Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів

Сутність підсумкового запису полягає у фіксації кількості справ, заведених у відділі кадрів протягом року, з розподілом їх за категоріями зберігання. Зазвичай виділяють справи постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років) та тимчасового зберігання. Цей, на перший погляд, простий перелік чисел насправді є результатом складної аналітичної роботи та має глибокий сенс з точки зору управління документацією та забезпечення збереженості важливої інформації.

Необхідність у такому документі виникає з кількох причин. По-перше, він забезпечує облікову функцію, дозволяючи швидко оцінити обсяг документації, створеної за рік, без необхідності фізичного перерахунку кожної справи. По-друге, він виконує контрольну функцію, допомагаючи виявити можливі розбіжності між запланованою та фактично створеною кількістю справ. По-третє, підсумковий запис має важливе значення для планування роботи архіву підприємства, оскільки дозволяє оцінити необхідні ресурси для зберігання документів.

Складання підсумкового запису відбувається за певних умов. Насамперед, це робиться в кінці календарного року, коли завершується цикл діловодства. Однак, у деяких випадках підсумковий запис може бути зроблений і в інший час, наприклад, при зміні відповідальної за ведення номенклатури особи або при реорганізації підприємства. У таких ситуаціях запис буде відображати кількість справ, створених до моменту передачі справ або зміни організаційної структури.

Сторонами в цьому документі виступають відділ кадрів, який створює та веде номенклатуру справ, та підприємство в цілому, оскільки номенклатура справ є частиною загальної системи документообігу організації. Крім того, хоча вони не є безпосередніми учасниками процесу складання документа, важливими “зацікавленими сторонами” є державні архівні установи, які здійснюють контроль за дотриманням правил архівного зберігання документів.

Вимоги до оформлення підсумкового запису включають чіткість та розбірливість почерку або друку, відсутність виправлень та закреслень, обов’язкове зазначення дати складання запису та підпису відповідальної особи. Важливо, щоб запис був зроблений на окремому аркуші, який підшивається до номенклатури справ. Зазвичай використовується стандартна форма, яка містить графи для кількості справ кожної категорії зберігання.

Процес складання підсумкового запису зазвичай покладається на працівника відділу кадрів, відповідального за ведення номенклатури справ. Ця особа повинна ретельно перевірити всі записи в номенклатурі, співставити їх з фактично створеними справами, визначити кількість справ кожної категорії зберігання і лише після цього заповнити форму підсумкового запису.

Важливо розуміти, що підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів є не просто формальністю, а важливим елементом системи управління документацією підприємства. Він забезпечує прозорість документообігу, полегшує пошук необхідної інформації та сприяє дотриманню законодавства про архівну справу. Крім того, правильно оформлений підсумковий запис може стати важливим аргументом на користь підприємства у разі перевірок контролюючими органами або аудитів.

У контексті сучасних тенденцій до діджиталізації документообігу, варто зазначити, що навіть при використанні електронних систем управління документами, практика складання підсумкового запису зберігає свою актуальність. У цифровому форматі він може набувати вигляду електронного документа з цифровим підписом відповідальної особи, що забезпечує його юридичну силу та достовірність.

Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів є своєрідним “дзеркалом” роботи відділу за рік. Він не лише відображає кількісні показники, але й дозволяє зробити якісні висновки про ефективність роботи з документами, планування документообігу та дотримання правил діловодства. Цей невеликий, але важливий документ є ключовим елементом у забезпеченні збереженості та доступності кадрової документації, яка часто містить важливу інформацію про трудові відносини та може мати критичне значення для захисту прав як працівників, так і роботодавця.

Приклади

Розглянемо приклад шаблону Підсумкового запису номенклатури справ відділу кадрів, який відповідає вимогам українського законодавства та містить усі необхідні елементи.

У верхній частині документа зазначається:

“Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2024 році у відділі кадрів”

Далі розміщується таблиця з наступними графами:

“За строками зберігання | Разом | У тому числі:
| | таких, що переходять | з позначкою “ЕПК”
Постійного | | |
Тривалого (понад 10 р.)| | |
Тимчасового (до 10 р.) | | |
Разом | | |”

Після таблиці вказується:

“Начальник відділу кадрів (підпис) (Ім’я ПРІЗВИЩЕ)
30 грудня 2024 р.

