Політика конфіденційності

Види або форми політик конфіденційності можуть варіюватися залежно від типу діяльності організації, виду збираної інформації, та способів її обробки. Наприклад, існують політики конфіденційності для веб-сайтів, мобільних додатків, медичних установ, фінансових організацій тощо. Кожна з цих політик адаптується під специфіку відповідної галузі та типу оброблюваних даних.

Політика конфіденційності потрібна для того, щоб забезпечити прозорість використання особистих даних, зміцнити довіру між організацією та її клієнтами або співробітниками, а також для виконання вимог законодавства у сфері захисту даних. Документ допомагає користувачам зрозуміти, які їхні особисті дані збираються, з якою метою, хто має до них доступ, як ці дані захищаються, а також які права вони мають у зв’язку з обробкою їх особистих даних.

До основних вимог, які пред’являються до політики конфіденційності, відносять чіткість та доступність викладу інформації, її повноту щодо усіх аспектів обробки особистих даних, включаючи перелік збираних даних, цілі збору та обробки, інформацію про треті сторони, з якими ці дані можуть ділитися, та заходи безпеки, що застосовуються для захисту даних.

Політику конфіденційності складають з урахуванням специфіки діяльності організації, вимог національного законодавства та міжнародних нормативів. Зазвичай в процесі її розробки беруть участь юристи, спеціалісти з захисту інформації, а також представники керівництва компанії. Важливо, щоб документ був написаний зрозумілою мовою, без використання надмірної юридичної термінології, щоб забезпечити його доступність для звичайних користувачів.

Оформлення політики конфіденційності передбачає її публікацію у вільному доступі для користувачів, наприклад, на веб-сайті організації у відповідному розділі. Документ має бути легко доступним та виділеним для зручності користувачів. Крім того, організації мають інформувати користувачів про будь-які зміни в політиці конфіденційності, надаючи можливість ознайомитись з актуалізованою версією документа.

У складанні політики конфіденційності важлива увага приділяється не лише юридичній точності формулювань, але й прозорості та відкритості щодо практик обробки особистих даних, що сприяє побудові довіри та дотриманню нормативно-правових вимог.

Приклади

Для створення шаблону Політики конфіденційності, який би відповідав вимогам законодавства України та водночас міг би бути адаптований під потреби різних організацій, нижче наведено приклад такого документа. Цей шаблон слід розглядати як основу, яку необхідно детально налаштовувати відповідно до специфіки діяльності організації, типів збираних даних та їхнього використання.

Політика конфіденційності [назва компанії]

Дата вступу в силу: [дата]

Ця Політика конфіденційності розроблена для того, щоб інформувати Вас про наші практики щодо збору, використання та розкриття інформації, яку Ви можете надати через [веб-сайт, мобільний додаток, інший сервіс]. Використовуючи [веб-сайт, мобільний додаток, інший сервіс], Ви погоджуєтеся на обробку Ваших даних відповідно до цієї Політики.

2. Збір та використання особистих даних

Описати, які особисті дані збираються (наприклад, ім’я, адреса електронної пошти, номер телефону) та мету їх збору (наприклад, обробка замовлень, надання клієнтської підтримки, маркетингові повідомлення).

3. Розкриття інформації третім сторонам

Описати умови, за яких особисті дані можуть бути передані третім сторонам, та мету такого розкриття.

4. Захист даних

Описати заходи, що вживаються для захисту зібраних даних від несанкціонованого доступу, використання або розкриття.

5. Права користувачів

Вказати права користувачів щодо їх особистих даних, включаючи право на доступ, виправлення, видалення даних, та як ці права можуть бути реалізовані.

6. Зміни до Політики конфіденційності

Описати процедуру внесення змін до Політики конфіденційності та як користувачі будуть про це інформовані.

7. Контактна інформація

Надати контактну інформацію для зв’язку з Вами у випадку будь-яких питань або занепокоєнь щодо цієї Політики.

Ця Політика конфіденційності розроблена з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних» та інших застосовних законодавчих та нормативних актів.

