Підсумковий запис у журналі реєстрації наказів з кадрових питань

Сутність підсумкового запису полягає у фіксації загальної кількості наказів, виданих протягом року, а також у зазначенні номерів першого та останнього наказів. Ця, на перший погляд, проста дія насправді має глибокий сенс з точки зору діловодства та правової безпеки підприємства. Вона дозволяє швидко оцінити обсяг кадрової роботи, проведеної за рік, виявити можливі пропуски в нумерації наказів, а також забезпечити захист від можливих маніпуляцій з документами заднім числом.

Форма підсумкового запису не є строго регламентованою законодавством України, проте існують усталені практики його оформлення. Зазвичай запис містить фразу на кшталт: “У цьому журналі зареєстровано [кількість] наказів з № [номер першого наказу] по № [номер останнього наказу]”. Після цього ставиться дата, підпис особи, відповідальної за ведення журналу, та її розшифровка. У деяких випадках може додаватися посада цієї особи.

Необхідність у такому документі виникає з кількох причин. По-перше, він забезпечує облікову функцію, дозволяючи швидко оцінити кількість виданих наказів без необхідності перерахунку кожного запису. По-друге, він виконує контрольну функцію, запобігаючи можливості внесення додаткових записів заднім числом або видалення існуючих. По-третє, підсумковий запис має юридичне значення, оскільки може бути використаний як доказ у разі виникнення трудових спорів або перевірок контролюючими органами.

Складання підсумкового запису відбувається за певних умов. Насамперед, це робиться в кінці календарного року, коли завершується цикл ведення журналу. Однак, у деяких випадках підсумковий запис може бути зроблений і в інший час, наприклад, при зміні відповідальної за ведення журналу особи або при реорганізації підприємства. У таких ситуаціях запис буде відображати кількість наказів, виданих до моменту передачі справ або зміни організаційної структури.

Сторонами в цьому документі виступають особа, відповідальна за ведення журналу реєстрації наказів з кадрових питань, та підприємство в цілому. Хоча формально підсумковий запис робиться однією особою, він має значення для всієї організації, оскільки підтверджує правильність ведення кадрового діловодства.

Вимоги до оформлення підсумкового запису включають чіткість та розбірливість почерку, відсутність виправлень та закреслень, обов’язкове зазначення дати складання запису та підпису відповідальної особи. Важливо, щоб запис був зроблений чорнилом або пастою, яка не вицвітає з часом, адже журнали реєстрації наказів зберігаються тривалий час і мають важливе значення для архівної справи підприємства.

Процес складання підсумкового запису зазвичай покладається на працівника кадрової служби або іншу уповноважену особу, відповідальну за ведення журналу реєстрації наказів з кадрових питань. Ця особа повинна ретельно перевірити всі записи в журналі, звірити нумерацію наказів, переконатися у відсутності пропусків або дублювань, і лише після цього зробити підсумковий запис.

Важливо розуміти, що підсумковий запис у журналі реєстрації наказів з кадрових питань є не просто формальністю, а важливим елементом системи управління персоналом та документообігу підприємства. Він забезпечує прозорість кадрових процесів, полегшує пошук необхідної інформації та сприяє дотриманню законодавства про працю. Крім того, правильно оформлений підсумковий запис може стати важливим аргументом на користь підприємства у разі виникнення трудових спорів або перевірок контролюючими органами.

У контексті сучасних тенденцій до діджиталізації документообігу, варто зазначити, що навіть при використанні електронних систем обліку кадрової документації, практика складання підсумкового запису зберігає свою актуальність. У цифровому форматі він може набувати вигляду електронного документа з цифровим підписом відповідальної особи, що забезпечує його юридичну силу та достовірність.

Приклади

Розглянемо приклад шаблону Підсумкового запису у журналі реєстрації наказів з кадрових питань, який відповідає вимогам українського законодавства та містить усі необхідні елементи.

Підсумковий запис зазвичай робиться в кінці журналу реєстрації наказів з кадрових питань після останнього запису за відповідний період. Він може мати наступний вигляд:

“У цьому журналі зареєстровано 256 (двісті п’ятдесят шість) наказів з кадрових питань за період з 03 січня 2024 року по 29 грудня 2024 року, з № 01-К по № 256-К.

Наказів з № 01-К по № 100-К: прийняття на роботу
Наказів з № 101-К по № 150-К: переведення
Наказів з № 151-К по № 200-К: надання відпусток
Наказів з № 201-К по № 256-К: звільнення

Пропущених номерів немає. Анульованих наказів немає.

