Положення про проведення тендерів та закупівель

Цей документ важливий тому, що забезпечує прозорість і справедливість при проведенні закупівель, допомагає запобігти корупції, а також сприяє ефективному використанню ресурсів. Він визначає процедуру тендерних закупівель, права та обов’язки учасників, критерії оцінки пропозицій та порядок оскарження результатів тендеру.

До основних вимог до положення про проведення тендерів та закупівель відносяться:

• Відповідність законодавству України, зокрема Закону України “Про публічні закупівлі”;
• Чітке визначення процедур та механізмів проведення тендерів;
• Правила відбору учасників тендеру;
• Критерії оцінки тендерних пропозицій;
• Порядок розгляду скарг та вирішення спорів.

Положення про проведення тендерів та закупівель зазвичай складається юридичним відділом організації або залученими консультантами. У документі виступають сторонами організація, що проводить тендер, та потенційні постачальники або підрядники. Важливо, щоб положення було оформлене відповідно до юридичних стандартів та забезпечувало достатній рівень деталізації для запобігання різного роду зловживань.

Приклади

Положення про проведення тендерів та закупівель

[Найменування організації]

[Дата]

[Місто]

Це Положення визначає порядок проведення тендерів та закупівель в [найменування організації] (далі – Організація).

1. Загальні положення

1.1. Тендери та закупівлі проводяться Організацією з метою забезпечення ефективного та прозорого використання бюджетних коштів.

1.2. Положення розроблено відповідно до вимог Закону України “Про публічні закупівлі”.

2. Терміни та визначення понять

У цьому Положенні терміни та визначення понять вживаються в такому значенні:

• Тендер – це конкурентний процес закупівлі товарів, робіт або послуг, у якому учасники тендеру подають свої пропозиції відповідно до вимог тендерної документації, а замовник визначає переможця на підставі оцінки цих пропозицій.
• Закупівля – це придбання замовником товарів, робіт або послуг для задоволення власних потреб.
• Замовник – це орган державної влади, орган місцевого самоврядування, юридична особа (підприємець), яка на підставі закону чи договору здійснює закупівлі товарів, робіт або послуг для власних потреб.
• Учасник тендеру – це фізична або юридична особа, яка подала тендерну пропозицію.
• Тендерна документація – це документація, що встановлює порядок проведення тендеру, вимоги до предмета закупівлі та учасників тендеру, а також інформацію про тендер, зокрема інформацію про замовника, предмет закупівлі, розмір бюджетного призначення, вимоги до учасника тендеру, порядок проведення тендеру, порядок прийняття рішення про нагородження переможця тендеру.

3. Порядок проведення тендерів

3.1. Тендери проводяться Організацією відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”.

3.2. Тендери можуть проводитися у відкритій або в обмеженій конкуренції.

3.3. Відкриті тендери проводяться для всіх бажаючих учасників тендеру.

*3.4. Обмежена конкуренція проводиться у разі, якщо:

• замовник має намір закупити товари, роботи або послуги, які можуть бути виконані або поставлені лише одним або декількома постачальниками;
• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які є унікальними або новими на ринку;
• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які закуповуються для захисту життя та здоров’я людей, охорони навколишнього середовища або для забезпечення національної безпеки.

3.5. Учасники тендеру подають свої тендерні пропозиції відповідно до вимог тендерної документації.

3.6. Тендерна документація розробляється та затверджується замовником.

3.7. Тендерні пропозиції оцінюються замовником відповідно до критеріїв оцінки, встановлених тендерною документацією.

3.8. Переможцем тендеру визнається учасник тендеру, пропозиція якого відповідає вимогам тендерної документації та отримала найбільшу оцінку.

4. Порядок проведення закупівель

4.1. Закупівлі можуть проводитися шляхом закупівлі у одного учасника, закупівлі з використанням електронної системи закупівель та закупівлі у спрощеній процедурі закупівлі.

*4.2. Закупівлі у одного учасника проводяться у разі, якщо:

• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які можуть бути закуплені лише у одного постачальника;
• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які закуповуються для захисту життя та здоров’я людей, охорони навколишнього середовища або для забезпечення національної безпеки;
• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які закуповуються у разі виникнення надзвичайних ситуацій або у разі, коли продовження виконання договору про закупівлю є необхідним для захисту життя та здоров’я людей, довкілля або майна.

4.3. Закупівлі з використанням електронної системи закупівель проводяться через електронну систему закупівель, створену відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”.

*4.4. Закупівлі у спрощеній процедурі закупівлі проводяться відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі”.

5. Відповідальність за проведення тендерів та закупівель

5.1. Відповідальність за проведення тендерів та закупівель покладається на [найменування посади керівника Організації].

5.2. Керівник Організації забезпечує дотримання вимог законодавства України при проведенні тендерів та закупівель.