Підсумкові відомості передано до архіву підприємства

Архіваріус (підпис) (Ім’я ПРІЗВИЩЕ)
10 січня 2025 р.”

Приклад заповнення:

“За строками зберігання | Разом | У тому числі:
| | таких, що переходять | з позначкою “ЕПК”
Постійного | 25 | 5 | 3
Тривалого (понад 10 р.)| 40 | 10 | 0
Тимчасового (до 10 р.) | 135 | 15 | 0
Разом | 200 | 30 | 3″

При складанні підсумкового запису важливо керуватися Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5. Згідно з пунктом 5 глави 2 розділу IV цих Правил, підсумковий запис складається наприкінці року за формою, наведеною в додатку 18 до цих Правил.

Також слід враховувати вимоги Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.1993 № 3814-XII, який визначає засади формування Національного архівного фонду та зберігання документів.

У графі “з позначкою “ЕПК”” вказується кількість справ, які підлягають експертно-перевірній комісії архіву для визначення їх цінності та строку зберігання.

Варто зазначити, що конкретні цифри в підсумковому записі можуть суттєво відрізнятися залежно від розміру підприємства та специфіки його діяльності. Наприклад, для невеликого підприємства підсумковий запис може виглядати так:

“За строками зберігання | Разом | У тому числі:
| | таких, що переходять | з позначкою “ЕПК”
Постійного | 5 | 1 | 0
Тривалого (понад 10 р.)| 10 | 2 | 0
Тимчасового (до 10 р.) | 35 | 5 | 0
Разом | 50 | 8 | 0″

Для великого підприємства з розгалуженою структурою кількість справ може бути значно більшою:

“За строками зберігання | Разом | У тому числі:
| | таких, що переходять | з позначкою “ЕПК”
Постійного | 100 | 20 | 10
Тривалого (понад 10 р.)| 250 | 50 | 5
Тимчасового (до 10 р.) | 650 | 100 | 0
Разом | 1000 | 170 | 15″

Таким чином, цей шаблон підсумкового запису номенклатури справ відділу кадрів враховує основні вимоги українського законодавства та може бути адаптований відповідно до конкретних обставин та специфіки підприємства чи організації.

Справи відділу кадрів за [рік] оформлені та впорядковані згідно з вимогами чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та “Правил організації діловодства та архівного зберігання документів”. Усі справи підготовлені до передачі на архівне зберігання або до знищення відповідно до встановлених термінів зберігання.

Загальна кількість сформованих справ – [кількість справ]. Перелік справ включає [перелік типів документів, наприклад: особові справи працівників, накази з кадрових питань, табелі обліку робочого часу тощо].

Справи, що підлягають архівному зберіганню, перевірені, прошиті, та забезпечені необхідними реквізитами.

Справи, термін зберігання яких закінчився, підготовлені до знищення згідно з актом про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Відповідальна особа: [ПІБ, посада].

Приклад заповнення:

Справи відділу кадрів за 2024 рік оформлені та впорядковані згідно з вимогами чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та “Правил організації діловодства та архівного зберігання документів”. Усі справи підготовлені до передачі на архівне зберігання або до знищення відповідно до встановлених термінів зберігання.

Загальна кількість сформованих справ – 150. Перелік справ включає: особові справи працівників, накази з кадрових питань, табелі обліку робочого часу.

Справи, що підлягають архівному зберіганню, перевірені, прошиті, та забезпечені необхідними реквізитами.

Справи, термін зберігання яких закінчився, підготовлені до знищення згідно з актом про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Відповідальна особа: Іваненко Іван Іванович, начальник відділу кадрів.

Шаблон підсумкового запису номенклатури справ відділу кадрів

Підсумковий запис до номенклатури справ відділу кадрів затверджується щорічно після завершення календарного року. Він є важливим документом, який відображає рух справ за звітний період та слугує основою для подальшого вдосконалення діловодства в підрозділі.

