Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів

Одна з поширених форм – це загальне Положення, яке встановлює загальні принципи та вимоги щодо обробки та захисту персональних даних без деталізації конкретних процедур чи заходів. Інша форма може бути докладніше розробленим Положенням, яке включає в себе конкретні положення щодо внутрішніх процедур обробки даних, заходів щодо захисту інформації, відомостей про відповідальних осіб та процедур контролю.

Потреба у Положенні про порядок обробки та захисту персональних даних випливає з необхідності забезпечення відповідності діяльності компанії вимогам законодавства з охорони персональних даних, зокрема Закону України “Про захист персональних даних”. Цей документ допомагає уникнути порушень прав індивідуумів на захист їхніх персональних даних та максимально ефективно забезпечити їхню конфіденційність.

Вимоги до оформлення Положення про захист персональних даних включають чітку структуру документа, визначення мети та завдань обробки даних, опис процедур обробки та захисту інформації, вказівку на відповідальних осіб за дотримання вимог законодавства з охорони персональних даних.

Створення Положення про захист персональних даних відбувається на основі аналізу вимог законодавства та специфіки діяльності конкретної організації. Головна відповідальність за його складання лежить на керівництві компанії, яке може залучати спеціалістів з інформаційної безпеки або юридичних консультантів для забезпечення відповідності документа вимогам законодавства та найкращим практикам у сфері захисту персональних даних.

Узагальнюючи, Положення про порядок обробки та захисту персональних даних є важливим інструментом для забезпечення відповідності діяльності компанії вимогам законодавства з охорони персональних даних та забезпечення конфіденційності та безпеки особистої інформації.

Приклади

Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів

Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів

1. Загальні положення

1.1. Це Положення розроблено відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”, інших нормативно-правових актів України з питань захисту персональних даних та визначає порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів [назва підприємства] (далі – Підприємство). 1.2. Підприємство визнає, що захист персональних даних є важливим завданням та зобов’язується вживати всіх необхідних заходів для забезпечення безпеки та конфіденційності персональних даних, які воно обробляє. 1.3. Це Положення є обов’язковим для виконання всіма працівниками Підприємства, а також фізичними та юридичними особами, з якими Підприємство співпрацює.

2. Терміни та визначення

2.1. Персональні дані – будь-яка інформація про фізичну особу, яка ідентифікує або може ідентифікувати таку особу. 2.2. Обробка персональних даних – будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання та поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення або знищення персональних даних. 2.3. Суб’єкт персональних даних – фізична особа, персональні дані якої обробляються. 2.4. Володілець персональних даних – юридична особа, яка самостійно або спільно з іншими особами визначає мету та способи обробки персональних даних, а також здійснює обробку персональних даних. 2.5. Розпорядник персональних даних – юридична особа, якій володілець персональних даних доручив обробку персональних даних на умовах договору.

3. Збирання та обробка персональних даних

3.1. Підприємство збирає персональні дані працівників та контрагентів у законний та справедливий спосіб, лише для конкретних та законних цілей, визначених у цьому Положенні. 3.2. Підприємство може збирати такі персональні дані: * ПІБ; * Дата народження; * Місце проживання; * Реквізити документа, що посвідчує особу; * Контактні дані (номер телефону, адреса електронної пошти); * Відомості про освіту та трудову діяльність; * Інші персональні дані, необхідні для виконання трудового договору, договору цивільно-правового характеру, а також для співпраці з контрагентами. 3.3. Підприємство не обробляє чутливі персональні дані, за винятком випадків, коли це прямо передбачено законом або отримана згода суб’єкта персональних даних.

4. Згода на обробку персональних даних

4.1. Суб’єкт персональних даних має право надати згоду на обробку своїх персональних даних. 4.2. Згода на обробку персональних даних може бути надана у письмовій або електронній формі. 4.3. Суб’єкт персональних даних має право відкликати свою згоду на обробку персональних даних у будь-який час.

5. Захист персональних даних

5.1. Підприємство вживає всіх необхідних заходів для забезпечення безпеки персональних даних, які воно обробляє. 5.2. Доступ до персональних даних мають лише ті працівники Підприємства, яким це необхідно для виконання їхніх посадових обов’язків. 5.3. Підприємство не передає персональні дані третім особам без згоди суб’єкта персональних даних, за винятком випадків, коли це прямо передбачено законом.

Положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів

1. Загальні положення Це Положення розроблено відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”, Закону України “Про інформацію” та інших нормативно-правових актів, що регулюють обробку та захист персональних даних. Воно визначає порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів підприємства.
2. Основні принципи обробки персональних даних 2.1. Законність, прозорість та справедливість обробки персональних даних. Приклад: Підприємство здійснює обробку персональних даних виключно на законних підставах, а також повідомляє суб’єктів персональних даних про мету обробки.

2.2. Мінімізація обсягу персональних даних. Приклад: Підприємство збирає та обробляє лише ті персональні дані, які є необхідними для досягнення визначеної мети обробки.

2.3. Точність та актуальність персональних даних. Приклад: Підприємство вживає заходів щодо періодичного оновлення персональних даних та видалення застарілих відомостей.

2.4. Обмеження цілей обробки персональних даних. Приклад: Підприємство здійснює обробку персональних даних виключно для досягнення конкретних, чітко визначених і законних цілей.

2.5. Забезпечення безпеки персональних даних. Приклад: Підприємство впроваджує належні технічні та організаційні заходи для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, знищення, зміни, розголошення.

3. Права суб’єктів персональних даних 3.1. Суб’єкти персональних даних мають право:

• Отримувати інформацію про обробку своїх персональних даних;
• Вимагати виправлення неточних, неповних, застарілих персональних даних;
• Заборонити обробку своїх персональних даних.

3.2. Підприємство забезпечує реалізацію прав суб’єктів персональних даних у встановленому порядку.

4. Порядок обробки персональних даних 4.1. Обробка персональних даних здійснюється на підставі згоди суб’єкта персональних даних або у випадках, передбачених законодавством. Приклад: Згода суб’єкта персональних даних на обробку його даних оформлюється письмовою заявою.

4.2. Доступ до персональних даних надається виключно працівникам підприємства, які потребують їх для виконання своїх трудових обов’язків. Приклад: Доступ до персональних даних працівників мають лише працівники відділу кадрів, бухгалтерії та керівництво підприємства.

4.3. Передача персональних даних третім особам здійснюється у випадках, передбачених законодавством, або за згодою суб’єкта персональних даних. Приклад: Передача персональних даних контрагентів можлива лише за їхньою письмовою згодою або на вимогу уповноважених державних органів.

5. Заходи із захисту персональних даних 5.1. Підприємство вживає організаційно-технічні заходи для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, знищення, зміни, блокування, копіювання, поширення та інших неправомірних дій. Приклад: На підприємстві встановлено спеціальне програмне забезпечення для криптографічного захисту персональних даних, ведеться журнал обліку доступу до них.

5.2. Персональні дані зберігаються протягом строку, необхідного для досягнення мети їх обробки, та знищуються після досягнення мети або у випадках, передбачених законодавством. Приклад: Персональні дані працівників зберігаються протягом 75 років після звільнення, а контрагентів – 5 років після припинення договірних відносин.

6. Відповідальність Порушення вимог цього Положення тягне за собою дисциплінарну, цивільно-правову, адміністративну або кримінальну відповідальність відповідно до законодавства України.
7. Заключні положення 7.1. Це Положення набуває чинності з дати його затвердження керівником підприємства.

7.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться в установленому порядку.