6. Приклади заповнення

6.1. У цьому розділі можуть бути наведені приклади заповнення окремих розділів Положення.

Наприклад, у розділі “Тендерна документація” може бути наведено наступний приклад:

Тендерна документація повинна містити такі розділи:

• інформація про замовника;
• предмет закупівлі;
• розмір бюджетного призначення;
• вимоги до учасника тендеру;
• порядок проведення тендеру;
• порядок прийняття рішення про нагородження переможця тендеру.

6.2. Приклади заповнення можуть бути наведені для всіх розділів Положення.

7. Заключні положення

7.1. Положення набирає чинності з [дата].

7.2. Положення може бути змінено або доповнено за рішенням [найменування посади керівника Організації].

Відповідні закони України

• Закон України “Про публічні закупівлі”

Приклади заповнення

Приклад 1. Тендерна документація

Тендерна документація повинна містити такі розділи:

• інформація про замовника:
  • найменування замовника;
  • місцезнаходження замовника;
  • контактні дані замовника;
• предмет закупівлі:
  • найменування предмета закупівлі;
  • кількість предмета закупівлі;
  • вимоги до предмета закупівлі;
• розмір бюджетного призначення;
• вимоги до учасника тендеру:
  • юридичний статус учасника тендеру;
  • наявність досвіду виконання аналогічних договорів;
  • наявність матеріально-технічної бази;
  • наявність кваліфікованих кадрів;
• порядок проведення тендеру:
  • строки проведення тендеру;
  • порядок подання тендерних пропозицій;
  • порядок оцінки тендерних пропозицій;
  • порядок прийняття рішення про нагородження переможця тендеру;
• порядок прийняття рішення про нагородження переможця тендеру:
  • критерії оцінки тендерних пропозицій;
  • порядок визначення переможця тендеру.

Приклад 2. Закупівля у одного учасника

*Закупівля у одного учасника проводиться у разі, якщо:

• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які можуть бути закуплені лише у одного постачальника;
• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які закуповуються для захисту життя та здоров’я людей, охорони навколишнього середовища або для забезпечення національної безпеки;
• предметом закупівлі є товари, роботи або послуги, які закуповуються у разі виникнення надзвичайних ситуацій або у разі, коли продовження виконання договору про закупівлю є необхідним для захисту життя та здоров’я людей, довкілля або майна.*

У разі закупівлі у одного учасника замовник повинен дотримуватися таких вимог:

• провести порівняльний аналіз цін, які пропонуються іншими постачальниками на аналогічні товари, роботи або послуги;
• отримати письмову згоду постачальника на закупівлю у одного учасника;
• оприлюднити на веб-порталі Уповноваженого органу інформацію про закупівлю у одного учасника.

Заключні положення

Запобіжні заходи:

• у Положенні необхідно передбачити механізм контролю за дотриманням вимог законодавства при проведенні тендерів та закупівель.
• у Положенні необхідно передбачити механізм оскарження рішень замовника щодо проведення тендерів та закупівель.

Рекомендації:

• для забезпечення прозорості та підзвітності проведення тендерів та закупівель необхідно проводити їх у відкритій конкуренції.
• для забезпечення ефективності використання бюджетних коштів необхідно ретельно розробляти тендерну документацію та проводити оцінку тендерних пропозицій.

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ПРОВЕДЕННЯ ТЕНДЕРІВ ТА ЗАКУПІВЕЛЬ (Назва організації)

1. Загальні положення 1.1. Це Положення розроблене відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі” (Закон № 922-VIII від 25.12.2015) та інших чинних нормативно-правових актів України. 1.2. Положення визначає порядок проведення тендерних процедур та закупівель в (назва організації).

2. Принципи проведення закупівель 2.1. Закупівлі проводяться на принципах:

• Прозорості та відкритості;
• Рівності та справедливості;
• Ефективності та економічності.

3. Організація тендерних процедур 3.1. Тендерний комітет створюється наказом керівника (назва організації). 3.2. Тендерний комітет відповідає за підготовку та проведення тендерних процедур.

4. Учасники тендеру 4.1. Учасниками тендеру можуть бути юридичні та фізичні особи, які відповідають вимогам цього Положення.

5. Проведення тендеру 5.1. Оголошення про тендер публікується на офіційному сайті (назва організації) та інших засобах масової інформації. 5.2. Учасники подають свої пропозиції відповідно до умов тендеру.

6. Оцінка пропозицій та вибір переможця 6.1. Тендерний комітет оцінює пропозиції на основі критеріїв, вказаних в тендерній документації. 6.2. Переможцем тендеру визнається учасник, що запропонував найкращі умови.

7. Оскарження результатів тендеру 7.1. Учасники можуть оскаржувати результати тендеру відповідно до чинного законодавства.

8. Заключні положення 8.1. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться згідно з внутрішнім порядком (назва організації).

(Дата та підпис керівника організації)