29 грудня 2024 року

Начальник відділу кадрів (підпис) О.В. Петренко”

При складанні такого підсумкового запису важливо враховувати вимоги Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.2003 № 851-IV, який визначає основні засади електронного документообігу. Хоча цей закон безпосередньо не регулює ведення паперових журналів, його принципи щодо достовірності та цілісності інформації можуть бути застосовані до підсумкового запису.

Варто також зазначити, що згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, журнали реєстрації наказів з кадрових питань зберігаються 75 років. Тому підсумковий запис має бути зроблений чітко, розбірливо та без виправлень.

У деяких випадках підсумковий запис може містити додаткову інформацію. Наприклад:

“У цьому журналі зареєстровано 300 (триста) наказів з кадрових питань за період з 02 січня 2024 року по 30 грудня 2024 року, з № 01-К по № 300-К.

Наказ № 157-К від 15.06.2024 анульовано у зв’язку з технічною помилкою.
Наказ № 158-К від 15.06.2024 є дійсним і містить правильну інформацію.

Пропущених номерів немає.

30 грудня 2024 року

Заступник директора з персоналу (підпис) І.С. Коваленко”

При оформленні підсумкового запису слід пам’ятати про Закон України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 № 2297-VI. Хоча сам підсумковий запис не містить персональних даних, він є частиною документа, який такі дані містить, тому має бути забезпечений належний захист журналу в цілому.

У випадку ведення електронного журналу реєстрації наказів, підсумковий запис може мати вигляд окремого електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом відповідальної особи згідно з Законом України “Про електронні довірчі послуги” від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Таким чином, цей шаблон підсумкового запису у журналі реєстрації наказів з кадрових питань враховує основні вимоги українського законодавства та може бути адаптований відповідно до конкретних потреб та специфіки підприємства.

Запис у журналі реєстрації наказів з кадрових питань має містити інформацію про номер наказу, дату його підписання, короткий зміст, посилання на підстави, та відповідальну особу.

Підсумковий запис може виглядати так:

Наказ № 45 від 10 серпня 2024 року. Встановлення повного робочого дня за ініціативою працівника Іваненка Івана Івановича, інженера відділу. Підстава: заява працівника від 1 серпня 2024 року. Відповідальний: начальник відділу кадрів Петров Петро Петрович.

Приклад заповнення:

Наказ № 12 від 1 липня 2024 року. Надання відпустки без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану працівнику Петренко Оксані Миколаївні. Підстава: заява працівника від 25 червня 2024 року. Відповідальний: головний бухгалтер Сидоренко Марія Василівна.

Шаблон підсумкового запису у журналі реєстрації наказів з кадрових питань

Підсумковий запис про прийняття наказів з кадрових питань за [місяць] [рік]

Всього зареєстровано наказів: ___ шт.

Завідувач кадрової служби (або інша відповідальна особа) (Прізвище, ім’я, по батькові)

Ось шаблон підсумкового запису у журналі реєстрації наказів з кадрових питань з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:

Дата: [поточна дата]
Номер запису: [номер запису]
Назва підприємства або організації: [назва підприємства або організації]

Наказ про [назва наказу, наприклад, про встановлення повного робочого дня, про продовження відпустки без збереження заробітної плати, тощо]

Дата наказу: [дата наказу]
Номер наказу: [номер наказу]

ПІБ працівника: [прізвище та ім’я працівника]
Посада: [посада]

Суть наказу: [коротко описати зміст наказу, наприклад, встановлення повного робочого дня, продовження відпустки без збереження заробітної плати, тощо]

Законодавче обґрунтування: [указати відповідні статті законів України,例如, Кодекс законів України про працю, Закон України “Про працю”, тощо]

Дата виконання: [дата виконання наказу]

Особа, що виконувала наказ: [прізвище та ім’я особи, що виконувала наказ]

Примітки: [додаткові відомості, наприклад, про результати виконання наказу, про проблеми, що виникли під час виконання, тощо]

Підпис: [підпис особи, що виконувала наказ]

Приклад заповнення:

Дата: 12 квітня 2023 року
Номер запису: 001
Назва підприємства або організації: ТОВ “Українська промисловість”

Наказ про встановлення повного робочого дня

Дата наказу: 10 квітня 2023 року
Номер наказу: 01/2023

ПІБ працівника: Іваненко Олександр Васильович
Посада: інженер

Суть наказу: Встановлення повного робочого дня, що становить 40 годин на тиждень, з 15 квітня 2023 року.

Законодавче обґрунтування: Частина 1 статті 50 Кодексу законів України про працю.

Дата виконання: 15 квітня 2023 року

Особа, що виконувала наказ: Петренко Олена Василівна

Примітки: –

Підпис: Петренко О.В.