Зверніть увагу, що цей шаблон є лише прикладом і його необхідно адаптувати з урахуванням конкретних обставин та вимог вашої організації, а також актуального законодавства. Рекомендується звернутися до кваліфікованого юриста для перевірки або розробки Політики конфіденційності, яка буде повністю відповідати вимогам закону та потребам вашого бізнесу.

Шаблон Політики конфіденційності

1. Вступ

Ця політика конфіденційності (далі – “Політика”) визначає порядок збирання, зберігання та використання персональних даних користувачів веб-сайту [назва веб-сайту] (далі – “Сайт”).

2. Збір персональних даних

2.1. При відвідуванні Сайту користувач може надати такі персональні дані:

• Ім’я та прізвище
• Адреса електронної пошти
• Номер телефону
• Інші дані, які користувач надає добровільно

2.2. Сайт може збирати знеособлені дані про користувачів, такі як:

• IP-адреса
• Тип браузера
• Операційна система
• Інші дані, які не ідентифікують особу користувача

3. Використання персональних даних

3.1. Персональні дані користувачів використовуються для:

• Надання послуг Сайту
• Зв’язку з користувачами
• Надсилання інформаційних та рекламних матеріалів
• Проведення статистичних досліджень

3.2. Знеособлені дані користувачів використовуються для:

• Покращення роботи Сайту
• Персоніфікації реклами
• Проведення аналітичних досліджень

4. Зберігання персональних даних

4.1. Персональні дані користувачів зберігаються протягом 5 років з моменту їх надання.

4.2. Знеособлені дані користувачів зберігаються протягом необмеженого терміну.

5. Захист персональних даних

5.1. Сайт вживає всіх необхідних заходів для захисту персональних даних користувачів від несанкціонованого доступу, використання, розкриття, зміни або знищення.

5.2. Доступ до персональних даних користувачів мають лише уповноважені особи Сайту.

6. Права користувачів

6.1. Користувачі мають право на:

• Доступ до своїх персональних даних
• Виправлення своїх персональних даних
• Видалення своїх персональних даних
• Відмову від отримання рекламних матеріалів

6.2. Для реалізації своїх прав користувачі можуть звернутися до Сайту за адресою [адреса електронної пошти].

7. Зміни до Політики

7.1. Сайт може вносити зміни до цієї Політики.

7.2. Зміни до Політики публікуються на Сайті.

8. Законодавство

8.1. Ця Політика діє та тлумачиться відповідно до законодавства України.

9. Контактна інформація

9.1. У разі виникнення будь-яких питань щодо цієї Політики користувачі можуть звернутися до Сайту за адресою [адреса електронної пошти].

Ось ще шаблон Політики конфіденційності з посиланням на відповідні закони України та прикладами заповнення:

ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ

Ця Політика конфіденційності регулює порядок обробки та захисту персональних даних фізичних осіб, які перебувають у договірних відносинах з ТОВ “Компанія” (надалі – Компанія).

1. Загальні положення 1.1. Компанія гарантує конфіденційність отриманих персональних даних, яка регламентується Законом України “Про захист персональних даних”.

1.2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації договірних відносин.

2. Порядок обробки персональних даних 2.1. Обробка персональних даних включає їх збір, реєстрацію, накопичення, зберігання, адаптування, зміну, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізацію, передачу), знеособлення, знищення.

2.2. Обробка здійснюється з дотриманням конфіденційності та чинного законодавства.

3. Захист персональних даних 3.1. Компанія забезпечує захист персональних даних від незаконної обробки та незаконного доступу до них.

3.2. Доступ до персональних даних надається лише уповноваженим працівникам Компанії.

4. Права суб’єктів персональних даних 4.1. Суб’єкти персональних даних мають право на доступ до своїх персональних даних та їх уточнення.

4.2. У випадку виникнення питань щодо конфіденційності персональних даних, суб’єкт може звернутися за відповіддю до Компанії.

Директор ТОВ “Компанія” Іванов І.І.

“15” лютого 2024 р.