподілено таким чином, щоб забезпечити виконання як основних, так і додаткових обов’язків.

Просимо Вас ознайомитися з цим попередженням та повідомити про свою згоду на виконання додаткових обов’язків шляхом підписання цього документа.

У разі Вашої незгоди з встановленням суміщення посад, просимо повідомити про це письмово.

Нормативно-правова база:

• Кодекс законів про працю України
• Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»
• Інші нормативно-правові акти, що регулюють трудові відносини

[Дата][Підпис керівника організації][Посада керівника організації]

[Підпис працівника][Дата]

Ось шаблон Попередження про встановлення суміщення посад за ініціативи роботодавця під час воєнного стану з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Попередження про встановлення суміщення посад

Дата складення: [дата складення попередження]

[Прізвище та ім’я працівника], працівник [назва підприємства або організації], отримавши це попередження, підтверджує, що ознайомився з умовами встановлення суміщення посад за ініціативи роботодавця під час воєнного стану.

Згідно з Законом України “Про працю” та Законом України “Про особливий період”, під час воєнного стану роботодавець має право встановлювати суміщення посад для забезпечення нормального функціонування підприємства або організації.

У зв’язку з цим, [назва підприємства або організації] вирішила встановити суміщення посад для [прізвище та ім’я працівника] на посаді [назва посади] з наступними обов’язками:

• виконувати задачі, покладені на нього керівником або іншим уповноваженим особам;
• виконувати обов’язки на сумісній посаді [назва сумісної посади];
• виконувати інші обов’язки, що випливають з положення про посаду.

Суміщення посад буде здійснюватися на період [тривалість періоду суміщення посад] з [дати початку суміщення посад] по [дати закінчення суміщення посад].

Працівник зобов’язується виконувати свої обов’язки на посаді та сумісній посаді в повній відповідності до вимог законодавства України та положення про посаду.

У разі відмови працівника від суміщення посад, він зобов’язаний письмово повідомити про це роботодавця не пізніше ніж за [тривалість періоду повідомлення] днів до початку суміщення посад.

Дата підписання: [дата підписання попередження]

Підпис працівника: [підпис працівника]

Підпис роботодавця: [підпис роботодавця]