[Назва підприємства, установи, організації]

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС

до номенклатури справ відділу кадрів за [рік]

[Підпис керівника відділу кадрів] [ПІБ]

[Дата]

Пояснення до шаблону:

• Загальні відомості: В цій частині вказується основна інформація про номенклатуру справ за звітний період.
• Аналіз виконання: Тут проводиться оцінка того, наскільки ефективно використовувалась номенклатура справ, виявляються недоліки та пропонуються шляхи їх усунення.
• Зміни до номенклатури: Якщо протягом року вносилися зміни до номенклатури, вони відображаються в цьому розділі.
• Висновок: У висновку підбивається підсумок і формулюються загальні рекомендації щодо вдосконалення діловодства.

Приклад заповнення:

ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС

до номенклатури справ відділу кадрів за 2023 рік

1. Загальні відомості:

   • Номенклатура справ затверджена наказом № 123 від 01.01.2023.
   • Відповідальний за ведення номенклатури: головний спеціаліст відділу кадрів Петренко І.П.
   • Кількість справ, заведених за рік: 150.
   • Кількість справ, переданих на зберігання до архіву: 100.
   • Кількість справ, знищених за актом: 10.

2. Аналіз виконання номенклатури справ:

   • Загалом номенклатура справ використовувалась відповідно до вимог.
   • Були виявлені деякі неточності в описі окремих справ.
   • Пропонується уточнити опис справ, пов’язаних з дистанційною роботою.

3. Зміни до номенклатури справ:

   • Додано нову справу «Документи щодо організації дистанційної роботи».

4. Висновок:

   • Діловодство у відділі кадрів за 2023 рік велося в цілому організовано. Рекомендується продовжити роботу над вдосконаленням опису справ та розробити інструкцію з ведення діловодства для нових працівників.

[Підпис] Петренко І.П.

[Дата] 15.01.2024

Важливо:

• Підсумковий запис є обов’язковим документом і зберігається разом з номенклатурою справ.
• Заповнення підсумкового запису дозволяє оцінити ефективність діловодства та внести необхідні зміни до номенклатури справ на наступний рік.
• При складанні підсумкового запису слід керуватися чинним законодавством України та внутрішніми документами підприємства.

Ось шаблон підсумкового запису номенклатури справ відділу кадрів:

[Дата]

[Назва підприємства/організації]

[Адреса підприємства/організації]

Підсумковий запис № [Номер запису]

Номенклатура справ відділу кадрів на [період часу]

Список працівників, які підлягають приписці до призовної дільниці:

Прізвище, ім’я, по батькові | Дата народження | Місце проживання | Район/місто | Причина приписки

[Прізвище, ім’я, по батькові] | [Дата народження] | [Місце проживання] | [Район/місто] | [Причина приписки, наприклад, призов на військову службу, проходження військової служби за контрактом тощо]

…

Ці особи підлягають приписці до призовної дільниці згідно з Законом України “Про військовий обов’язок і військову службу” від 25 березня 1992 року № 2232-XII, статтею 23 Закону України “Про оборону України” від 6 грудня 1991 року № 1797-XII та іншими нормативно-правовими актами України.

Кількість працівників, які підлягають приписці до призовної дільниці: [кількість]

Керівник відділу кадрів

[ПІБ керівника]

М.П.

Приклад заповнення:

12 квітня 2023 року

ТОВ “Українська торгівля”

м. Київ, вул. Хрещатик, 50

Підсумковий запис № 001

Номенклатура справ відділу кадрів на 1 січня – 31 грудня 2022 року

Список працівників, які підлягають приписці до призовної дільниці:

Петренко Олександр Васильович | 12 травня 1995 року | м. Київ, вул. Шевченка, 15 | м. Київ | призов на військову службу

Ковальчук Сергій Миколайович | 25 серпня 1992 року | с. Новоселиця, Новоселицького району | Чернівецька область | проходження військової служби за контрактом

Ці особи підлягають приписці до призовної дільниці згідно з Законом України “Про військовий обов’язок і військову службу” від 25 березня 1992 року № 2232-XII, статтею 23 Закону України “Про оборону України” від 6 грудня 1991 року № 1797-XII та іншими нормативно-правовими актами України.

Кількість працівників, які підлягають приписці до призовної дільниці: 2

Керівник відділу кадрів

Начальник відділу кадрів Коваленко Олександр Васильович

М.П.